Dlaczego KRS wzywa do uzupełnienia statutu fundacji
Większość wezwań z Krajowego Rejestru Sądowego przy rejestracji fundacji nie wynika z „czepialstwa” sądu, tylko z błędów w statucie. Sąd bada statut bardzo dokładnie, bo to najważniejszy dokument fundacji – określa, co fundacja może robić, jak ma być zarządzana i jakie ma uprawnienia. Każda niejasność lub brak wymaganych postanowień skutkuje wezwaniem do uzupełnienia. To wydłuża proces rejestracji o tygodnie, a czasem o całe miesiące.
Żeby tego uniknąć, statut fundacji musi zawierać wszystkie elementy wymagane przez ustawę o fundacjach, Kodeks cywilny oraz praktykę rejestrową KRS. Poza tym poszczególne zapisy muszą być sformułowane precyzyjnie i tak, aby nie wzbudzały wątpliwości co do zgodności z prawem. Sąd nie poprawia statutu za fundatora – może jedynie wezwać do uzupełnienia braków lub odmówić wpisu.
Z praktyki wynika, że powtarzają się określone grupy błędów: brak elementów obowiązkowych (np. sposobu reprezentacji), zbyt ogólne cele, niezgodność z ustawą (np. niewłaściwe zapisy dotyczące przedsiębiorstwa), sprzeczności między paragrafami oraz brak postanowień, które nie są literalnie wymagane ustawą, ale są wymagane przez orzecznictwo i praktykę sądów rejestrowych (np. zasady powoływania i odwoływania zarządu).
Przygotowując statut fundacji, trzeba więc patrzeć nie tylko na listę elementów „co musi się znaleźć”, ale także na sposób zapisania tych elementów i ich spójność. Dopiero połączenie tych trzech elementów daje realną szansę na rejestrację bez dodatkowej korespondencji z sądem.
Obowiązkowe elementy statutu fundacji wynikające z ustawy
Ustawa o fundacjach wymienia kilka elementów statutu wprost. Brak któregokolwiek z nich gwarantuje wezwanie z KRS. Sąd najpierw sprawdza, czy statut zawiera komplet tych podstawowych postanowień, a dopiero potem analizuje ich treść i zgodność z prawem.
Nazwa fundacji – jak uniknąć zastrzeżeń sądu
Statut fundacji musi zawierać nazwę. W praktyce nazwa jest jednym z pierwszych paragrafów, np. „Fundacja działa pod nazwą Fundacja XYZ”. Sąd bada, czy nazwa:
- nie jest sprzeczna z prawem lub dobrymi obyczajami,
- pozwala na odróżnienie fundacji od innych podmiotów,
- nie wprowadza w błąd co do charakteru działalności.
Warto pójść krok dalej i od razu w statucie dopuścić skróconą nazwę, jeśli fundacja zamierza się taką posługiwać. Brak zapisu o skrócie powoduje, że oficjalnie można używać tylko pełnej nazwy, co bywa kłopotliwe w obrocie prawnym i medialnym. W razie wpisania skrótu do KRS bez podstawy statutowej, sąd może to zakwestionować.
Przykładowe poprawne sformułowanie:
„§ 1. Fundacja działa pod nazwą Fundacja Rozwoju Społecznego „Mosty”, zwaną dalej „Fundacją”. Fundacja może posługiwać się skrótem nazwy „Fundacja Mosty”.”
Błędem jest nadawanie nazwy sugerującej, że fundacja jest organem administracji publicznej („Urząd…”, „Inspekcja…”) albo jednostką samorządu („Gmina…”, „Powiat…”). Takie nazwy mogą zostać uznane za wprowadzające w błąd i spowodować wezwanie do zmiany statutu przed wpisem.
Siedziba fundacji – jak ją prawidłowo określić
Statut musi zawierać określenie siedziby fundacji, czyli miejscowości (nie trzeba wskazywać ulicy ani numeru lokalu). To bardzo prosty element, ale często popełniane są dwa typowe błędy:
- wskazanie adresu zamiast siedziby,
- opis typu „siedzibą fundacji jest terytorium Rzeczypospolitej Polskiej” – taki zapis jest nieprawidłowy.
Poprawny zapis ogranicza się do nazwy miejscowości:
„§ 2. Siedzibą Fundacji jest m.st. Warszawa.”
Adres do doręczeń można później wskazać na formularzu KRS lub w uchwale zarządu, ale w statucie obowiązkowo musi się znaleźć miejscowość. Jeśli siedziba ma zostać przeniesiona do innego miasta, wymagane będzie formalne zmienienie statutu – w tym uchwała organu uprawnionego do zmiany statutu oraz zgłoszenie do KRS. Zbyt „elastyczne” zapisy o siedzibie (np. odwołujące się do uchwały zarządu bez wskazania konkretnego miasta) sądy rejestrowe kwestionują.
Cel fundacji – element kluczowy dla oceny przez KRS
Najczęściej dyskutowanym i najczęściej kwestionowanym elementem jest cel fundacji. Ustawa wymaga, aby fundacja realizowała cele społecznie lub gospodarczo użyteczne. W praktyce oznacza to, że w statucie trzeba:
- opisać cele w sposób konkretny, a nie jedynie ogólnikowy,
- powiązać je z katalogiem zadań publicznych (np. z ustawy o działalności pożytku publicznego),
- unikać pojęć niejednoznacznych lub sugerujących cel wyłącznie prywatny.
Za zbyt ogólny cel sądy uznają np. „wspieranie rozwoju” bez doprecyzowania kogo i w jakim zakresie, czy „działalność na rzecz społeczeństwa”. Lepszym podejściem jest wymienienie kilku precyzyjnych celów, np. w punktach, przy czym wszystkie powinny mieć charakter społeczny lub gospodarczo użyteczny.
