Darowizny na WOŚP od firm – podstawy prawne i podatkowe
Czym jest darowizna na WOŚP w rozumieniu prawa podatkowego
Darowizna na WOŚP od firmy to nie tylko gest społeczny, ale również zdarzenie podatkowe. W ujęciu prawnym jest to nieodpłatne świadczenie na rzecz fundacji – przekazanie pieniędzy, rzeczy lub praw majątkowych, za które firma nie otrzymuje żadnego ekwiwalentu. To rozróżnienie ma kluczowe znaczenie dla rozliczeń – inne zasady obowiązują przy darowiźnie, inne przy sponsorskiej umowie świadczeń wzajemnych.
WOŚP jest fundacją posiadającą status organizacji pożytku publicznego (OPP), co ma bezpośredni wpływ na możliwość zaliczenia darowizny w koszty lub odliczenia jej od podstawy opodatkowania. Aby firma mogła skorzystać z preferencji podatkowych, musi być spełniony szereg warunków określonych w ustawach o podatkach dochodowych.
W praktyce darowizny od firm na WOŚP przybierają formę:
- darowizn pieniężnych (przelew, wpłata gotówkowa, PayU, szybkie płatności),
- darowizn rzeczowych (sprzęt medyczny, elektronika, vouchery, usługi),
- przekazania części przychodu ze sprzedaży (np. określony procent obrotu w danym okresie),
- przekazania rzeczy na licytację WOŚP lub organizacji własnej licytacji na rzecz WOŚP.
Każda z tych form ma trochę inne skutki podatkowe oraz inne wymagania dokumentacyjne. Kluczem jest właściwe udokumentowanie celu darowizny, wartości przekazanego świadczenia oraz związku z działalnością – jeśli chcemy w ogóle mówić o jakiejkolwiek preferencji podatkowej.
Podstawowe akty prawne dotyczące darowizn firmowych
Rozliczając darowizny na WOŚP w firmie, trzeba poruszać się w kilku ustawach jednocześnie. Najważniejsze przepisy znajdują się w:
- Ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) – dla spółek z o.o., S.A., spółek komandytowo-akcyjnych oraz części innych podmiotów,
- Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) – dla jednoosobowych działalności gospodarczych, wspólników spółek osobowych (jawnych, partnerskich, komandytowych),
- Ustawie o podatku od towarów i usług (VAT) – przy darowiznach rzeczowych, szczególnie gdy towar był objęty odliczeniem VAT,
- Ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie – definiującej status OPP i zasady przekazywania 1,5% podatku (choć 1,5% to inny mechanizm niż darowizna firmowa),
- Kodeksie cywilnym – regulującym umowę darowizny.
Dla rozliczeń podatkowych kluczowe są przede wszystkim przepisy dotyczące odliczania darowizn od dochodu. Ustawy PIT i CIT określają, na jakie cele i do jakiej wysokości przedsiębiorca może obniżyć podstawę opodatkowania o przekazane darowizny. WOŚP, jako OPP działająca m.in. w sferze ochrony zdrowia, mieści się w katalogu celów, które uprawniają do skorzystania z odliczenia.
Darowizna a sponsoring – granica ma znaczenie
Wiele firm łączy udział w WOŚP z działaniami marketingowymi. Tu pojawia się zasadnicza granica: darowizna jest zawsze nieodpłatna, natomiast sponsoring polega na świadczeniach wzajemnych – firma daje środki lub rzeczy, a w zamian otrzymuje np. ekspozycję logo, reklamę, wzmianę w mediach, określony pakiet świadczeń promocyjnych.
W przypadku WOŚP występują często sytuacje „pograniczne”: przedsiębiorca przekazuje np. przedmiot na licytację i jednocześnie chwali się tym w swoich kanałach, wykorzystując logo WOŚP (za zgodą). Dla fiskusa kluczowe jest, czy:
- istnieje formalna umowa sponsorka lub inny dokument określający świadczenie wzajemne fundacji,
- ekspozycja logotypu czy nazwy firmy wynika z ogólnej zasady podziękowań dla darczyńców, czy z konkretnego zobowiązania fundacji,
- wartość świadczeń promocyjnych nie jest w oczywisty sposób nieproporcjonalna do przekazanej kwoty.
Jeżeli jest to czysta darowizna – mówimy o odliczeniu od dochodu (z limitem). Jeżeli jest to sponsoring – świadczenie może stanowić koszt uzyskania przychodów (bez limitu procentowego), lecz wymaga uzasadnienia biznesowego, a sam charakter świadczenia musi mieć reklamowo‑wizerunkowe uzasadnienie. Z punktu widzenia WOŚP większość wpłat firm jest jednak typową darowizną, a nie sponsoringiem – zwłaszcza w okresie finału.
Rodzaje darowizn na WOŚP od firm – pieniężne, rzeczowe i inne formy
Darowizny pieniężne – najprostsza forma wsparcia
Darowizna pieniężna na WOŚP jest z perspektywy dokumentacji i rozliczeń najłatwiejsza. Najczęściej przyjmuje postać:
- przelewu z firmowego rachunku bankowego na rachunek WOŚP,
- wpłaty gotówkowej w banku lub na poczcie,
- wpłaty przez systemy płatności online (np. PayU, blik, szybkie przelewy) w ramach oficjalnych kanałów WOŚP,
- wpłat do firmowych eSkarbonek zarejestrowanych na rzecz WOŚP.
Dowodem poniesienia wydatku jest w najbardziej oczywisty sposób potwierdzenie przelewu lub wyciąg bankowy. Przy rozliczeniu podatkowym przydaje się jednak także potwierdzenie od WOŚP, że wpłata została zaksięgowana jako darowizna – szczególnie przy większych kwotach.
