WOŚP: jak działa rozliczanie puszek w sztabie i co się dzieje po zakończeniu zbiórki

Organizacja sztabu WOŚP a rozliczanie puszek – ogólne zasady

Rozliczanie puszek WOŚP w sztabie to ściśle uregulowany proces, który ma zapewnić przejrzystość, bezpieczeństwo i zgodność z wytycznymi Fundacji. Od poprawnego zorganizowania tego etapu zależy nie tylko komfort wolontariuszy, lecz także wiarygodność całej zbiórki. W każdym sztabie obowiązują procedury przekazane przez WOŚP, ale doświadczone ekipy rozwijają je o własne, praktyczne rozwiązania.

Najważniejszym celem rozliczania puszek jest bezpieczne i rzetelne policzenie pieniędzy z każdej skarbonki, właściwe ich opisanie, odnotowanie w dokumentach i przekazanie na konto Fundacji. Proces jest wieloetapowy, a na każdym etapie zaangażowane są inne osoby: wolontariusze, członkowie sztabu, kasjerzy, liczący, koordynator finansowy, a często także ochrona lub policja.

W praktyce rozliczanie puszek zaczyna się dużo wcześniej niż w dniu Finału. Dobór ludzi do zespołu liczącego, przygotowanie pomieszczeń, zabezpieczenie kaset w kasach, opracowanie grafiku – wszystko to wpływa na sprawność i bezpieczeństwo liczenia. Sztab, który opracuje procedury z wyprzedzeniem, unika kolejek, chaosu przy wydawaniu zaświadczeń i powtarzania tych samych pytań po kilkadziesiąt razy.

Rola szefa sztabu i koordynatora finansowego

Za ogólny kształt i bezpieczeństwo rozliczania puszek odpowiada szef sztabu. To on podpisuje umowę z Fundacją, czuwa nad przestrzeganiem regulaminu i powołuje osoby odpowiedzialne za finanse. Zwykle wyznacza koordynatora finansowego albo skarbnika sztabu, który nadzoruje proces liczenia i księgowania środków.

Koordynator finansowy przygotowuje m.in.:

• procedury obiegu puszek – kto, kiedy i jak je wydaje oraz przyjmuje,
• instrukcje dla zespołu liczącego i kasjerów,
• podział zespołu na zmiany oraz przydział zadań (liczenie, wprowadzanie danych, obsługa systemu),
• komunikację z bankiem współpracującym ze sztabem,
• sposób przechowywania gotówki i puszek w czasie liczenia.

W większych sztabach funkcjonuje także szef ochrony lub koordynator ds. bezpieczeństwa, który dba o to, by w strefie liczenia znajdowały się wyłącznie uprawnione osoby. Współpraca między finansami a ochroną jest kluczowa – szczególnie późnym wieczorem i w nocy, gdy do sztabu trafiają ostatni wolontariusze.

Podstawowe pojęcia związane z rozliczaniem puszek

W świecie WOŚP funkcjonuje kilka terminów, które dobrze zrozumieć, zanim przejdzie się do praktycznego opisu całego procesu. Ułatwiają one komunikację między wolontariuszami a sztabem.

• Puszka wolontariusza – kartonowa lub metalowa skarbonka oklejona banderolą z numerem identyfikacyjnym. Puszka jest przypisana do konkretnego wolontariusza lub pary wolontariuszy i wydawana wraz z identyfikatorem.
• Zestaw wolontariusza – komplet materiałów: puszka, identyfikator, naklejki-serduszka, ewentualnie koszulka, smycz, zapas folii na puszkę, ulotki. Częścią zestawu jest potwierdzenie odbioru puszki.
• Punkt rozliczeń – wydzielone miejsce (najczęściej sala lub kilka sal) w sztabie, gdzie odbywa się przyjmowanie i rozliczanie puszek.
• Lista wolontariuszy – oficjalny wykaz wszystkich kwestujących, z przypisanymi numerami identyfikatorów i puszek, wydrukowany z systemu sztabowego WOŚP.
• Kwitek rozliczeniowy – dokument generowany po przeliczeniu puszki, zawierający sumę zebranych środków, numer puszki, numer wolontariusza oraz podpisy osób rozliczających.

Przygotowanie sztabu do rozliczania puszek

Sprawne rozliczanie w dniu Finału zależy głównie od przygotowań. Zespół, który przeprowadził kilka Finałów, wie, że najwięcej problemów i nerwów generuje brak jasnych zasad: nieprzemyślany obieg dokumentów, jeden komputer do wszystkiego, brak kleju do banderol lub nożyczek do rozcinania puszek. Im lepiej zaprojektowany proces, tym spokojniejszy będzie dzień zbiórki.

Organizacja przestrzeni i stref w sztabie

Przy liczeniu pieniędzy ważna jest nie tylko liczba osób, lecz także dobrze zaprojektowana przestrzeń. W praktyce sztaby wydzielają kilka stref, które porządkują ruch wolontariuszy i osób liczących:

1. Strefa wejścia wolontariuszy – miejsce, gdzie wolontariusze ustawiają się w kolejce, ogrzewają, odbierają numerki do rozliczenia, piją herbatę. To także dobre miejsce na plakat z instrukcją „krok po kroku, jak oddać puszkę”.
2. Strefa wstępnej kontroli – punkt, gdzie sprawdzane są identyfikatory, numery puszek i kompletność dokumentów, zanim wolontariusz zostanie skierowany do liczenia.
3. Strefa liczenia – serce całego procesu, do którego wstęp mają wyłącznie osoby upoważnione. Tutaj przelicza się zawartość puszek i wprowadza dane do systemu.
4. Strefa przechowywania gotówki – miejsce, w którym gromadzi się już przeliczone środki przed ich przekazaniem do banku lub konwoju. Najczęściej jest to wydzielony pokój lub sejf.