Przykład celów dobrze sformułowanych:
- działalność na rzecz edukacji dzieci i młodzieży, w szczególności poprzez organizowanie zajęć pozalekcyjnych, warsztatów i programów stypendialnych,
- promocja i organizacja wolontariatu,
- działalność na rzecz integracji społecznej osób zagrożonych wykluczeniem.
Jeśli fundator planuje prowadzenie działalności odpłatnej lub nieodpłatnej pożytku publicznego, dobrze, by już na etapie statutu wybrzmiało, że cele mają charakter zgodny z art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Ułatwia to późniejszą współpracę z administracją publiczną, choć ustawowo nie jest wymagane do rejestracji samej fundacji.
Składniki majątkowe – fundusz założycielski w statucie
Ustawa wymaga wskazania w statucie majątku fundacji. W praktyce kluczowy jest fundusz założycielski, czyli środki, które fundator przeznacza na realizację celów fundacji. Brak jednoznacznej informacji o majątku w statucie jest jednym z najprostszych powodów wezwania do uzupełnienia.
W statucie należy wskazać:
- wysokość funduszu założycielskiego (liczbowo i słownie),
- formę majątku (pieniądze, rzeczy ruchome, nieruchomości itp.),
- gdy planowana jest działalność gospodarcza – kwotę przeznaczoną na tę działalność.
Przykład:
„§ 3. Majątek początkowy Fundacji stanowi fundusz założycielski w wysokości 20 000 zł (słownie: dwadzieścia tysięcy złotych), przeznaczony w kwocie 15 000 zł na realizację celów statutowych Fundacji oraz w kwocie 5 000 zł na prowadzenie działalności gospodarczej.”
Sąd rejestrowy weryfikuje spójność tych kwot z informacjami zawartymi w akcie założycielskim oraz formularzach KRS. Niespójność (inne kwoty w statucie, inne w akcie fundacyjnym) prawie zawsze kończy się wezwaniem. Warto też dodać ogólny zapis, że majątek fundacji mogą w przyszłości stanowić również darowizny, spadki, zapisy, dotacje, subwencje i inne przysporzenia.
Zasady, formy i zakres działalności – przełożenie celów na działania
Sama lista celów to za mało. Ustawa wymaga, by statut wskazywał również zasady, formy i zakres działalności fundacji. Oznacza to konieczność opisania, w jaki sposób fundacja będzie realizować swoje cele. Sąd rejestrowy sprawdza, czy między celami a działalnością istnieje logiczny i spójny związek.
Dobrą praktyką jest rozdzielenie paragrafu o celach i paragrafu o formach działalności. W tym drugim można posłużyć się wyliczeniem, np.:
- organizowanie szkoleń, warsztatów i konferencji,
- prowadzenie kampanii informacyjnych i edukacyjnych,
- udzielanie pomocy stypendialnej,
- współpracę z innymi organizacjami pozarządowymi,
- wydawanie publikacji drukowanych i elektronicznych.
Jeżeli fundacja planuje prowadzenie konkretnych rodzajów działalności, które w przyszłości mogą zostać zakwalifikowane jako działalność gospodarcza lub odpłatna pożytku publicznego, warto opisać je precyzyjniej. Ułatwi to potem klasyfikację PKD oraz uniknięcie zarzutu, że fundacja działa poza zakresem celu statutowego.
Elementy statutu wymagane przez praktykę KRS, choć nie zawsze literalnie przez ustawę
Ustawa o fundacjach nie jest długa, a wiele kwestii pozostawia do uregulowania w statucie. Sądy rejestrowe wypracowały z czasem katalog elementów, które – choć nie zawsze wymienione wprost w ustawie – są w praktyce konieczne, aby fundacja mogła sprawnie działać i aby rejestracja została dokonana bez zastrzeżeń.
Organy fundacji – nie tylko zarząd
Jedynym organem obowiązkowym fundacji jest zarząd. Ustawa pozostawia fundatorowi swobodę w powołaniu innych organów (rada fundacji, komisja rewizyjna, zgromadzenie fundatorów itd.). KRS jednak oczekuje, że statut jasno określi:
- jakie organy posiada fundacja,
- ich skład,
- sposób powoływania i odwoływania,
- kompetencje poszczególnych organów,
- zasady podejmowania uchwał.
Najczęstszym powodem wezwań są „półzdania” w stylu: „Szczegółowy tryb działania zarządu określa regulamin”, bez wskazania podstawowych reguł w samym statucie. Regulamin może doprecyzować, ale nie zastąpi ustawowego obowiązku określenia zasad funkcjonowania organów w statucie.
Jeśli fundacja ma radę lub inny organ nadzoru, statut musi precyzyjnie opisać relacje między nim a zarządem. Brak jasnego podziału kompetencji bywa kwestionowany przez sąd jako potencjalne źródło konfliktów i nieprawidłowości.
Sposób reprezentacji fundacji – kluczowy zapis dla sądu i kontrahentów
Statut musi wskazywać, kto i w jaki sposób reprezentuje fundację na zewnątrz oraz składa oświadczenia woli w jej imieniu. Ten element jest szczególnie istotny, bo sąd rejestrowy musi go wpisać bezpośrednio do KRS. Zbyt ogólne lub niejednoznaczne sformułowanie zawsze kończy się wezwaniem do doprecyzowania.
Najczęściej stosowane rozwiązania to:
- reprezentacja jednoosobowa prezesa zarządu,
- reprezentacja łączna dwóch członków zarządu,
- reprezentacja prezesa samodzielnie lub dwóch członków zarządu łącznie.
Przykład poprawnego zapisu:
„§ X. 1. Oświadczenia woli w imieniu Fundacji, w tym w sprawach majątkowych, składają:
1) Prezes Zarządu samodzielnie, lub
2) dwóch Członków Zarządu działających łącznie.”