Istotne jest też prawidłowe opisanie przelewu. Warto w tytule wpłaty wskazać, że jest to „darowizna na cele statutowe WOŚP” oraz – jeśli to istotne dla firmy – numer finału, którego wsparcie dotyczy. Ułatwia to później udowodnienie charakteru przelewu w razie kontroli.
Darowizny rzeczowe – sprzęt, towary, usługi
Firmy bardzo często przekazują WOŚP różnego rodzaju rzeczy i usługi. Może to być sprzęt medyczny, sprzęt elektroniczny, gadżety, vouchery, pakiety usług czy inne dobra, które fundacja wykorzysta bezpośrednio lub przekaże na licytacje.
Darowizny rzeczowe generują dwa podstawowe problemy:
- jak właściwie wycenić przekazane rzeczy lub usługi,
- jak rozliczyć ewentualny podatek VAT od nieodpłatnego przekazania.
Wycena odbywa się zwykle według wartości rynkowej z dnia przekazania. Jeśli darowizna pochodzi z towarów handlowych, które są na stanie magazynowym, punktem odniesienia jest cena zakupu powiększona o ewentualne koszty związane z przygotowaniem do sprzedaży, ale dla celów dokumentacyjnych warto jednocześnie wskazać typową cenę sprzedaży netto. Przy usługach lub voucherach stosuje się ich standardową cenę rynkową, stosowaną w relacjach z innymi klientami.
Jeżeli przy nabyciu towarów lub środków trwałych firma odliczyła VAT, to nieodpłatne przekazanie może generować obowiązek naliczenia VAT należnego – tak jak przy zwykłej sprzedaży. Sam fakt przekazania na WOŚP nie zwalnia automatycznie z VAT, chyba że znajdziemy podstawę w konkretnym przepisie zwalniającym (w praktyce w typowych darowiznach towarów zwolnienie jest rzadkie, częściej VAT trzeba naliczyć).
Darowizny mieszane i akcje promocyjne z WOŚP w tle
Niektóre firmy łączą darowiznę z akcją marketingową. Przykładowo: „Przez cały styczeń 5 zł z każdej sprzedanej sztuki produktu X przeznaczamy na WOŚP” lub „Cały dochód z sobotniej sprzedaży przekazujemy na WOŚP”. W takich sytuacjach fiskus patrzy nie na hasło reklamowe, lecz na:
- czy ostatecznie na konto WOŚP trafiła konkretna kwota jako darowizna,
- jak została udokumentowana w księgach rachunkowych i ewidencjach podatkowych,
- czy akcja nie jest de facto wydatkiem reklamowym, który powinien być rozliczony jako koszt, a nie darowizna.
Przy takich akcjach najlepiej rozdzielić dwa wątki:
- samą sprzedaż produktów/usług (normalne przychody, normalne koszty),
- odrębną darowiznę – przelew na WOŚP, który powstał w wyniku zadeklarowanego mechanizmu (np. suma „5 zł od każdej sztuki”).
Dzięki temu księgowość ma jasność: sprzedaż to sprzedaż, a darowizna to odrębne zdarzenie. W dokumentacji można dodać notatkę wewnętrzną, że kwota darowizny została obliczona na podstawie wyników konkretnej akcji promocyjnej, ale sam przelew pozostaje darowizną w rozumieniu przepisów.
Jak rozliczyć darowiznę na WOŚP w CIT – spółki i inne osoby prawne
Limity odliczeń darowizn w CIT
Spółki kapitałowe i inne podmioty podlegające CIT (np. spółki z o.o., S.A.) mogą skorzystać z odliczenia darowizn na organizacje pożytku publicznego, w tym WOŚP, na zasadach określonych w ustawie o CIT. Kluczowe jest, że odliczeniu podlegają darowizny:
- na działalność pożytku publicznego w sferze zadań publicznych,
- na rzecz organizacji pożytku publicznego prowadzących tę działalność,
- do limitu procentowego liczonego od dochodu podatnika (przy czym szczegóły limitu warto zawsze zweryfikować w aktualnym brzmieniu ustawy, bo ustawodawca bywa tu aktywny).
Podstawą do obliczenia maksymalnej kwoty odliczenia jest dochód spółki za dany rok podatkowy, a nie przychód. Jeżeli spółka poniosła stratę, nie ma czego odliczać – odliczenie w takim przypadku nie zadziała, nawet jeśli wpłaty na WOŚP były wysokie.
Odliczenia nie stosuje się do darowizn, które spółka zaliczyła już do kosztów uzyskania przychodów. Darowizna jako taka co do zasady nie jest kosztem (poza szczególnymi wyjątkami, np. darowizna żywności na określone cele charytatywne objęta szczególnym reżimem), więc najczęściej w praktyce odliczamy ją od dochodu – oczywiście w granicach limitu.
Warunki formalne dla odliczeń w CIT
Aby darowizna na WOŚP mogła zostać odliczona od dochodu spółki w CIT, trzeba spełnić kilka warunków formalnych. Najważniejsze z nich to:
- posiadanie dokumentu potwierdzającego przekazanie darowizny (przelew, pokwitowanie przyjęcia darowizny, protokół przekazania),
- wskazanie w dokumentach, że obdarowanym jest organizacja pożytku publicznego (w tym wypadku WOŚP),
- w przypadku darowizn rzeczowych – wiarygodne określenie wartości przekazanej rzeczy lub usługi,
- ujęcie darowizny w ewidencji księgowej i podatkowej w sposób umożliwiający jej identyfikację przy sporządzaniu zeznania CIT‑8.