Takie rozdzielenie zapobiega tłokowi, pomyłkom i przypadkowemu wejściu osób postronnych do części, gdzie znajdują się środki pieniężne. W małych sztabach wszystkie te funkcje bywają zrealizowane w jednym pomieszczeniu, ale nawet tam warto umówić się, że np. wolontariusze wchodzą tylko do wyznaczonej części sali, a reszta jest dostępna wyłącznie dla liczących.

Wyposażenie punktu rozliczeń i materiały pomocnicze

Dobrze przygotowany punkt rozliczeń ma pod ręką wszystko, co może być potrzebne przez kilkanaście godzin nieprzerwanej pracy. Lista minimalnego wyposażenia wygląda zwykle tak:

• stoły z odpowiednim oświetleniem,
• krzesła dla zespołu liczącego i komputery z dostępem do systemu WOŚP (minimum 2–3 w średnim sztabie),
• koperty, woreczki strunowe lub banderole do pogrupowania banknotów i monet,
• liczarki do banknotów i liczarki do bilonu (jeśli są dostępne),
• kalkulatory, długopisy, markery, kartki robocze, notatniki,
• nożyczki, noże introligatorskie do otwierania puszek, ewentualnie specjalne otwieraki,
• taśmy, zapasowe banderole, klej, spinacze,
• segregatory lub teczki na dokumenty rozliczeniowe,
• zamykane pojemniki lub kasetki na przeliczoną gotówkę.

W większych sztabach standardem jest także dostęp do drukarki (albo kilku), aby na bieżąco generować dokumenty dla wolontariuszy. Przydatne są także listy kontrolne przy każdym stanowisku liczenia – z przypomnieniem kolejnych kroków. Zmęczenie po kilkunastu godzinach sprawia, że nawet doświadczeni liczący wolą mieć „ściągę” na stoliku.

Szkolenie zespołu liczącego i ustalenie procedur

Osoby liczące pieniądze z puszek wolontariuszy powinny przejść krótkie, ale konkretne szkolenie. Najlepiej zorganizować je kilka dni przed Finałem, z pokazem otwierania puszek, liczenia, wypełniania dokumentów i wprowadzania danych do systemu. Warto przećwiczyć co najmniej kilka pełnych „cykli” rozliczenia – od pojawienia się wolontariusza po wydanie mu potwierdzenia.

W czasie szkolenia zespół powinien poznać m.in.:

• jak sprawdzić zgodność numeru puszki z numerem wolontariusza w systemie,
• zasady przeliczania (np. najpierw monety, potem banknoty, kolejność nominałów),
• schemat obiegu dokumentów – kto co podpisuje i gdzie to trafia,
• jak postąpić przy wątpliwościach (np. uszkodzona puszka, rozklejona banderola, duża ilość waluty obcej),
• jak zachować się w sytuacjach konfliktowych lub stresujących z wolontariuszami.

Dobrą praktyką jest podział ról na stałe: jedni członkowie zespołu zajmują się głównie liczeniem, inni wprowadzaniem danych, jeszcze inni wydrukiem potwierdzeń i komunikacją z wolontariuszami. Mniejsza rotacja na stanowiskach przekłada się na mniejszą liczbę pomyłek i szybsze tempo pracy.

Wydawanie puszek wolontariuszom i ewidencja

Bez dobrze zorganizowanego wydawania puszek nie będzie poprawnego rozliczenia. Wszystko zaczyna się od momentu, w którym wolontariusz po raz pierwszy odbiera swoją skarbonkę w sztabie. Ten odbiór musi zostawić ślad w dokumentach i systemie.

Przypisywanie puszek do wolontariuszy

Każda puszka WOŚP ma swój unikalny numer, który jest powiązany z konkretnym wolontariuszem w systemie sztabowym. Przy wydawaniu zestawu:

1. Pracownik sztabu odnajduje wolontariusza na liście (drukowanej lub elektronicznej).
2. Sprawdza dane osoby, dokument tożsamości (zwłaszcza przy pierwszym Finałe danego wolontariusza) i zgodność z identyfikatorem.
3. Wydaje puszkę o konkretnym numerze i zaznacza ten numer przy nazwisku wolontariusza.
4. Pobiera podpis wolontariusza na potwierdzeniu odbioru (lub w systemie elektronicznym).

Takie powiązanie numeru puszki z osobą kwestującą jest kluczowe przy późniejszym rozliczaniu. Pozwala np. szybko sprawdzić, czy dana puszka wróciła do sztabu, albo zidentyfikować błędnie wpisany numer przy rozliczaniu. W przypadku młodszych wolontariuszy w dokumentach pojawia się także opiekun – dorosła osoba, która formalnie współodpowiada za zestaw.

Dokumenty towarzyszące wydaniu puszek

Wydaniu puszki towarzyszą różne dokumenty, których liczba i forma może się różnić w zależności od narzędzi używanych przez sztab. Zazwyczaj stosuje się:

• Potwierdzenie odbioru puszki – kartka lub formularz, na którym wolontariusz podpisuje, że otrzymał określony numer puszki, identyfikator, naklejki i inne materiały. Kopia trafia do sztabu, a druga (lub skan) może być przechowywana w teczce wolontariusza.
• Lista wydanych puszek – zbiorcza tabela, gdzie przy każdym numerze puszki zaznacza się nazwisko wolontariusza, datę i godzinę wydania, a później datę zwrotu.
• Instrukcja kwestowania i rozliczenia – druk informacyjny, na którym opisane są podstawowe prawa i obowiązki wolontariusza, w tym godziny powrotu do sztabu oraz sposób oddania puszki.