Błędne są zapisy, które uzależniają prawo reprezentacji od dodatkowych, trudnych do zweryfikowania warunków, np. „Prezes może reprezentować Fundację samodzielnie w sprawach nieprzekraczających kwoty…”, bez precyzyjnych progów i jasnych kryteriów. Sąd może uznać takie postanowienia za zbyt niejasne do wpisu do rejestru.
Tryb podejmowania uchwał przez organy fundacji
Choć ustawa o fundacjach nie narzuca szczegółowych zasad głosowania, KRS oczekuje, że statut fundacji będzie je określał przynajmniej w podstawowym zakresie. W praktyce chodzi o to, aby sąd mógł stwierdzić, że fundacja ma wewnętrzne reguły podejmowania decyzji, co chroni jej majątek i beneficjentów.
W statucie powinny się pojawić m.in. informacje o:
- częstotliwości posiedzeń organów,
- quorum (minimalnej liczbie członków organu koniecznej do ważności uchwał),
- wymaganej większości przy podejmowaniu uchwał,
- możliwości głosowania zdalnego (jeśli fundacja to dopuszcza).
Przykład prostego, ale kompletnego zapisu dla zarządu:
„Zarząd podejmuje uchwały na posiedzeniach, przy czym dla ważności uchwał wymagana jest obecność co najmniej połowy członków Zarządu, w tym Prezesa lub Wiceprezesa, oraz zwykła większość głosów. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego posiedzenia.”
Brak takich regulacji zmusza sąd do zadania pytania: „Na jakich zasadach organ w ogóle podejmuje decyzje?”. Wtedy wezwanie do uzupełnienia jest nieuniknione.
Jak precyzyjnie opisać cele fundacji, żeby nie wzbudzić zastrzeżeń KRS
Ograniczenia w osiąganiu zysku i zakaz dysponowania majątkiem na rzecz fundatora
Sądy przyglądają się uważnie temu, jak statut reguluje relacje między fundacją a fundatorem, członkami organów i osobami z nimi powiązanymi. Chodzi o to, by fundacja nie była „przykrywką” dla prywatnych korzyści. Brak jasnych ograniczeń w tym obszarze często prowadzi do pytań sądu lub wprost do wezwania do uzupełnienia statutu.
Bezpiecznym rozwiązaniem jest dodanie wyraźnego paragrafu o zasadach gospodarowania majątkiem, z zakazem:
- udzielania pożyczek fundatorowi, członkom organów, pracownikom oraz osobom im bliskim,
- przekazywania majątku na rzecz tych osób na zasadach innych niż wobec osób trzecich (np. bez przetargu, na preferencyjnych warunkach),
- wykorzystywania majątku fundacji na ich prywatne cele (poza uzasadnionymi wydatkami na realizację zadań statutowych).
Taki zapis bywa weryfikowany szczególnie wtedy, gdy fundator i członkowie zarządu to te same osoby, a fundacja od początku dysponuje istotnym majątkiem (np. nieruchomością). Jasne rozgraniczenie interesu prywatnego i fundacji zamyka drogę do zarzutu, że statut nie chroni dostatecznie majątku organizacji.
Odpłatna i nieodpłatna działalność pożytku publicznego a działalność gospodarcza
W praktyce wiele fundacji łączy kilka modeli działania: nieodpłatną pomoc, odpłatne świadczenia (np. szkolenia za niewielką opłatą) oraz typową działalność gospodarczą. Jeżeli statut opisuje to zbyt ogólnie („Fundacja może prowadzić działalność zarobkową”), KRS zazwyczaj prosi o doprecyzowanie.
Bezpieczny układ obejmuje trzy odrębne części:
- opis działalności nieodpłatnej pożytku publicznego,
- opis działalności odpłatnej pożytku publicznego (jeśli jest planowana),
- opis działalności gospodarczej (z odniesieniem do PKD w załączniku do wniosku KRS).
Dobrze, jeśli statut:
- wyjaśnia, że działalność odpłatna pożytku publicznego polega na pobieraniu opłat, które nie przekraczają kosztów tej działalności,
- zawiera ogólne wskazanie rodzajów usług lub działań, które mogą mieć charakter odpłatny (np. szkolenia, sprzedaż wydawnictw),
- wskazuje, że działalność gospodarcza jest jedynie działalnością pomocniczą w stosunku do celów statutowych, a zysk przeznaczany jest wyłącznie na ich realizację.
W akcie fundacyjnym i formularzach do KRS trzeba później zachować pełną spójność z tym, co znajduje się w statucie. Jeżeli statut przewiduje działalność gospodarczą, a we wniosku zaznaczono, że fundacja jej nie prowadzi, sąd zwykle wzywa do wyjaśnień lub korekty.
Zmiana statutu – kto decyduje i w jakim trybie
Statut bez procedury jego zmiany prędzej czy później wymaga interwencji sądu. W praktyce KRS oczekuje jasnego określenia, kto jest uprawniony do zmiany statutu i jak wygląda tryb podejmowania takiej decyzji.
Najczęstsze rozwiązania to:
- kompetencja wyłączna zarządu (np. uchwała 2/3 głosów wszystkich członków),
- kompetencja rady fundacji, jeśli taki organ istnieje,
- wspólna kompetencja – zarząd inicjuje zmiany, rada zatwierdza.
Przykładowy zapis, który dobrze przechodzi kontrolę sądu:
„Zmian statutu dokonuje Zarząd uchwałą podjętą większością 2/3 głosów, w obecności co najmniej 2/3 członków Zarządu, po uzyskaniu pozytywnej opinii Rady Fundacji, jeżeli została powołana.”
Normy ogólne w stylu: „Fundator może w każdym czasie zmienić statut” bez wskazania, co się dzieje po śmierci fundatora, prowadzą do wątpliwości. Jeżeli fundator ma mieć specjalne uprawnienia, dobrze jest dodać zapis, co dzieje się z tymi uprawnieniami z chwilą jego śmierci (np. przejście na konkretny organ lub ich wygaśnięcie).