W sprawozdawczości rocznej odliczenia z tytułu darowizn wykazuje się w odpowiednich pozycjach zeznania CIT‑8 (i ewentualnie załączników, jeśli są wymagane). Księgowość powinna mieć przygotowany rejestr przekazanych darowizn z podziałem na:
- beneficjenta (np. WOŚP),
- datę przekazania,
- rodzaj (pieniężna, rzeczowa),
- wartość (dla rzeczowych – sposób wyceny),
- dowód przekazania.
Przy większych kwotach rozważne jest uzyskanie pisemnego potwierdzenia od WOŚP zawierającego dane spółki, kwotę lub wartość darowizny oraz informację, że została ona przyjęta na cele statutowe fundacji. Nie jest to formalnie zawsze obligatoryjne (wystarczy dowód przelewu), ale w praktyce bardzo ułatwia obronę odliczenia podczas ewentualnej kontroli.
Przykładowe księgowanie darowizny w spółce
Przykład z praktyki: spółka z o.o. przekazuje 20 000 zł na WOŚP w formie przelewu. W księgach rachunkowych ujmuje się to na koncie kosztowym (inne koszty operacyjne) i jednocześnie ujmuje wpływ na wynik. Dla celów podatkowych wydatek ten nie stanowi kosztu uzyskania przychodów, więc należy go wyłączyć w kalkulacji CIT, a następnie – w granicach limitu – odliczyć od dochodu jako darowiznę na rzecz OPP.
Darowizny na WOŚP w PIT dla jednoosobowych działalności i wspólników spółek osobowych
Przedsiębiorcy rozliczający się PIT‑em (jednoosobowe działalności, wspólnicy spółek jawnych, partnerskich, cywilnych) stosują w praktyce podobne zasady jak spółki na CIT, ale w innym formularzu i z kilkoma istotnymi niuansami.
Darowizna przekazana z majątku firmowego albo prywatnego właściciela i tak jest darowizną tej samej osoby fizycznej – podatnika PIT. Z punktu widzenia odliczenia w zeznaniu rocznym ważne jest, aby:
- darowizna była przekazana na rachunek WOŚP (lub rzeczowo, z odpowiednim protokołem),
- WOŚP miała status organizacji pożytku publicznego w momencie przekazywania darowizny,
- podatnik dysponował dowodem wpłaty na konto fundacji albo dokumentem potwierdzającym przyjęcie darowizny rzeczowej.
Odliczenia dokonuje się w zeznaniu rocznym PIT‑36 lub PIT‑36L (przy podatku liniowym), wykazując darowizny w odpowiedniej części formularza oraz – co do zasady – w załączniku PIT/O. Limit odliczeń jest wspólny dla wszystkich darowizn na OPP, niezależnie od tego, czy pochodzą z działalności gospodarczej, czy z majątku prywatnego.
W księgach podatkowych (KPiR) wydatek na darowiznę nie jest kosztem uzyskania przychodów. Najprościej księgować go jako wydatek niebędący kosztem (kolumna 13 KPiR lub odpowiednia ewidencja w systemie księgowym) z jednoznacznym opisem: „darowizna na cele statutowe WOŚP – nie stanowi KUP, darowizna do odliczenia w PIT”.
Darowizny rzeczowe w PIT u przedsiębiorcy
Jeśli przedsiębiorca przekazuje WOŚP towary z działalności (np. produkty ze sklepu internetowego) lub środki trwałe, pojawiają się analogiczne problemy jak w CIT: wycena i VAT. Pod względem PIT darowizna:
- nie stanowi kosztu podatkowego,
- może podlegać odliczeniu od dochodu do limitu przewidzianego w ustawie o PIT,
- wymaga rzetelnego określenia wartości rynkowej na dzień przekazania.
Jeśli towar był wcześniej ujęty w kosztach (zakup towarów handlowych), jego darowizna nie generuje dodatkowego kosztu, ale nie wymaga też korekty kosztów – odbywa się to poza kategorią KUP, a podatnik korzysta z odliczenia od dochodu w PIT, w granicach limitu.
Przy środkach trwałych, od których odliczano amortyzację, ewentualne skutki podatkowe amortyzacji (np. niedamortyzowana część wartości) liczy się zgodnie z zasadami ogólnymi – samo przekazanie jako darowizny nie jest kosztem, za to znów może być przedmiotem odliczenia jako darowizna na OPP.
Rozliczenie VAT przy darowiznach dla WOŚP
Kiedy nieodpłatne przekazanie podlega VAT
Z perspektywy VAT kluczowe jest nie to, że wsparcie trafia do WOŚP, lecz to, czy przedsiębiorca przy nabyciu towarów lub usług miał prawo do odliczenia VAT. Jeśli tak – nieodpłatne przekazanie może zostać uznane za dostawę towarów odpłatną z mocy ustawy, a więc opodatkowaną VAT.
Typowy schemat wygląda następująco:
- przy zakupie towaru firma odliczyła VAT naliczony,
- towar ma charakter związany z działalnością opodatkowaną,
- przedsiębiorca przekazuje towar nieodpłatnie na rzecz WOŚP,
- powstaje obowiązek naliczenia VAT należnego od wartości rynkowej towaru (lub ceny nabycia, jeśli jest z nią tożsama).
Obowiązek ten dokumentuje się – co do zasady – wewnętrznym dokumentem, a nie fakturą dla WOŚP, ponieważ fundacja nie płaci za towar. W deklaracji JPK_V7 wykazuje się odpowiedni zapis sprzedaży nieodpłatnej, zgodnie z obowiązującymi oznaczeniami.