Przykładowa uproszczona lista wydanych puszek może wyglądać tak:

Dobrze uzupełniana lista znacznie ułatwia późniejsze sprawdzanie, które puszki już wróciły, które wolontariusze jeszcze kwestują i kiedy orientacyjnie spodziewać się największego ruchu w punkcie rozliczeń.

Instrukcje dla wolontariuszy związane z późniejszym rozliczeniem

Wolontariusze powinni z góry wiedzieć, jak będzie wyglądało ich rozliczenie po zakończeniu kwestowania. To prosty sposób, aby uniknąć nerwowych pytań i nieporozumień. Podczas wydawania puszek warto jasno powiedzieć:

• do której godziny wolontariusz musi wrócić do sztabu (lub co zrobić, jeśli sytuacja losowa to uniemożliwia),
• gdzie dokładnie znajduje się wejście do punktu rozliczeń i czy są tam osobne kolejki dla różnych grup,
• jak będzie przebiegało otwarcie puszki – przy kim, w jakiej kolejności,
• kiedy wolontariusz otrzyma zaświadczenie o zebranej kwocie i jak będzie ono wyglądało.

Praktycznym rozwiązaniem jest krótka, jednostronicowa instrukcja wręczana razem z puszką. W wielu sztabach znajduje się tam schemat typu „krok 1 – wejdź tutaj, krok 2 – zgłoś się do stanowiska X, krok 3 – poczekaj na wydruk potwierdzenia”. Dla młodszych wolontariuszy, często nieco zestresowanych, taka kartka bywa bardzo pomocna.

Zwrot puszek po zakończeniu kwestowania

Organizacja powrotu wolontariuszy do sztabu

Końcówka dnia Finału to zwykle największe obciążenie dla punktu rozliczeń. Godziny powrotu wolontariuszy dobrze jest zaplanować z wyprzedzeniem, tak aby wszyscy nie pojawili się w jednym momencie. Sprawdza się np. system „fal” – grupy wolontariuszy umawiane na określone przedziały czasowe, zależnie od wieku, miejsca kwestowania czy dodatkowych obowiązków (np. udziału w światełku do nieba).

Przy wejściu do sztabu przydaje się osoba kierująca ruchem, która:

• sprawdza, czy wolontariusz ma przy sobie puszkę, identyfikator i ewentualne dodatkowe materiały (skarpetę, terminal, puszkę stacjonarną),
• informuje, gdzie ustawić się w kolejce – np. osobno dla szkół, osobno dla dorosłych, osobno dla grup zorganizowanych,
• uprzedza o orientacyjnym czasie oczekiwania, jeśli punkt rozliczeń jest mocno obciążony.

Przy większych sztabach dobrze działa system „numerków” albo list kolejkowych. Zwalnia on wolontariuszy z konieczności stania w drzwiach – mogą na chwilę usiąść, napić się herbaty, a do liczenia są wzywani przez koordynatora. Z punktu widzenia bezpieczeństwa finansów istotne jest, aby puszki przez cały ten czas pozostawały w zasięgu wzroku wolontariusza lub były przechowywane w wyznaczonej, nadzorowanej strefie.

Rejestracja powrotu i wstępna kontrola puszki

Zanim puszka trafi na stół liczących, powinna przejść krótką kontrolę formalną. Zajmuje się tym zwykle osoba na tzw. „pierwszej linii”. Jej zadania to przede wszystkim:

1. Sprawdzenie zgodności numeru puszki z danymi wolontariusza w systemie lub na liście papierowej.
2. Ocena stanu puszki – czy banderola jest nienaruszona, czy nie ma śladów samodzielnego otwierania lub mechanicznego uszkodzenia.
3. Zaznaczenie godziny zwrotu puszki w ewidencji (np. na liście wydanych puszek) oraz pobranie podpisu wolontariusza przy zdaniu puszki.

Na tym etapie wychwytuje się większość potencjalnych problemów technicznych, np. gdy wolontariusz otrzymał rano jedną puszkę, a przez pomyłkę zwraca inną. Przy wątpliwościach co do stanu skarbonki (naderwana banderola, wgnieciony rant) stosuje się bardziej szczegółowy opis zdarzenia – krótka notatka, zdjęcie telefonem, czasem obecność dodatkowego świadka z zespołu sztabu. Dzięki temu późniejsze wyjaśnienia są znacznie łatwiejsze.

Przygotowanie puszki do liczenia

Po rejestracji puszka trafia na stanowisko liczących. Tam rozpoczyna się już praca stricte finansowa, ale pierwszy krok nadal ma charakter techniczno-formalny. Najczęściej przebiega to tak:

• Na stoliku kładzie się kartę rozliczeniową wolontariusza lub otwiera jego kartę w systemie informatycznym.
• Osoba licząca sprawdza ponownie numer puszki, aby uniknąć pomyłek przy wpisywaniu wyników.
• Banderola puszki jest rozcinana w wyznaczony sposób (np. wzdłuż konkretnej krawędzi), tak aby było widać, że została otwarta w sztabie, a nie wcześniej.
• Jeśli sztab korzysta z monitoringu lub nagrywania procesu, puszka wraz z wolontariuszem powinna znajdować się w polu widzenia kamery przez cały moment otwierania.

W praktyce dobrze sprawdza się zasada, że puszkę otwiera jedna osoba, a zawartość wysypuje się na stół przy obecności minimum dwóch członków zespołu liczącego. Zmniejsza to ryzyko nieporozumień, a jednocześnie przyspiesza proces – jedna osoba koncentruje się na technice otwierania, druga na przygotowaniu miejsca do sortowania.