Rozwiązanie fundacji i przeznaczenie majątku po likwidacji
Ustawa nakazuje wskazać w statucie zasady przeznaczania majątku pozostałego po likwidacji fundacji. Brak tego elementu to klasyczny powód wezwań KRS. Nie wystarczy ogólna formuła „majątek przechodzi na cele społeczne”. Sąd wymaga większej konkretności.
Najlepiej połączyć dwa elementy:
- określenie organu uprawnionego do podjęcia uchwały o likwidacji (np. zarząd, rada fundacji), wraz z wymaganą większością,
- wskazanie, komu można przekazać majątek – czy to będzie konkretny podmiot, grupa podmiotów (np. organizacje pozarządowe o podobnych celach), czy też podmiot wskazany w uchwale organu.
Przykład postanowienia, które nie budzi wątpliwości:
„Majątek pozostały po likwidacji Fundacji przeznacza się na cele zbieżne z celami Fundacji, wskazane w uchwale Zarządu, w szczególności na rzecz organizacji pozarządowych prowadzących działalność w zakresie edukacji i integracji społecznej.”
Gdy statut milczy, a fundacja w praktyce staje się „martwa”, sąd ma znacznie utrudnione zadanie przy prowadzeniu postępowania likwidacyjnego. Stąd nacisk na wyraźne uregulowanie tego tematu już na etapie rejestracji.
Uprawnienia fundatora – szczególne prawa a praktyka sądowa
Fundator często chce zostawić sobie realny wpływ na losy fundacji. Ustawa na to pozwala, jednak KRS kontroluje, czy zaproponowane rozwiązania nie paraliżują działania organizacji ani nie są sprzeczne z jej istotą jako osoby prawnej.
Najczęściej spotykane szczególne uprawnienia fundatora to:
- prawo powoływania i odwoływania członków zarządu lub rady fundacji,
- prawo zatwierdzania kluczowych uchwał (np. planu finansowego, zmiany statutu, decyzji o likwidacji),
- prawo uczestniczenia w posiedzeniach organów z głosem stanowiącym lub doradczym.
Jeżeli fundator ma istotne kompetencje, statut musi jednoznacznie rozstrzygać:
- czy uprawnienia fundatora są niezbywalne,
- czy i w jakim zakresie przechodzą na jego spadkobierców,
- co dzieje się, gdy fundator jest osobą prawną i zostaje rozwiązany.
Brak tych odpowiedzi to prosta droga do wezwania do doprecyzowania. W praktyce dobrze sprawdza się formuła, w której szczególne uprawnienia są przyznane fundatorowi „imiennie”, a po jego śmierci przechodzą na określony organ (np. radę fundacji). Chroni to fundację przed sytuacją, w której przez brak fundatora nie można np. uzupełnić składu zarządu.
Konflikt interesów i zasady etyczne w statucie
Choć żaden przepis nie nakazuje wprost wprowadzania do statutu zasad unikania konfliktu interesów, sądy coraz częściej zwracają uwagę na ten obszar, zwłaszcza w fundacjach prowadzących szeroką działalność gospodarczą lub korzystających z dotacji publicznych.
Prosty paragraf może rozwiązać wiele problemów:
- wprowadza obowiązek ujawniania przez członków organów sytuacji, w których mogą mieć bezpośredni interes majątkowy,
- nakazuje wyłączenie z głosowania osoby, której dotyczy dana sprawa (np. umowa z członkiem zarządu lub jego firmą),
- pozostawia organowi nadzorczemu lub fundatorowi prawo do reakcji, jeśli zasady te są łamane.
W praktyce, gdy w statucie nie ma żadnych regulacji tego typu, a jednocześnie fundacja zamierza zawierać liczne kontrakty, sąd może poprosić o doprecyzowanie zasad bezpieczeństwa obrotu. Krótki, sensowny zapis jest argumentem, że wewnętrzny ład organizacyjny jest przemyślany.
Beneficjenci fundacji – jak ich opisać, żeby nie blokować działań
Opis beneficjentów (osób lub grup, do których kierowana jest pomoc) powinien być na tyle szeroki, aby nie ograniczać elastyczności fundacji, a jednocześnie na tyle konkretny, by nie rodzić zarzutu, że fundacja może działać „dla każdego i w każdym celu”.
Kiedy statut wskazuje bardzo wąską grupę, np. „dzieci z konkretnego miasta”, a po kilku latach fundacja chce prowadzić projekty ogólnopolskie, konieczna staje się zmiana statutu i ponowny kontakt z KRS. Z kolei całkowity brak określenia beneficjentów bywa kwestionowany jako sprzeczny z charakterem organizacji pożytku publicznego (jeśli fundacja zmierza w tym kierunku).
Rozsądny kompromis to np. sformułowania:
- „dzieci i młodzież, w szczególności z obszarów zagrożonych wykluczeniem społecznym”,
- „osoby dorosłe wymagające wsparcia w podnoszeniu kwalifikacji zawodowych”,
- „środowiska lokalne, w których Fundacja prowadzi projekty edukacyjne lub integracyjne”.
Taki opis jest wystarczająco precyzyjny dla sądu, a jednocześnie nie zamyka fundacji w jednym, sztywnym schemacie działania.
Regulacje dotyczące zatrudniania pracowników i współpracowników
Fundacje, które od początku planują szerszą skalę działania, zwykle przewidują zatrudnianie pracowników lub współpracę z osobami fizycznymi na podstawie umów cywilnoprawnych. KRS nie domaga się rozbudowanych regulaminów pracy, lecz oczekuje, że statut przynajmniej w kilku zdaniach zasygnalizuje zasady zawierania takich umów.