Darowizny zwolnione z VAT lub poza zakresem VAT
Nie każda darowizna generuje VAT. W praktyce można spotkać dwa główne warianty:
- Brak prawa do odliczenia VAT przy nabyciu – jeśli przedsiębiorca kupił towar z przeznaczeniem na cele niepodlegające opodatkowaniu lub nie miał prawa do odliczenia (np. zakup towaru przez podatnika zwolnionego z VAT), przekazanie takiego towaru jako darowizny nie powoduje naliczenia VAT należnego.
- Szczególne zwolnienia ustawowe – w niektórych przypadkach (np. darowizny żywności na rzecz OPP spełniające określone warunki) możliwe jest zastosowanie zwolnienia z VAT. Konieczna jest jednak analiza konkretnego przepisu, a przy większej skali – często konsultacja z doradcą podatkowym.
Warto rozdzielić w dokumentach darowizny towarów, przy których naliczamy VAT (sprzedaż nieodpłatna opodatkowana), od tych, które VAT‑u nie generują. Ułatwia to późniejszą analizę i ewentualne korekty.
Usługi nieodpłatne a VAT
W przypadku nieodpłatnych usług na rzecz WOŚP (np. udostępnienie powierzchni reklamowej, wykonanie kampanii marketingowej pro bono) sytuacja jest bardziej zniuansowana. Co do zasady, nieodpłatne świadczenie usług na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika nie podlega opodatkowaniu VAT. Jeśli jednak usługa jest świadczona na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, albo nie ma związku z działalnością, ustawodawca może ją zrównywać z odpłatną i nakazywać naliczenie VAT.
W praktyce, gdy firma wykonuje usługę reklamową dla WOŚP w ramach swojej szeroko pojętej strategii CSR i wizerunku (czyli pośrednio także na swoją rzecz), pojawiają się argumenty za uznaniem, że jest to działanie związane z działalnością opodatkowaną. Organy podatkowe podchodzą do tego różnie, więc przy dużych projektach warto zabezpieczyć się interpretacją indywidualną lub bieżącą opinią doradcy.
Dokumentowanie darowizn dla WOŚP – praktyczne wskazówki
Elementy podstawowego kompletu dokumentów
Bez względu na formę darowizny, dobrze zorganizowane firmy tworzą dla każdej akcji charytatywnej oddzielny „pakiet” dokumentów. Zwykle w jego skład wchodzą:
- dowód księgowy – polecenie przelewu, potwierdzenie zapłaty, KP od fundacji, protokół przekazania darowizny rzeczowej,
- uchwała, zarządzenie lub decyzja wewnętrzna organu uprawnionego (np. zarządu spółki) o przekazaniu darowizny, z określeniem kwoty, celu i beneficjenta,
- korespondencja mailowa lub pismo z WOŚP potwierdzające przyjęcie darowizny na cele statutowe,
- wycena darowizny rzeczowej – wydruk cennika, oferty, notatka służbowa z opisem metody wyceny,
- ewentualne porozumienie z WOŚP, jeśli darowizna ma charakter złożonej akcji (np. licytacje, wspólne wydarzenie).
Przy mniejszych kwotach wystarczy standardowy dowód przelewu i rzetelny opis księgowy. Przy większych warto zadbać o bardziej formalny ślad decyzji – zwłaszcza w spółkach, gdzie organy mają określone kompetencje i limity.
Protokół przekazania darowizny rzeczowej
Dla darowizn rzeczowych dobrze sprawdza się prosty protokół. Nie musi być rozbudowany, ale powinien zawierać co najmniej:
- dane darczyńcy (firma, NIP, adres),
- dane obdarowanego (WOŚP, adres, NIP/KRS),
- datę i miejsce przekazania,
- dokładny opis przekazanych rzeczy/usług (ilość, nazwa, parametry),
- wskazaną wartość rynkową netto i – w razie potrzeby – brutto,
- podpisy osób reprezentujących obie strony.
Często WOŚP korzysta z własnych wzorów dokumentów, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby dołączyć także wewnętrzny formularz firmy, jeśli tak wymaga polityka rachunkowości. Ważne, aby z dokumentu jasno wynikało, co, kiedy i za ile (wartość rynkowa) zostało przekazane.
Opis przelewów i ewidencja wewnętrzna
W wielu firmach problem pojawia się dopiero przy kontroli – przelewy sprzed kilku lat mają lakoniczne tytuły typu „wpłata” lub „WOŚP”. Aby uniknąć niejasności, dobrze jest stosować standard w opisie przelewów, np.:
- „Darowizna na cele statutowe WOŚP – Finał [rok] – [nazwa firmy]”.
Równolegle można prowadzić prostą tabelę (np. w Excelu lub jako raport z systemu księgowego) z zestawieniem wszystkich darowizn na OPP, w tym na WOŚP. W razie kontroli czy przeglądu rocznego pozwala to szybko odtworzyć historię wsparcia, a także sprawdzić wykorzystanie limitu odliczeń.
Darowizna czy sponsoring – jak odróżnić w praktyce
Kluczowe kryteria odróżnienia
Granica między darowizną a sponsoringiem i wydatkiem reklamowym bywa cienka, szczególnie przy dużych akcjach z widocznym logo firmy. Organy podatkowe patrzą przede wszystkim na:
- czy firma otrzymuje świadczenie wzajemne (reklamę, ekspozycję marki, dostęp do bazy uczestników, prawa sponsorskie),
- czy zakres świadczeń WOŚP jest opisany w umowie lub korespondencji (np. liczba logotypów, czas antenowy, powierzchnia reklamowa),
- czy działania WOŚP mają bezpośredni lub pośredni wpływ na przychód firmy (charakter marketingowy, wizerunkowy).