Szczegółowy przebieg liczenia zawartości puszki

Sposób liczenia może się nieco różnić w zależności od wyposażenia sztabu, lecz zwykle stosuje się kilka żelaznych zasad. Celem jest połączenie szybkości z precyzją, przy zachowaniu pełnej przejrzystości działań.

Standardowy schemat liczenia obejmuje kolejno:

1. Rozdzielenie gotówki na kategorie – osobno monety, osobno banknoty, osobno waluta obca oraz ewentualne inne formy wsparcia (np. czeki, weksle, nietypowe pamiątki wymagające wyceny).
2. Liczenie monet – od najniższych nominałów do najwyższych. Można liczyć ręcznie (odkładając po określonych „paczkach”) lub z pomocą liczarki bilonu. Najważniejsze, by na koniec jasno odnotować ilość i wartość każdego nominału.
3. Liczenie banknotów – analogicznie, z podziałem na nominały. Przy większych kwotach dobrze jest liczyć w obecności drugiej osoby, która potwierdza kwotę lub powtarza liczenie.
4. Sumowanie wyników – najpierw na roboczej kartce lub w tabeli, później przeniesienie łącznej kwoty (oraz rozbicia na walutę polską i obcą) do systemu sztabowego.
5. Kontrolę krzyżową – druga osoba weryfikuje wprowadzone dane, przynajmniej dla wybranych puszek lub wtedy, gdy kwota jest wyjątkowo wysoka.

W wielu sztabach przyjęło się, że wolontariusz nie przelicza własnej puszki. Może patrzeć na proces, zadać pytania, zrobić zdjęcie tablicy z kwotą, ale za wynik odpowiada wyłącznie wyznaczony zespół liczący. Chroni to obie strony – wolontariusz nie jest podejrzewany o wpływanie na liczenie, a zespół ma jasny podział odpowiedzialności.

Waluta obca i inne niestandardowe formy wpłat

W puszkach coraz częściej pojawiają się monety i banknoty z innych krajów. Dla zespołu liczącego oznacza to dodatkowe zadanie. Zwykle stosuje się prostą procedurę:

• Oddzielne pojemniki na walutę obcą – najlepiej z podziałem na strefy (np. „euro”, „inne waluty europejskie”, „pozostałe”).
• Na karcie rozliczeniowej przy danej puszce wpisuje się łączną ilość waluty obcej bez przeliczania na złotówki – taka wycena następuje później, zbiorczo, już po przekazaniu środków do centrali.
• Przy nietypowych znaleziskach (stare banknoty wycofane z obiegu, lokalne żetony, monety kolekcjonerskie) sporządza się krótką notatkę z opisem.

Czasem w puszkach pojawiają się też prywatne pamiątki – biżuteria, zegarki, drobne upominki. W takich sytuacjach sztab nie powinien ich od razu wyceniać „na oko”. Lepszym rozwiązaniem jest zabezpieczenie przedmiotów w opisanej kopercie i przekazanie według wytycznych Fundacji, która organizuje ich profesjonalną wycenę lub licytacje.

Wprowadzanie wyników do systemu i generowanie potwierdzeń

Po zakończeniu liczenia przychodzi moment formalnego utrwalenia wyniku. Służy do tego system informatyczny WOŚP lub – w mniejszych sztabach – papierowe karty rozliczeniowe, z których dane są przenoszone do systemu zbiorczo.

Typowa kolejność działań wygląda następująco:

1. Operator systemu wybiera w programie konkretnego wolontariusza i numer puszki.
2. Wprowadza łączną kwotę zebranych środków w PLN oraz – jeśli jest taka opcja – informację o zebranej walucie obcej.
3. System nadaje numer dokumentu rozliczeniowego i zapisuje dane w bazie sztabu.
4. Na tej podstawie generuje się potwierdzenie dla wolontariusza – najczęściej w formie wydruku lub pliku PDF wysyłanego później mailowo.

Wydruk zawiera zwykle: imię i nazwisko wolontariusza, numer puszki, datę i godzinę rozliczenia, zebraną kwotę oraz podpis osoby upoważnionej ze sztabu. W niektórych sztabach podpisuje się od razu dwa egzemplarze – jeden dla wolontariusza, drugi do archiwum. Przy dużej liczbie wolontariuszy pomaga przygotowanie wcześniej wzoru pieczątki z podstawowymi danymi sztabu.

Przekazanie informacji wolontariuszowi

Chwila ogłoszenia wyniku to często emocjonalny moment – zwłaszcza dla młodszych kwestujących. Warto zadbać, aby przebiegał spokojnie i jasno. Osoba z zespołu liczącego lub koordynator powinna:

• przekazać zebraną kwotę słownie, upewniając się, że wolontariusz dobrze ją usłyszał i zrozumiał,
• wskazać na wydrukowane potwierdzenie albo ekran, jeśli potwierdzenie ma formę elektroniczną,
• odpowiedzieć na pytania – np. o różnice między kwotą w systemie a późniejszym komunikatem ogólnym, który może obejmować jeszcze dodatkowe formy wpłat (eSkarbonka, licytacje).

Dobrą praktyką jest przygotowanie w osobnym miejscu małego „punktu informacji” dla wolontariuszy, gdzie mogą chwilę odsapnąć, wypić gorącą herbatę i spokojnie obejrzeć swoje potwierdzenie. Część sztabów wywiesza też tablicę z rosnącą łączną kwotą – przy czym dane z poszczególnych puszek wprowadza się tam dopiero po upewnieniu się, że wszystkie dokumenty zostały poprawnie zapisane.