Najbezpieczniejszy zestaw postanowień obejmuje:
- stwierdzenie, że fundacja może zatrudniać pracowników i korzystać z usług osób fizycznych oraz prawnych,
- wskazanie, kto w imieniu fundacji zawiera i rozwiązuje umowy (najczęściej zarząd lub osoba upoważniona),
- zaznaczenie, że zatrudnianie członków zarządu lub rady fundacji wymaga szczególnej procedury (np. zgody innego organu), aby uniknąć zarzutu konfliktu interesów.
Z perspektywy KRS ważne jest, żeby z treści statutu wynikało, że fundacja nie będzie działać „anonimowo”, bez odpowiedzialnej osoby uprawnionej do podejmowania decyzji kadrowych.
Przejrzystość finansów i sprawozdawczość w oczach sądu
Fundacje, które zamierzają ubiegać się o statut organizacji pożytku publicznego lub korzystać z dotacji, powinny od początku mieć w statucie podstawowe zasady sprawozdawczości. Nawet jeśli nie jest to literalnie wymagane przy pierwszym wpisie do KRS, sąd pozytywnie ocenia obecność takich postanowień.
Przydatne są zwłaszcza zapisy o:
- obowiązku sporządzania rocznego sprawozdania merytorycznego i finansowego,
- zatwierdzaniu sprawozdań przez określony organ (radę fundacji, zarząd, zgromadzenie fundatorów),
- udostępnianiu informacji o działalności i finansach osobom zainteresowanym, w granicach przewidzianych przez prawo.
Gdy fundacja składa do KRS pierwsze sprawozdanie finansowe, sąd często weryfikuje, czy sposób jego przyjęcia odpowiada zasadom zarysowanym w statucie. Spójność tych elementów to również ochrona przed przyszłymi zarzutami ze strony grantodawców lub organów kontroli.
Najczęstsze błędy w statutach z perspektywy praktyki KRS
Podczas analizy nowych statutów sędziowie i referendarze zwracają uwagę na kilka powtarzalnych problemów, które niemal automatycznie prowadzą do wezwania do uzupełnienia:
- sprzeczność między poszczególnymi paragrafami (np. raz mowa o jednoosobowym zarządzie, później o trzech członkach),
- odwołanie do nieistniejących jednostek redakcyjnych („zgodnie z § 15 ust. 4”, gdy statut kończy się na ust. 3),
- zbyt szerokie, ogólne cele, które mogą sugerować działalność komercyjną bez powiązania z pożytkiem publicznym,
- brak jednoznacznych zasad powoływania pierwszego składu organów (np. nie opisano, w jaki sposób fundator powołuje pierwszy zarząd),
- przenoszenie kluczowych kwestii do regulaminów wewnętrznych bez pozostawienia choćby podstawowych ram w statucie.
Dobrze przygotowany statut minimalizuje potrzebę zadawania pytań przez sąd. Jeżeli osoba czytająca dokument (niezaangażowana w jego tworzenie) jest w stanie bez trudu odtworzyć strukturę fundacji, sposób podejmowania decyzji i kierunki wydatkowania środków, jest duża szansa, że KRS nie będzie zgłaszał zastrzeżeń.
Zmiana statutu – jak opisać procedurę, żeby sąd nie miał wątpliwości
Procedura zmiany statutu jest jedną z pierwszych rzeczy, na które patrzy KRS. Sąd sprawdza, kto i w jakim trybie może modyfikować treść statutu, szczególnie gdy przewidziano szerokie uprawnienia fundatora lub rady fundacji.
Przede wszystkim statut powinien jasno wskazywać:
- który organ jest uprawniony do zmiany statutu (fundator, rada fundacji, zarząd, zgromadzenie fundatorów),
- jaką większością głosów podejmowana jest uchwała o zmianie (zwykłą, bezwzględną, kwalifikowaną),
- czy wymagana jest obecność określonej liczby członków (kworum),
- czy w niektórych sprawach konieczna jest dodatkowa zgoda innego organu (np. fundatora lub rady).
Zdarza się, że statut mówi o „możliwości zmiany statutu przez fundatora”, ale nie przewiduje takiej kompetencji dla innych organów na wypadek śmierci fundatora lub jego rozwiązania (gdy jest osobą prawną). Wtedy sąd dopytuje, kto w praktyce będzie mógł korygować dokument. Rozsądne postanowienie może brzmieć np. tak:
„Fundator jest uprawniony do dokonywania zmian statutu. W razie śmierci fundatora, utraty bytu prawnego przez fundatora będącego osobą prawną lub trwałej niemożności wykonywania przez niego uprawnień, zmiany statutu dokonuje Rada Fundacji większością 2/3 głosów w obecności co najmniej połowy członków.”
Jasne określenie trybu, bez pozostawiania „luk kompetencyjnych”, znacząco zmniejsza ryzyko wezwania do sprecyzowania regulacji.
Oddziały, filie i działalność poza siedzibą – co pokazać w statucie
Coraz więcej fundacji, zwłaszcza tych o charakterze ogólnopolskim, planuje tworzenie oddziałów, przedstawicielstw lub filii. Sam pomysł nie budzi zastrzeżeń, jednak statut musi pokazywać minimalny porządek organizacyjny w tym zakresie.
Przy opisie oddziałów przydaje się kilka krótkich ustaleń:
- czy fundacja może tworzyć oddziały, przedstawicielstwa, biura terenowe,
- kto jest uprawniony do ich powoływania i likwidacji (np. zarząd za zgodą rady),
- czy oddziały posiadają własne kierownictwo i jaki jest zakres jego umocowania,
- w jaki sposób oddziały reprezentują fundację na zewnątrz (pełnomocnictwa, prokura).
Jeśli statut przewiduje, że „szczegółową organizację oddziałów określa regulamin”, dobrze jest choć w skrócie zaznaczyć, że regulamin uchwala konkretny organ (np. zarząd, zatwierdza rada fundacji). Sąd nie wymaga załączenia regulaminu na etapie rejestracji, ale chce widzieć, że mechanizm jego tworzenia jest opisany.