Jeśli firma przekazuje środki, a w zamian otrzymuje opisane, mierzalne świadczenia promocyjne, fiskus chętnie kwalifikuje taki wydatek jako sponsoring / reklamę, a nie jako darowiznę. Oznacza to inny sposób rozliczenia:
- wydatek może być kosztem uzyskania przychodów,
- nie korzysta z odliczenia darowizny od dochodu,
- WOŚP może mieć obowiązki w VAT (świadczy usługę reklamową).
Przykład z praktyki: logo na scenie a darowizna
Firma wpłaca większą kwotę na WOŚP, bez żadnej umowy sponsorskiej, bez oczekiwań co do reklamy, a fundacja umieszcza jej nazwę w zbiorczej liście darczyńców na stronie internetowej. Trudno mówić tu o klasycznym sponsoringu – takie działanie ma charakter podziękowania, a nie odpłatnego świadczenia. Wydatku nie traktuje się jako usługi reklamowej, tylko jako darowiznę na cele statutowe.
Inaczej, gdy strony podpisują umowę: w zamian za określoną kwotę WOŚP zobowiązuje się do prezentacji logo sponsora w trakcie transmisji, na scenie, w materiałach promocyjnych, z określoną częstotliwością i formatem. Wtedy mamy usługę reklamową. Firma rozlicza koszt reklamy, a nie darowiznę do odliczenia. Część przedsiębiorców świadomie wybiera taką formułę, bo daje ona pełne rozliczenie wydatku w kosztach.
Akcje pracownicze i zbiórki wewnątrz firmy a darowizny
Gdy płacą pracownicy, a nie firma
Częstą praktyką są zbiórki pracownicze: skarbonka w biurze, eSkarbonka przypisana do zespołu, licytacje między pracownikami, z których dochód trafia na WOŚP. W takich przypadkach trzeba ustalić, kto jest rzeczywistym darczyńcą:
- jeśli firma tylko organizuje zbiórkę, a środki pochodzą z kieszeni pracowników i trafiają na konto WOŚP jako wpłata od osób fizycznych – brak tu darowizny firmy,
- jeśli firma dokłada własne środki (np. podwaja wpłaty pracowników), jej część może być rozliczana jako darowizna przedsiębiorcy.
W dokumentach księgowych nie warto mieszać tych dwóch źródeł. Dobrym rozwiązaniem jest osobny przelew firmowy na WOŚP z jasnym opisem oraz wewnętrzna lista/raport zbiórki pracowniczej, która pełni funkcję informacyjną, ale nie wpływa na rozliczenia podatkowe spółki.
Gdy firma pobiera opłaty od klientów i przekazuje zbiorczo na WOŚP
Zdarza się, że przedsiębiorca włącza klientów w akcję: np. przy kasie można „dorzucić” symboliczną kwotę na WOŚP, a firma następnie robi zbiorczy przelew na konto fundacji. Z punktu widzenia podatków:
- środki zebrane od klientów nie są przychodem firmy, o ile są odpowiednio oznaczone i prowadzi się ewidencję (inna sprawa, gdy są doliczane do ceny sprzedaży),
- przekazanie ich dalej na WOŚP jest neutralne podatkowo – firma nie jest faktycznym darczyńcą, a jedynie pośrednikiem,
- darowizną firmy może być wyłącznie ta część kwoty, którą przedsiębiorca dokładnie ze swoich środków dorzuca do puli.
Skutki księgowe darowizn – ujęcie w rachunkowości
Poza podatkami, darowizny na WOŚP trzeba prawidłowo ująć w księgach rachunkowych. Przy większych firmach kontrolują to nie tylko organy podatkowe, ale też biegły rewident czy wewnętrzny audyt.
W praktyce stosuje się zwykle wyodrębnione konta analityczne, np. w ramach kosztów pozostałej działalności operacyjnej lub kosztów działalności operacyjnej (w zależności od polityki rachunkowości). Dobrym nawykiem jest oddzielenie:
- darowizn pieniężnych na rzecz OPP,
- darowizn rzeczowych (towary, środki trwałe, usługi),
- wydatków o charakterze sponsoringu i reklamy.
Ułatwia to późniejsze sporządzenie zestawień do sprawozdania finansowego, informacji dodatkowej czy raportów ESG/CSR. Przy darowiznach rzeczowych księgowi najczęściej:
- zmniejszają stan zapasów (towarów, materiałów) odpowiednim zapisem,
- ujmują równowartość w kosztach – jako darowiznę / pozostałe koszty operacyjne,
- prowadzą analitykę, która pozwala powiązać konkretną pozycję magazynową z dokumentem przekazania.
W przypadku środków trwałych przekazanych na WOŚP często konieczne jest wcześniejsze przeksięgowanie z konta środków trwałych na konto przejściowe oraz rozliczenie umorzenia. Szczegółowe zasady powinny wynikać z polityki rachunkowości i ewentualnych wewnętrznych instrukcji obiegu dokumentów.
Darowizny a sprawozdanie finansowe i raporty niefinansowe
W sprawozdaniu finansowym informacje o darowiznach pojawiają się zazwyczaj w informacji dodatkowej, w części dotyczącej pozostałych kosztów lub zdarzeń istotnych po dacie bilansowej (jeśli duża darowizna miała miejsce tuż przed/po końcu roku). Jeżeli kwoty są znaczące, biegły rewident może poprosić o:
- kopie umów, protokołów przekazania i potwierdzeń przelewów,
- opis celu darowizny,
- uzasadnienie klasyfikacji jako darowizna (a nie sponsoring).