Postępowanie w sytuacjach problemowych przy rozliczaniu

Nawet najlepiej przygotowany sztab spotka się z nietypowymi sytuacjami. Dobrze ustalona z góry procedura sprawia, że osoby liczące nie muszą improwizować pod presją czasu.

Opóźniony zwrot puszki lub brak kontaktu z wolontariuszem

Zdarza się, że wolontariusz nie wraca do sztabu o umówionej godzinie. Zanim uzna się to za problem, trzeba wziąć pod uwagę warunki dnia Finału: pogodę, korki, wydłużające się wydarzenia plenerowe. Mimo to sztab powinien mieć jasny próg alarmowy, po przekroczeniu którego rozpoczyna się poszukiwanie kontaktu.

Najczęściej przyjmuje się następujące kroki:

1. Telefoniczny kontakt z wolontariuszem lub jego opiekunem – przypomnienie o konieczności zwrotu puszki, ustalenie przyczyny opóźnienia.
2. Jeśli kontaktu nie ma – próba skontaktowania się przez szkołę, grupę, z którą wolontariusz kwestował, lub osoby, które były z nim w parze.
3. W przypadku utrzymującego się braku kontaktu do ustalonej godziny zgłasza się sprawę do koordynatora sztabu, który decyduje o dalszych krokach, w tym o ewentualnym zawiadomieniu odpowiednich służb lub centrali WOŚP.

Takie sytuacje statystycznie zdarzają się rzadko, a najczęściej kończą się prozaicznie – okazało się, że wolontariusz zgubił orientację w mieście albo bateria w telefonie padła w trakcie kwestowania. Mimo to sztab musi mieć świadomość, że każda nieoddana puszka to nie tylko kwestia rozliczeń finansowych, ale też bezpieczeństwa danej osoby.

Uszkodzona puszka lub naruszona banderola

Gdy puszka wraca z wyraźnymi uszkodzeniami, liczenie nie powinno odbywać się „rutynowo”. Wprowadza się wtedy bardziej formalny tryb rozliczenia:

• obecność koordynatora rozliczeń lub szefa sztabu przy otwieraniu,
• sporządzenie pisemnej notatki służbowej z opisem stanu puszki, widocznych uszkodzeń oraz ewentualnego wyjaśnienia wolontariusza,
• opcjonalnie wykonanie zdjęć, na których widać numer puszki i uszkodzenia.

Sam proces liczenia przebiega normalnie, jednak dokumenty są później przechowywane wraz z notatką. Przy poważniejszych naruszeniach (np. wyraźnie rozklejone wieko) decyzję o dalszym postępowaniu sztab podejmuje w porozumieniu z Fundacją WOŚP, zgodnie z obowiązującymi wytycznymi.

Rozbieżności lub wątpliwości przy liczeniu

Bywa, że liczarka pokazuje inną kwotę niż ręczne przeliczenie lub członkowie zespołu podają różne wyniki dla tej samej partii banknotów. W takich sytuacjach obowiązuje kilka prostych reguł:

1. Przeliczenie spornej części gotówki jeszcze raz, najlepiej przez inną osobę.
2. Jeśli rozbieżność się utrzymuje – oddzielenie tej partii i ponowne przeliczenie po krótkiej przerwie (zmniejsza to ryzyko błędu wynikającego ze zmęczenia).
3. Jeżeli mimo kilku prób nie ma zgody co do kwoty, ostateczną decyzję podejmuje koordynator liczenia, a w karcie rozliczeniowej można zamieścić krótką adnotację o trudności.

Najważniejsze, aby nie korygować wyniku „na oko” i nie dopisywać drobnych kwot bez jasnego uzasadnienia. Każda wpisana suma musi mieć podstawę w faktycznie przeliczonej gotówce.

Zgłoszenia od wolontariuszy po rozliczeniu

Czasem wolontariusz wraca do sztabu po kilku godzinach z pytaniem, czy nie pomylono się przy liczeniu albo czy można „jeszcze raz sprawdzić” wynik. W takiej sytuacji przydaje się przejrzysty zapis całego procesu:

• robocze notatki z liczenia (tabele z nominałami),
• zachowany wydruk z systemu,

Dodatkowe weryfikacje i ponowne przeliczenia

Zgłoszenie wątpliwości przez wolontariusza nie oznacza automatycznie, że popełniono błąd. To raczej sygnał, że trzeba spokojnie przejrzeć dokumenty. Typowy przebieg takiej sytuacji wygląda tak:

• koordynator lub osoba z zespołu liczącego sięga do archiwum po kartę rozliczeniową i robocze tabele z liczenia,
• porównuje sumy z tabel z kwotą wpisaną do systemu i na wydruku dla wolontariusza,
• jeśli cokolwiek się nie zgadza – prosi o pomoc drugą osobę z zespołu, aby zobaczyć proces „drugimi oczami”.

Przeliczenie puszki ponownie jest możliwe tylko wtedy, gdy gotówka wciąż znajduje się fizycznie w sztabie i nie została jeszcze zapakowana do zbiorczego depozytu. Gdy środki są już w zaplombowanych workach, nie otwiera się ich bez zgody koordynatora i bez wyraźnej przyczyny (np. poważnej rozbieżności w dokumentach).

Jeżeli po sprawdzeniu dokumentów okaże się, że wynik został wpisany błędnie, sztab dokonuje oficjalnej korekty w systemie, opisując jej powód w notatce wewnętrznej. Wolontariusz otrzymuje nowe potwierdzenie z poprawną kwotą, a poprzedni wydruk trafia do segregatora z adnotacją o korekcie.