Postanowienia dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej
Jeżeli fundacja planuje prowadzić działalność gospodarczą, statut musi spełniać kilka dodatkowych warunków. Brak precyzji w tym obszarze jest jednym z częstszych powodów wezwań z KRS.
Po pierwsze, statut powinien rozróżniać:
- działalność statutową (odpłatną i nieodpłatną pożytku publicznego, o ile jest planowana),
- działalność gospodarczą prowadzoną w zakresie opisanym w statucie.
Po drugie, konieczne jest wskazanie przedmiotu działalności gospodarczej – najlepiej przez odwołanie do Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) albo opisowo, ale w sposób konkretny. Ogólny zwrot „fundacja może prowadzić działalność gospodarczą” bez szczegółów jest dziś przez sądy kwestionowany.
Bezpieczne zapisy obejmują także:
- zaznaczenie, że dochód z działalności gospodarczej jest przeznaczany w całości na realizację celów statutowych i nie może być wypłacany fundatorowi, członkom organów ani pracownikom poza zakresem wynagrodzeń za pracę lub usługi,
- informację, czy działalność gospodarcza jest prowadzona bezpośrednio przez fundację, czy poprzez wyodrębnione jednostki organizacyjne,
- zasady nadzoru organów fundacji nad działalnością gospodarczą (np. obowiązek zatwierdzania planu działalności przez radę fundacji).
W praktyce, jeśli w formularzu do KRS wskazywane są kody PKD, a w statucie w ogóle nie ma mowy o działalności gospodarczej lub jest ona opisana inaczej niż w wykazie PKD, sąd niemal zawsze wzywa do wyjaśnień i ujednolicenia treści.
Odpowiedzialność członków organów i zasady reprezentacji
Dla sądu kluczowe jest, by w statucie przejrzyście opisano, kto i w jaki sposób reprezentuje fundację na zewnątrz oraz kto ponosi odpowiedzialność za podejmowane decyzje. Mętne postanowienia w tym zakresie budzą nieufność i są prostą drogą do wezwania do uzupełnienia braków.
Przede wszystkim statut powinien wskazywać:
- czy zarząd jest jedno- czy wieloosobowy,
- jak dokonuje się reprezentacji – jednoosobowo przez prezesa, dwóch członków łącznie, członka zarządu z prokurentem, itp.,
- czy możliwe jest udzielanie pełnomocnictw i przez kogo,
- czy istnieją ograniczenia reprezentacji przy czynnościach przekraczających określoną wartość lub mających szczególne znaczenie (np. zbycie nieruchomości).
Sąd nie bada merytorycznej „słuszności” rozwiązań (czy lepsze jest współdziałanie dwóch członków zarządu, czy jednoosobowe działanie prezesa), ale wymaga pełnej jasności. Problem pojawia się zwłaszcza wtedy, gdy w jednym paragrafie mowa o reprezentacji jednoosobowej prezesa, a w innym o „dwóch członkach zarządu działających łącznie”. Taka sprzeczność niemal gwarantuje wezwanie.
Przydatne są także proste postanowienia porządkujące odpowiedzialność wewnętrzną, np. wskazujące, że:
- zarząd odpowiada za prawidłowe prowadzenie spraw fundacji i jej gospodarki finansowej,
- rada fundacji (jeśli istnieje) sprawuje stały nadzór nad działalnością fundacji, w szczególności kontroluje wydatkowanie środków i realizację celów statutowych.
Takie zapisy pokazują sądowi, że struktura odpowiedzialności jest przemyślana, a nie „symboliczna”.
Zapisy anty–„prywatna kieszeń” – zakaz udzielania świadczeń na rzecz fundatora i władz
Jednym z obszarów, w którym KRS – a później także urzędy skarbowe i grantodawcy – są szczególnie wyczuleni, jest ryzyko wykorzystywania fundacji jako narzędzia do transferu majątku na rzecz fundatora lub członków organów.
Aby rozwiać te wątpliwości, w statucie dobrze jest zawrzeć katalog ograniczeń, zbliżony do tego, który przepisy przewidują dla organizacji pożytku publicznego. Typowe rozwiązania to zakaz:
- udzielania pożyczek lub zabezpieczania zobowiązań majątkiem fundacji na rzecz fundatora, członków organów, pracowników oraz osób im bliskich,
- przekazywania majątku fundacji na rzecz wymienionych wyżej osób na zasadach odmiennych niż w stosunku do osób trzecich (np. poniżej wartości rynkowej),
- wykorzystywania majątku fundacji przez te osoby na zasadach odmiennych niż w stosunku do osób trzecich,
- zakupu towarów lub usług od podmiotów, w których uczestniczą fundator, członkowie organów lub ich bliscy, na zasadach odbiegających od warunków rynkowych.
Nawet jeśli fundacja na początku nie planuje ubiegać się o status OPP, posiadanie takich zapisów na starcie zwykle przyspiesza procedurę rejestracyjną. Sądy widzą, że założyciele zakładają przejrzyste zasady zarządzania majątkiem i nie pozostawiają pola do dowolnej interpretacji.
Relacje z innymi podmiotami – członkostwo, współpraca, zrzeszanie się
Część fundacji, szczególnie działających w sektorach specjalistycznych (np. nauka, kultura), od razu zakłada ścisłą współpracę z innymi organizacjami – krajowymi i zagranicznymi. W statucie można to ująć krótko, ale precyzyjnie.
Przejrzysty fragment obejmuje zwykle:
- stwierdzenie, że fundacja może współpracować z innymi organizacjami, instytucjami i osobami w kraju i za granicą,
- możliwość przystępowania do związków, federacji, sieci organizacji,
- wskazanie, kto podejmuje decyzję o przystąpieniu lub wystąpieniu (najczęściej zarząd, czasem za zgodą rady fundacji lub fundatora).