Coraz częściej przedsiębiorcy prezentują darowizny na WOŚP także w raportach ESG lub raportach społecznej odpowiedzialności biznesu. Z punktu widzenia finansów istotne jest, żeby dane w takich raportach były spójne z księgami rachunkowymi – zwłaszcza jeżeli raport jest publiczny lub podlega weryfikacji przez niezależnego audytora.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu darowizn na WOŚP
Mylne kwalifikowanie sponsoringu jako darowizny
Jednym z najpoważniejszych błędów jest traktowanie wydatku o typowo reklamowym charakterze jako darowizny odliczanej od dochodu. Taka sytuacja często wygląda tak: spółka podpisuje umowę sponsorską, logo pojawia się w materiałach WOŚP, a księgowość – z przyzwyczajenia – księguje wydatek jako darowiznę na OPP i dołącza go do odliczenia w CIT.
Konsekwencją korekty może być nie tylko konieczność dopłaty podatku dochodowego, ale też odsetki oraz ewentualne sankcje. Aby temu zapobiec, wszystkie umowy i uzgodnienia z WOŚP (nawet mailowe) powinny trafiać do księgowości / działu podatkowego do krótkiej analizy przed zaksięgowaniem.
Brak rozdzielenia części firmowej i „cudzych” środków
Kolejna pułapka to wspólne traktowanie kwot pochodzących od pracowników lub klientów oraz środków własnych przedsiębiorcy. Klasyczny przykład:
Sklep prowadzi zbiórkę wśród klientów i na koniec akcji wykonuje jeden przelew na WOŚP z firmowego konta. W tytule przelewu nie ma informacji, jaka część pochodzi od klientów, a jaka od firmy. Po roku nikt już tego nie pamięta. Księgowość traktuje całość przelewu jako darowiznę spółki – i błędnie odlicza ją w CIT.
W takich sytuacjach powinny funkcjonować choćby proste reguły:
- rejestrowanie zbiórek obcych środków (pracownicy, klienci) w odrębnej ewidencji,
- osobne przelewy: jeden jako przekazanie środków zebranych, drugi jako darowizna firmy (jeśli jest),
- jasne oznaczanie przelewów w opisie i w księgach.
Nieprawidłowa dokumentacja dla darowizn rzeczowych
Przy przekazywaniu towarów, nagród na licytacje czy usług problemem bywa zbyt lakoniczny opis dokumentów. Protokół z zapisem „przekazano nagrody” lub „przekazano usługę reklamową” jest niewystarczający. W razie kontroli trudno będzie obronić przyjętą wycenę oraz wykazać, co dokładnie opuściło majątek firmy.
Z praktyki doradców wynika, że dobrą ochroną jest wewnętrzna notatka, w której księgowy lub osoba odpowiedzialna opisze:
- jak ustalono wartość rynkową (np. na podstawie cennika, ostatniej sprzedaży, oferty konkurencji),
- czy przekazywany towar/usługa jest standardowym produktem firmy,
- czy wcześniej przysługiwało prawo do odliczenia VAT.
Jak przygotować się do kolejnych Finałów WOŚP w firmie
Prosta procedura wewnętrzna
Nawet niewielkie przedsiębiorstwo może opracować krótką, jednostronicową procedurę opisującą zasady udziału w WOŚP. Taki dokument nie musi mieć formalnej rangi regulaminu zarządu – ważne, że porządkuje temat i ułatwia życie księgowym. W praktyce procedura może obejmować:
- kto podejmuje decyzję o wysokości i formie darowizny (zarząd, właściciel, dyrektor działu),
- kto odpowiada za kontakt z WOŚP i gromadzenie dokumentów,
- jak opisywać przelewy i jak numerować protokoły przekazania,
- jak rozróżniać darowizny od sponsoringu (prosty test: „czy mamy świadczenie wzajemne?”),
- w jaki sposób ewidencjonować zbiórki pracownicze lub klientowskie.
Takie minimum formalizacji oszczędza nerwów przy zmianie księgowego, audycie czy sprzedaży firmy (due diligence).
Współpraca działu marketingu, HR i księgowości
Decyzje o udziale w WOŚP często wychodzą z marketingu lub HR – to oni organizują eSkarbonkę, wydarzenia firmowe, licytacje. Jeżeli nie ma przepływu informacji do księgowości, łatwo o rozjazd między komunikacją zewnętrzną a realnymi skutkami podatkowymi.
Przykład z praktyki: dział marketingu podpisuje z WOŚP prostą umowę „partnerstwa”, w której zapisano świadczenia reklamowe. W mediach wewnętrznych opisuje akcję jako „darowiznę na WOŚP”. Księgowość, opierając się na tej narracji, wciąga przelew w darowizny do odliczenia. Dopiero przy kontroli wychodzi na jaw, że formalnie był to sponsoring.
Rozwiązanie jest proste: każdy dokument lub istotne ustalenie z WOŚP (w tym mailowe potwierdzenie logotypu) powinny trafiać w kopii do osoby odpowiedzialnej za podatki. Kilkuminutowa konsultacja na etapie planowania kampanii ratuje przed późniejszymi korektami.
Darowizny na WOŚP w jednoosobowej działalności a w spółkach
Przedsiębiorca na PIT (JDG)
W przypadku jednoosobowej działalności darowizny na WOŚP rozlicza się w zeznaniu rocznym PIT jako darowizny na OPP, w granicach ustawowych limitów. Sam zapis w księdze przychodów i rozchodów (KPiR) zależy od przyjętej praktyki, ale należy odróżnić:
- darowizny pieniężne – nie są kosztem uzyskania przychodu w KPiR,
- wydatki reklamowe/sponsoringowe – mogą być kosztem, jeśli spełniają ogólne warunki.