Co dzieje się z pieniędzmi po zakończeniu pracy sztabu

Rozliczenie puszek z wolontariuszami to końcówka jednego etapu i początek następnego. Dla części osób finał kończy się wieczorem, gdy wychodzą ze sztabu, ale w tle pracuje jeszcze cały mechanizm przekazywania środków dalej.

Pakowanie środków i depozyty bankowe

Po zliczeniu pieniędzy z pojedynczych puszek gotówka jest łączona w zbiorcze pakiety. Robi się to według prostych zasad:

• banknoty są układane nominałami, wiązane gumkami lub pakowane w banderole z opisem kwoty i nominału,
• monety pakuje się w woreczki lub rulony – w zależności od wymogów banku obsługującego sztab,
• na każdym worku lub paczce umieszcza się etykietę z numerem sztabu, datą, orientacyjną kwotą i podpisami dwóch osób, które przygotowały pakiet.

Sztab z wyprzedzeniem ustala z bankiem sposób przyjęcia gotówki: godziny otwarcia, wymogi dotyczące opakowań i ewentualne limity dziennych wpłat. W większych miastach częste są kilkukrotne wyjazdy do banku w trakcie dnia, aby nie przetrzymywać dużych sum w sztabie zbyt długo.

Gdy bank jest zamknięty (późny wieczór, niedziela), korzysta się z nocnych skarbców (wrzutni) albo dedykowanej obsługi konwojowej, jeśli została wcześniej zamówiona. Każda zmiana miejsca przechowywania środków powinna mieć swój ślad w dokumentacji wewnętrznej sztabu.

Bezpieczeństwo przechowywania gotówki

Od momentu przeliczenia do chwili złożenia depozytu w banku cała gotówka musi być dobrze zabezpieczona. W praktyce oznacza to kilka twardych zasad:

• środki przechowuje się w zamykanej szafie, sejfie lub osobnym pomieszczeniu, do którego dostęp ma ograniczona liczba osób,
• klucze lub kody nie krążą „z rąk do rąk” – odpowiedzialność jest jasno przypisana,
• pomieszczenie z depozytem jest objęte dyżurem jednej z zaufanych osób do czasu przekazania środków do banku.

Im wcześniejsze i częstsze są wyjazdy do banku, tym krócej sztab ma przy sobie duże sumy. W wielu miejscach przyjmuje się zasadę, że po zakończeniu liczenia danego dnia nie zostawia się w siedzibie gotówki ponad absolutne minimum, potrzebne np. na drobne opłaty organizacyjne rozliczane na miejscu.

Wpłata na konto Fundacji WOŚP

Bank obsługujący sztab przyjmuje wpłatę na specjalnie wskazane konto Fundacji. W zależności od lokalnych ustaleń:

• wpłat dokonuje upoważniona osoba ze sztabu – zwykle w obecności świadka,
• bank sporządza potwierdzenie przyjęcia gotówki z wyszczególnieniem liczby worków/pakietów,
• kopie tych potwierdzeń trafiają do dokumentacji sztabu i są później podstawą do rozliczeń z centralą.

Bank może dokonywać ponownego przeliczenia środków (zwłaszcza monet). Gdy różnica między deklarowaną przez sztab kwotą a wynikiem banku przekracza uzgodnione progi, sporządza się protokół rozbieżności. Takie sytuacje są rzadkie, ale procedura jest przewidziana – centrala WOŚP ma stały wgląd w dokumenty bankowe i porównuje je z danymi z systemu sztabów.

Rola centrali WOŚP po zakończeniu Finału

Gdy w sztabie opadnie pierwszy kurz i ostatnia puszka zostanie rozliczona, rozpoczyna się praca na poziomie ogólnopolskim. Z punktu widzenia wolontariusza to niewidoczny etap, ale od niego zależy, ile środków ostatecznie trafi na zakup sprzętu.

Zbieranie danych ze wszystkich sztabów

Każdy sztab ma obowiązek zamknąć rozliczenia w systemie w określonym przez Fundację terminie. Obejmuje to:

• zatwierdzenie wszystkich puszek wolontariuszy,
• wprowadzenie zbiorczych wpłat (np. z puszek stacjonarnych, licytacji lokalnych),
• uzupełnienie informacji o walucie obcej i niestandardowych wpłatach.

Centrala na bieżąco monitoruje postęp. Sztaby, które zbliżają się do terminu granicznego, mogą liczyć na przypomnienia i wsparcie techniczne. Dopiero po zamknięciu wszystkich sztabów możliwe jest przygotowanie pełnego, oficjalnego wyniku Finału.

Weryfikacja, audyt i sprawozdania

Fundacja prowadzi szczegółowy audyt zebranych środków. Dane z systemu sztabów porównywane są z:

• wyciągami bankowymi,
• potwierdzeniami wpłat gotówkowych i bezgotówkowych,
• informacjami z serwisów obsługujących eSkarbonki i płatności online.

Wybrane sztaby mogą zostać poproszone o przesłanie dodatkowych dokumentów (np. skanów protokołów z liczenia, notatek dotyczących uszkodzonych puszek). Nie jest to sytuacja nadzwyczajna – raczej standardowy element kontroli, który pokazuje, w jaki sposób dbano o przejrzystość rozliczeń.

Na podstawie zebranych danych Fundacja przygotowuje sprawozdanie finansowe, które później jest publicznie dostępne. Można w nim zobaczyć nie tylko końcową kwotę, ale też strukturę wpływów (gotówka, przelewy, licytacje) oraz sposób wydatkowania środków.

Od kwoty na koncie do zakupu sprzętu

Po zakończeniu audytu i potwierdzeniu ostatecznej kwoty rozpoczyna się etap, który interesuje większość osób: zakup sprzętu medycznego. Fundacja przeprowadza konkursy ofert dla producentów i dystrybutorów, określając dokładnie parametry, jakich potrzebują szpitale.