Jeżeli statut przewiduje możliwość tworzenia form quasi-członkowskich (np. „członkowie wspierający fundację”, „klub przyjaciół fundacji”), trzeba ostrożnie formułować te zapisy. Fundacja z definicji nie jest stowarzyszeniem, więc nie może wprowadzać klasycznego członkostwa z prawem wyborczym do organów. Gdy regulacje są zbyt podobne do przepisów typowych dla stowarzyszeń, KRS potrafi zakwestionować konstrukcję jako sprzeczną z ustawą o fundacjach.
Procedury wewnętrzne – co zostawić w statucie, co przenieść do regulaminów
Naturalną pokusą jest „odchudzenie” statutu i przerzucenie jak największej liczby detali do regulaminów wewnętrznych. Do pewnego stopnia to dobre podejście, o ile nie usuwa się z dokumentu podstawowych mechanizmów działania.
W statucie powinny zostać przede wszystkim:
- skład, sposób powoływania i odwoływania organów,
- zakres kompetencji najważniejszych organów,
- ogólne zasady zwoływania posiedzeń oraz podejmowania uchwał,
- tryb zmiany statutu i likwidacji fundacji.
Natomiast w regulaminach można rozwijać kwestie organizacyjne, takie jak:
- szczegółowy tryb pracy zarządu i rady (np. częstotliwość posiedzeń, sposób przygotowywania porządku obrad),
- zasady pracy biura fundacji,
- wewnętrzne procedury obiegu dokumentów, zamówień, wydatków.
Sąd rejestrowy nie wymaga załączania regulaminów, ale oczekuje, że statut jasno wskaże, który organ je uchwala, jak można je zmieniać i czy nie mogą one pozostawać w sprzeczności ze statutem. Prosty zapis typu:
„Szczegółowe zasady działania Zarządu określa regulamin uchwalany przez Zarząd i zatwierdzany przez Radę Fundacji. Postanowienia regulaminu nie mogą być sprzeczne ze Statutem.”
zazwyczaj wystarcza, aby rozwiać wątpliwości co do hierarchii aktów wewnętrznych.
Jak przygotować statut, żeby ograniczyć liczbę pytań z KRS
Ostatni etap przed złożeniem wniosku do KRS to dopracowanie technicznej strony dokumentu. Nawet bardzo sensownie ukształtowane rozwiązania prawne mogą wywołać wezwanie do uzupełnienia, jeśli statut jest niechlujnie zredagowany.
Pomaga kilka prostych kroków:
- spójna numeracja – paragrafy, ustępy i punkty powinny być ponumerowane przejrzyście; po licznych poprawkach łatwo o „podwójny § 10” albo brakujący ustęp,
- jednolite słownictwo – jeśli w jednym miejscu mowa o „Radzie Nadzorczej Fundacji”, a w innym o „Radzie Fundacji”, sąd będzie pytał, czy chodzi o ten sam organ,
- unikanie odesłań bez pokrycia – każde „zgodnie z § …” musi mieć rzeczywisty odpowiednik,
- weryfikacja zgodności z ustawą – w szczególności z ustawą o fundacjach, przepisami o rachunkowości i (jeśli ma to znaczenie) ustawą o działalności pożytku publicznego.
W praktyce dobrym rozwiązaniem jest przeczytanie statutu „oczami sądu”: tak, jakby był to dokument zupełnie obcej organizacji. Jeżeli już po pierwszej lekturze wiadomo, kto powołuje zarząd, kto go kontroluje, co dzieje się z majątkiem po likwidacji, kto może zmienić statut oraz jakie są główne kierunki działania fundacji – szansa na szybki wpis do KRS zdecydowanie rośnie.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Co musi obowiązkowo znaleźć się w statucie fundacji, żeby KRS nie wzywał do poprawek?
Statut fundacji musi zawierać przede wszystkim elementy wskazane w ustawie o fundacjach: nazwę fundacji, siedzibę (miejscowość), cele fundacji, składniki majątkowe (fundusz założycielski) oraz zasady, formy i zakres działalności służącej realizacji celów. Brak któregokolwiek z tych elementów niemal zawsze kończy się wezwaniem z KRS do uzupełnienia.
Poza tym sądy wymagają, aby statut zawierał także postanowienia dotyczące organów fundacji (np. zarządu), sposobu reprezentacji fundacji, zasad powoływania i odwoływania członków organów oraz zasad zmiany statutu. Nawet jeśli niektóre z tych kwestii nie są literalnie wymienione w ustawie, wynikają z orzecznictwa i praktyki rejestrowej KRS.
Jak poprawnie sformułować nazwę fundacji w statucie, żeby sąd jej nie zakwestionował?
Nazwa fundacji musi być zgodna z prawem, dobrymi obyczajami oraz pozwalać na odróżnienie fundacji od innych podmiotów. Nie może też wprowadzać w błąd co do charakteru działalności – przykładowo używanie sformułowań sugerujących, że fundacja jest urzędem, inspekcją czy jednostką samorządu terytorialnego (np. „Urząd…”, „Gmina…”) jest bardzo ryzykowne i często kwestionowane.
Warto od razu w statucie wskazać zarówno pełną, jak i skróconą nazwę fundacji, np.: „Fundacja działa pod nazwą Fundacja Rozwoju Społecznego „Mosty”, zwaną dalej „Fundacją”. Fundacja może posługiwać się skrótem nazwy „Fundacja Mosty”.” Brak podstawy statutowej dla skrótu może skutkować wezwaniem sądu przy rejestracji w KRS.
Jak wpisać siedzibę fundacji w statucie, żeby nie popełnić błędu?
W statucie jako siedzibę fundacji wskazuje się wyłącznie miejscowość, a nie pełny adres. Poprawny zapis to np.: „Siedzibą Fundacji jest m.st. Warszawa.” Wskazywanie ulicy i numeru lokalu nie jest wymagane i zwykle umieszcza się je jedynie w formularzach KRS lub w uchwałach zarządu.