Przedsiębiorca musi zdecydować, czy woli potraktować wydatek jako koszt reklamy (i odliczyć go w całości w KPiR), czy jako darowiznę odliczaną w PIT (z limitem). W przypadku klasycznej współpracy sponsorskiej najczęściej korzystniejsze jest rozliczenie jako koszt, o ile urząd skarbowy uzna związek wydatku z przychodem.
Spółki na CIT
Spółki kapitałowe (z o.o., akcyjne) rozliczają darowizny na WOŚP w CIT-8, w części dotyczącej pomniejszeń dochodu, z limitem procentowym. W ich przypadku szczególne znaczenie ma:
- poprawne podjęcie decyzji przez właściwy organ (zarząd, wspólnicy),
- zgodność darowizny z umową spółki / statutem (jeśli są w nim ograniczenia),
- prawidłowe ujawnienie w sprawozdaniu finansowym, jeżeli kwota jest istotna.
Jeżeli spółka jest w grupie kapitałowej, dobrze jest także sprawdzić, czy polityka grupowa CSR przewiduje określone formy i limity wsparcia dla organizacji charytatywnych. Zdarza się, że centrala wymaga raportowania wszystkich tego typu darowizn wraz z dokumentami potwierdzającymi status OPP.
Darowizny wieloletnie, akcje cykliczne i rozliczenia międzyokresowe
Umowy ramowe i deklaracje wieloletnie
Niektóre firmy deklarują wsparcie WOŚP w perspektywie kilku lat – np. poprzez umowę ramową lub list intencyjny. Z podatkowego punktu widzenia istotny jest moment faktycznego przekazania środków lub rzeczy, a nie samo zobowiązanie na przyszłość. Darowiznę odlicza się w roku, w którym została faktycznie dokonana.
Przy takich deklaracjach warto spisać harmonogram i wewnętrzne limity roczne, aby nie okazało się, że w jednym roku przekroczono nie tylko limit odliczenia, ale także apetyty budżetowe firmy. W księgach rachunkowych sama deklaracja nie rodzi jeszcze skutków – pojawiają się one dopiero przy realnym przekazaniu majątku.
Akcje cykliczne i rozliczenia w czasie
Jeżeli firma co roku angażuje się w WOŚP w podobnym zakresie, można ująć to w planowaniu budżetu kosztów, a czasem także w rozliczeniach międzyokresowych kosztów. Dotyczy to zwłaszcza akcji, które przygotowywane są jeszcze w starym roku, a realizowane w nowym (np. produkcja materiałów promocyjnych, które zostaną wykorzystane przy styczniowym Finale).
W takiej sytuacji część wydatków może być ujmowana jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów, a następnie odnoszona w koszty w roku, w którym następuje wydarzenie. Z punktu widzenia samej darowizny (moment przekazania środków lub rzeczy na WOŚP) rok podatkowy pozostaje jednak kluczowy.
Bezpieczeństwo podatkowe – kiedy warto sięgnąć po interpretację lub opinię
Interpretacja indywidualna KIS
Przy dużych projektach, kilku rodzajach świadczeń (pieniądze, towary, usługi, wspólne wydarzenia) oraz łączeniu darowizny z elementami sponsoringu, korzystne bywa wystąpienie o interpretację indywidualną do Krajowej Informacji Skarbowej. Ma to sens zwłaszcza wtedy, gdy:
- wartość wsparcia jest znaczna w skali firmy,
- model współpracy z WOŚP jest niestandardowy,
- firma chce mieć pełną pewność co do prawa do odliczenia i sposobu opodatkowania VAT.
We wniosku warto bardzo precyzyjnie opisać, jakie świadczenia otrzymuje WOŚP, a jakie – jeśli w ogóle – świadczenia wzajemne otrzymuje firma. Dobrze też dołączyć projekty umów, regulaminów akcji, schemat przepływów pieniężnych i towarowych.
Opinia doradcy podatkowego i audyt wewnętrzny
Nie zawsze jest czas na interpretację – zwłaszcza tuż przed Finałem, gdy wszystko dzieje się szybko. W takich sytuacjach można sięgnąć po krótką opinię doradcy podatkowego albo przeprowadzić wewnętrzny mini‑audyt dotychczasowych praktyk: przeanalizować kilka ostatnich lat, sprawdzić, jak kwalifikowano wydatki, czy dokumentacja jest kompletna, czy prawidłowo wykazano odliczenia w PIT/CIT.
Taki przegląd wykonany raz, a potem aktualizowany co kilka lat, znacznie zmniejsza ryzyko problemów przy ewentualnej kontroli skarbowej czy zmianie zespołu księgowego.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy darowizna na WOŚP od firmy można odliczyć od podatku?
Tak. Darowizna na WOŚP od firmy (zarówno pieniężna, jak i rzeczowa) może podlegać odliczeniu od dochodu w PIT lub CIT, ponieważ WOŚP ma status organizacji pożytku publicznego (OPP) i działa m.in. w obszarze ochrony zdrowia. Odliczenie jest jednak limitowane – przepisy ustaw o PIT i CIT określają maksymalny procent dochodu, który można w ten sposób odliczyć.
Aby skorzystać z odliczenia, darowizna musi być właściwie udokumentowana (np. potwierdzenie przelewu, protokół przekazania rzeczy) i jasno wskazana jako darowizna na cele statutowe WOŚP. Sama informacja marketingowa o wsparciu WOŚP nie wystarczy – kluczowe są dokumenty księgowe.
Jak prawidłowo udokumentować darowiznę pieniężną na WOŚP w firmie?
Podstawowym dowodem jest potwierdzenie przelewu lub wyciąg bankowy z rachunku firmowego, z którego wynika: data, kwota, odbiorca (WOŚP) i tytuł przelewu. W tytule warto wpisać np. „darowizna na cele statutowe WOŚP” oraz numer finału, jeśli wsparcie dotyczy konkretnej edycji.