W praktyce wygląda to tak:

1. konsultacje z placówkami medycznymi – ustalenie, gdzie sprzęt jest najbardziej potrzebny,
2. ogłoszenie zapytań ofertowych i porównanie propozycji,
3. negocjacje warunków dostaw i serwisu,
4. podpisanie umów i nadzór nad dostawami do konkretnych szpitali.

Informacje o tym, jaki sprzęt został kupiony z danego Finału, są zwykle publikowane w formie komunikatów i raportów. Dzięki temu cały łańcuch – od monety wrzuconej do puszki, przez liczenie w sztabie, aż po urządzenie w szpitalu – jest możliwy do prześledzenia.

Organizacja pracy sztabu po Finałowym weekendzie

Zakończenie kwestowania nie oznacza końca pracy w sztabie. Przez kolejne dni (a czasem tygodnie) dopinane są kwestie formalne, które później ułatwiają rozliczenia i przygotowanie kolejnych edycji.

Porządkowanie dokumentów i archiwizacja

Po stronie papierowej i elektronicznej obowiązują podobne zasady: dane mają być kompletne, czytelne i łatwe do odnalezienia. Zwykle przyjmuje się prosty podział:

• segregator z rozliczeniami wolontariuszy (karty, potwierdzenia, ewentualne notatki),
• segregator z dokumentami bankowymi (potwierdzenia wpłat, protokoły różnic),
• teczka z pismami do i z Fundacji (umowa powołująca sztab, korespondencja, zgody),
• dodatkowy zbiór dokumentów dotyczących szczególnych sytuacji – uszkodzone puszki, interwencje służb, reklamacje.

Coraz więcej sztabów prowadzi też archiwum cyfrowe – skanuje kluczowe dokumenty i przechowuje je w uporządkowanych katalogach, z kopią zapasową na osobnym nośniku lub w bezpiecznej chmurze. Ułatwia to pracę w kolejnym roku, zwłaszcza gdy część składu osobowego się zmienia.

Podsumowanie działań z wolontariuszami

Po finałowym maratonie przychodzi moment na oddech i krótką analizę. Sporo sztabów organizuje spotkanie podsumowujące dla wolontariuszy i osób zaangażowanych:

• przekazuje się wtedy informacje o wstępnej lub ostatecznej kwocie zebranej przez sztab,
• pokazuje, jak wyglądał proces liczenia i rozliczania „od kuchni”,
• zbiera opinie: co działało dobrze, a co wymaga poprawki przy kolejnym Finale.

To także dobry moment, aby wręczyć podziękowania – dyplomy, drobne upominki, zdjęcia. Świadomość, że wysiłek wolontariuszy został zauważony, mocno wpływa na ich motywację do udziału w przyszłych edycjach.

Wnioski na kolejny rok

Najświeższe doświadczenia są bezcenne, dlatego część koordynatorów jeszcze w tygodniu po Finale spisuje krótką listę wniosków:

• które elementy rozliczania puszek były najsłabszym punktem (np. zbyt mała liczba stanowisk liczenia, problemy z systemem, kolejki),
• jak można ulepszyć logistykę – inne ustawienie sali, dodatkowe oznaczenia, wyraźniejsze instrukcje dla wolontariuszy,
• które procedury zadziałały szczególnie dobrze i warto je utrzymać.

Takie notatki, nawet krótkie, bardzo ułatwiają start kolejnego sztabu – niezależnie od tego, czy w przyszłym roku zespół będzie w tym samym składzie, czy częściowo odnowiony. Dzięki nim cały proces rozliczania puszek staje się z każdą edycją sprawniejszy i bardziej przejrzysty dla wszystkich zaangażowanych.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jak wygląda krok po kroku rozliczanie puszek WOŚP w sztabie?

Po zakończeniu kwestowania wolontariusz zgłasza się do punktu rozliczeń w swoim sztabie. Najpierw w strefie wejścia jest kierowany do kolejki, gdzie może się ogrzać, dostać napój i numer do rozliczenia. Następnie przechodzi do wstępnej kontroli, gdzie sprawdzany jest jego identyfikator, numer puszki oraz zgodność z listą wolontariuszy z systemu WOŚP.

Potem puszka trafia do strefy liczenia, do której mają dostęp tylko upoważnione osoby. Zespół liczący otwiera puszkę, przelicza zawartość, porządkuje ją (np. według nominałów), wpisuje dane do systemu i generuje kwitek rozliczeniowy z kwotą oraz numerem puszki. Przeliczone środki są przekazywane do strefy przechowywania gotówki, skąd później trafiają do banku lub konwoju.

Kto odpowiada za rozliczanie puszek w sztabie WOŚP?

Za całość procesu, jego bezpieczeństwo i zgodność z wytycznymi Fundacji odpowiada szef sztabu. To on podpisuje umowę z WOŚP, powołuje osoby odpowiedzialne za finanse i nadzoruje przestrzeganie regulaminu. W praktyce kluczową rolę pełni koordynator finansowy (lub skarbnik sztabu), który organizuje szczegółowe procedury liczenia i obiegu dokumentów.

W większych sztabach ważną osobą jest także szef ochrony lub koordynator ds. bezpieczeństwa. Pilnuje on, aby do strefy liczenia i przechowywania gotówki miały dostęp wyłącznie upoważnione osoby, często współpracując przy tym z policją lub firmą ochroniarską – zwłaszcza wieczorem i w nocy.

Co dzieje się z pieniędzmi z puszek po ich przeliczeniu?