Nieprawidłowe są zapisy typu „siedzibą fundacji jest terytorium Rzeczypospolitej Polskiej” lub odwoływanie się ogólnie do uchwały zarządu bez nazwania konkretnego miasta. Zmiana miasta siedziby wymaga zmiany statutu i zgłoszenia do KRS, dlatego wszelkie „elastyczne” sformułowania w tym zakresie są przez sądy rejestrowe kwestionowane.
Jak opisać cele fundacji w statucie, żeby KRS ich nie zakwestionował?
Cele fundacji muszą być społecznie lub gospodarczo użyteczne, a więc służyć dobru publicznemu, a nie wyłącznie prywatnym interesom fundatora czy wąskiej grupy osób. Nie wystarczą ogólniki typu „działalność na rzecz społeczeństwa” czy „wspieranie rozwoju” – sądy uznają je za zbyt nieprecyzyjne.
W statucie warto wymienić kilka konkretnych celów, najlepiej zbliżonych do katalogu zadań publicznych z ustawy o działalności pożytku publicznego. Przykładowo: działalność na rzecz edukacji dzieci i młodzieży, promocja wolontariatu, działania na rzecz integracji społecznej osób zagrożonych wykluczeniem. Taki opis ułatwia sądowi ocenę zgodności celów z prawem oraz późniejszą współpracę fundacji z administracją publiczną.
Jaki fundusz założycielski trzeba wpisać do statutu fundacji i jak to zrobić poprawnie?
Ustawa nie określa minimalnej kwoty funduszu założycielskiego, ale wymaga, aby w statucie jasno wskazać majątek fundacji, przede wszystkim wysokość funduszu założycielskiego. Należy podać kwotę liczbowo i słownie oraz wskazać, jaka część majątku jest przeznaczona na realizację celów statutowych, a jaka – jeśli fundacja ma prowadzić działalność gospodarczą – na tę działalność.
Przykładowy zapis: „Majątek początkowy Fundacji stanowi fundusz założycielski w wysokości 20 000 zł (słownie: dwadzieścia tysięcy złotych), przeznaczony w kwocie 15 000 zł na realizację celów statutowych Fundacji oraz w kwocie 5 000 zł na prowadzenie działalności gospodarczej.” Konieczne jest też zachowanie spójności kwot między statutem, aktem założycielskim i formularzami KRS; rozbieżności są częstym powodem wezwań sądu.
Czy w statucie trzeba opisać, jak fundacja będzie realizować swoje cele?
Tak. Poza samym wskazaniem celów, ustawa wymaga określenia zasad, form i zakresu działalności fundacji. Oznacza to, że w statucie powinien znaleźć się osobny paragraf opisujący, w jaki sposób fundacja będzie te cele realizować – najlepiej w formie przejrzystej listy działań.
Można tam wymienić m.in.: organizowanie szkoleń, warsztatów i konferencji; prowadzenie kampanii informacyjnych; udzielanie stypendiów; współpracę z innymi organizacjami pozarządowymi; wydawanie publikacji. Sąd rejestrowy bada, czy między celami a wskazanymi formami działalności istnieje logiczny i spójny związek; rozbieżności lub zbyt ogólne zapisy często prowadzą do wezwań do uzupełnienia.
Jakie są najczęstsze błędy w statutach fundacji wykrywane przez KRS?
Najczęstsze błędy to przede wszystkim: brak obowiązkowych elementów (np. brak sposobu reprezentacji fundacji), zbyt ogólnikowo sformułowane cele, zapisy sprzeczne z ustawą (np. dotyczące prowadzenia przedsiębiorstwa), niespójności między poszczególnymi paragrafami oraz brak postanowień uznawanych za konieczne w praktyce, choć nie wynikających wprost z ustawy (np. zasad powoływania i odwoływania zarządu).
Do typowych pomyłek należą też: wskazanie adresu zamiast miejscowości jako siedziby, brak zapisu o skróconej nazwie przy jednoczesnym posługiwaniu się skrótem, niespójność kwot funduszu założycielskiego w dokumentach oraz używanie nazw wprowadzających w błąd. Uniknięcie tych błędów zdecydowanie zwiększa szansę na rejestrację fundacji bez dodatkowej korespondencji z sądem.
Wnioski w skrócie
- Większość wezwań z KRS wynika z błędów w statucie fundacji (braki, niejasności, sprzeczności), a sąd nie poprawia statutu, tylko wzywa do uzupełnień lub odmawia wpisu.
- Statut musi zawierać wszystkie elementy wymagane ustawą o fundacjach, Kodeksem cywilnym i praktyką KRS oraz być spójny i precyzyjnie sformułowany, aby nie budzić wątpliwości co do zgodności z prawem.
- Nazwa fundacji powinna być zgodna z prawem i dobrymi obyczajami, odróżnialna i niewprowadzająca w błąd; warto od razu przewidzieć skróconą nazwę, a unikać nazw sugerujących organ administracji lub jednostkę samorządu.
- Siedzibę fundacji należy określić poprzez wskazanie konkretnej miejscowości (bez adresu ulicy), a zapisy typu „terytorium RP” lub uzależniające siedzibę wyłącznie od uchwały zarządu są kwestionowane przez sądy.
- Cel fundacji musi być społecznie lub gospodarczo użyteczny, opisany konkretnie (np. w punktach), powiązany z zadaniami publicznymi i niesugerujący korzyści wyłącznie prywatnych; zbyt ogólne sformułowania prowadzą do wezwań z KRS.
- W praktyce sąd rejestrowy oczekuje także postanowień niewymienionych literalnie w ustawie (np. o zasadach powoływania i odwoływania zarządu), wynikających z orzecznictwa i utrwalonej praktyki rejestrowej.