Przy wyższych kwotach warto dodatkowo uzyskać potwierdzenie od WOŚP (np. podziękowanie lub zaświadczenie) z wyszczególnieniem kwoty i daty wpływu. Ułatwia to późniejsze wykazanie darowizny w zeznaniu rocznym i w razie kontroli podatkowej.
Jak rozliczyć darowiznę rzeczową na WOŚP (sprzęt, usługi, vouchery) w firmie?
Darowiznę rzeczową należy najpierw wycenić – co do zasady według wartości rynkowej z dnia przekazania. W przypadku towarów handlowych punktem odniesienia jest koszt ich nabycia (powiększony o przygotowanie do sprzedaży), a dla usług i voucherów – standardowa cena sprzedaży stosowana wobec innych klientów.
Potrzebny jest też dokument przekazania, np. protokół, umowa darowizny lub potwierdzenie odbioru od WOŚP, w którym wskażemy rodzaj, ilość i wartość świadczenia. Jeżeli przy zakupie tych towarów firma odliczyła VAT, trzeba dodatkowo przeanalizować obowiązek naliczenia VAT należnego od nieodpłatnego przekazania.
Czym różni się darowizna na WOŚP od sponsoringu i jak to wpływa na podatki?
Darowizna jest świadczeniem całkowicie nieodpłatnym – firma przekazuje pieniądze, rzeczy lub prawa i nie otrzymuje w zamian żadnego ekwiwalentu. W takim wypadku mówimy o odliczeniu darowizny od dochodu (w granicach ustawowych limitów).
Sponsoring to umowa świadczeń wzajemnych – w zamian za wsparcie firma otrzymuje określone świadczenia promocyjne (np. ekspozycję logo, reklamę, pakiet działań wizerunkowych). Wtedy wydatek może być kosztem uzyskania przychodu (bez limitu procentowego), ale musi mieć realne, udokumentowane uzasadnienie reklamowo‑biznesowe. Granica między darowizną a sponsoringiem jest istotna przy ewentualnej kontroli podatkowej.
Czy przekazanie części przychodu ze sprzedaży na WOŚP to darowizna czy koszt reklamy?
Mechanizmy typu „5 zł z każdej sprzedanej sztuki produktu X przekazujemy na WOŚP” łączą element marketingu z darowizną. Z perspektywy podatkowej kluczowe jest, aby wyodrębnić faktyczną darowiznę – czyli konkretny przelew na konto WOŚP – i udokumentować ją jak każdą inną darowiznę.
Sprzedaż produktów pozostaje normalnym przychodem firmy, a dopiero późniejsze przekazanie ustalonej kwoty na WOŚP jest darowizną podlegającą odliczeniu (z limitem). Same koszty kampanii reklamowej (grafika, reklamy, materiały promocyjne) rozlicza się odrębnie jako koszty działalności marketingowej, a nie jako darowiznę.
Czy od darowizny rzeczowej na WOŚP trzeba zapłacić VAT?
Jeżeli przekazywany towar lub środek trwały był przy zakupie objęty prawem do odliczenia VAT, to nieodpłatne przekazanie na WOŚP może rodzić obowiązek naliczenia VAT należnego – jak przy zwykłej sprzedaży. Sam fakt, że obdarowaną jest OPP (WOŚP), nie zwalnia automatycznie z VAT.
Zwolnienia z VAT przy darowiznach są stosunkowo rzadkie i wynikają z konkretnych przepisów szczególnych. Dlatego przy większych darowiznach rzeczowych warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym i prawidłowo udokumentować zarówno wycenę rzeczy, jak i ewentualne rozliczenie VAT.
Esencja tematu
- Darowizna na WOŚP w ujęciu podatkowym to nieodpłatne świadczenie (pieniądze, rzeczy, prawa majątkowe) bez jakiegokolwiek ekwiwalentu dla firmy; inne zasady rozliczeń dotyczą darowizny, a inne sponsoringu.
- WOŚP jako organizacja pożytku publicznego (OPP) umożliwia przedsiębiorcom skorzystanie z preferencji podatkowych, pod warunkiem spełnienia wymogów ustaw o PIT i CIT oraz właściwego udokumentowania darowizny.
- Darowizny firm na WOŚP mogą mieć formę pieniężną, rzeczową, przekazania części przychodu lub przedmiotów na licytację – każda z nich wywołuje inne skutki podatkowe i wymaga odrębnego podejścia do dokumentacji.
- Kluczowe dla rozliczeń jest właściwe udokumentowanie: celu darowizny (np. „na cele statutowe WOŚP”), wartości przekazanego świadczenia oraz związku z działalnością firmy, jeśli ma być zastosowane odliczenie.
- Podstawę prawną rozliczania darowizn firmowych na WOŚP stanowią równolegle: ustawy o CIT i PIT, ustawa o VAT (zwłaszcza przy darowiznach rzeczowych), ustawa o działalności pożytku publicznego i Kodeks cywilny.
- Rozróżnienie między darowizną a sponsoringiem opiera się na istnieniu świadczeń wzajemnych: darowiznę można odliczyć od dochodu w limicie, natomiast sponsoring (z uzasadnieniem biznesowym) może stanowić koszt uzyskania przychodu bez limitu procentowego.
- W przypadku darowizn pieniężnych podstawowym dowodem jest potwierdzenie przelewu lub wyciąg bankowy, a przy większych kwotach warto dysponować dodatkowym potwierdzeniem z WOŚP oraz odpowiednio opisanym tytułem wpłaty.