Po przeliczeniu zawartości puszki środki są porządkowane (np. pakowane w koperty, banderole, woreczki strunowe) i odkładane do strefy przechowywania gotówki – zwykle jest to zamykany pokój, sejf lub kasetka. Na tym etapie pieniądze są już przypisane do konkretnej puszki i wolontariusza za pomocą dokumentów oraz zapisów w systemie WOŚP.

Następnie sztab – zgodnie z ustalonym harmonogramem – przekazuje gotówkę do współpracującego banku lub do konwoju. Bank przyjmuje środki na specjalne konto powiązane z danym sztabem, a cała zebrana kwota jest później rozliczana centralnie przez Fundację WOŚP.

Jak sztab przygotowuje się do rozliczania puszek przed Finałem?

Przygotowania zaczynają się na długo przed dniem Finału. Koordynator finansowy dobiera zespół liczący, ustala grafik zmian, organizuje przestrzeń (strefa wejścia, wstępnej kontroli, liczenia i przechowywania gotówki) oraz kontaktuje się z bankiem. Opracowywane są też procedury obiegu puszek – od wydania wolontariuszowi po przyjęcie z powrotem i rozliczenie.

Sztab zabezpiecza też sprzęt i materiały: stoły, krzesła, komputery z dostępem do systemu WOŚP, drukarki, liczarki do banknotów i bilonu, koperty, banderole, nożyczki, notatniki, pojemniki na gotówkę. Często przygotowuje się też plakaty z instrukcją „krok po kroku, jak oddać puszkę” oraz krótkie ściągi dla zespołu liczącego.

Jakie dokumenty i pojęcia są najważniejsze przy rozliczaniu puszek WOŚP?

Podstawowe znaczenie ma lista wolontariuszy wydrukowana z systemu sztabowego WOŚP – zawiera ona numery identyfikatorów i przypisane do nich puszki. Każdy wolontariusz odbiera tzw. zestaw wolontariusza, w skład którego wchodzi puszka, identyfikator, serduszka oraz potwierdzenie odbioru puszki.

Kluczowym dokumentem po przeliczeniu jest kwitek rozliczeniowy. Zawiera on sumę zebranych środków, numer puszki, numer wolontariusza i podpisy osób rozliczających. Na tej podstawie sztab i Fundacja mogą w każdej chwili odtworzyć drogę każdej puszki i sprawdzić, jaka kwota została do niej przypisana.

Jakie są zasady bezpieczeństwa przy liczeniu pieniędzy z puszek?

Bezpieczeństwo opiera się na ograniczeniu dostępu do pieniędzy, jasnym podziale ról i stałej kontroli dokumentów. Do strefy liczenia i przechowywania gotówki wpuszczane są tylko osoby upoważnione (zespół liczący, kasjerzy, koordynator finansowy, ochrona). Ruch wolontariuszy jest uporządkowany – mają oni wyznaczoną strefę wejścia i czekania, aby nie wchodzili w obszar, gdzie leżą przeliczone środki.

W czasie liczenia stosuje się zasadę kilku par oczu: jedna osoba liczy, inna wprowadza dane, jeszcze inna sprawdza i drukuje dokumenty. Pieniądze są przechowywane w zamykanych kasetkach lub sejfach, a ich transport do banku odbywa się w uzgodnieniu z ochroną lub konwojem.

Najważniejsze lekcje

• Rozliczanie puszek WOŚP to wieloetapowy, ściśle uregulowany proces, którego głównym celem jest bezpieczne, rzetelne policzenie i udokumentowanie zebranych środków oraz przekazanie ich na konto Fundacji.
• Kluczową rolę w organizacji rozliczeń odgrywają szef sztabu i koordynator finansowy, którzy odpowiadają za procedury obiegu puszek, instrukcje dla liczących, współpracę z bankiem i sposób przechowywania gotówki.
• Dobre przygotowanie sztabu przed Finałem (dobór zespołu, opracowanie procedur, grafiku i organizacja zaplecza technicznego) znacząco zmniejsza chaos, kolejki i stres wolontariuszy w dniu zbiórki.
• Proces rozliczania opiera się na precyzyjnie zdefiniowanych pojęciach, takich jak puszka wolontariusza, zestaw wolontariusza, punkt rozliczeń, lista wolontariuszy czy kwitek rozliczeniowy, co ułatwia komunikację i kontrolę.
• Przestrzeń sztabu dzielona jest na strefy (wejścia wolontariuszy, wstępnej kontroli, liczenia i przechowywania gotówki), aby uporządkować ruch, ograniczyć dostęp do pieniędzy i zwiększyć bezpieczeństwo.
• W większych sztabach ważna jest ścisła współpraca koordynatora finansowego z szefem ochrony, który dba, by w strefie liczenia znajdowały się wyłącznie osoby uprawnione, szczególnie w późnych godzinach.
• Dobrze wyposażony punkt rozliczeń (stoły, oświetlenie, komputery z systemem WOŚP, materiały do pakowania gotówki, liczarki, artykuły biurowe) jest niezbędny do sprawnego działania przez wiele godzin nieprzerwanej pracy.

Inne wpisy, które mogą Ci się spodobać:

• 

  Jak powstają skarbonki WOŚP? Ciekawostki o symbolach akcji

• 

  Krok po kroku: Jak założyć własną e-skarbonkę WOŚP?

• 

  Jak zostać liderem sztabu WOŚP?

• 

  Lokalne sztaby WOŚP – jak dołączyć i wspierać?

• 

  Sztab WOŚP w Twojej okolicy – jak się do niego zgłosić?

• 

  Jak działa serce sztabu: rozmowa z osobą, która…