Czym jest zbiórka publiczna i jaki ma związek z fundacją
Definicja zbiórki publicznej według polskiego prawa
Zbiórka publiczna w rozumieniu polskiego prawa to zbieranie ofiar w gotówce lub w naturze w miejscu publicznym, na określony, zgodny z prawem cel. Kluczowe są tu trzy elementy: forma (gotówka lub dary rzeczowe), miejsce (publiczne) oraz cel (społecznie lub publicznie użyteczny, zgodny z ustawą).
Podstawą prawną jest ustawa z 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych. To ona rozstrzyga, kiedy fundacja musi zgłosić zbiórkę, a kiedy nie ma takiego obowiązku. W praktyce nie chodzi o każdą formę pozyskiwania środków, ale tylko o te akcje, które spełniają kryteria zbiórki publicznej.
Nie każda działalność fundraisingowa fundacji będzie zbiórką publiczną. Sprzedaż biletów na koncert, wysyłka przelewów na konto czy kampania SMS Premium rządzą się innymi przepisami. Dlatego najpierw trzeba odpowiedzieć na pytanie: czy to, co planuje fundacja, jest zbiórką publiczną w rozumieniu ustawy, czy może inną formą pozyskiwania środków, która zgłoszenia nie wymaga.
Fundacja jako organizator zbiórki publicznej
Fundacja jest jedną z głównych form prawnych, które mogą prowadzić zbiórki publiczne. Obok fundacji robią to często stowarzyszenia, komitety społeczne czy organizacje kościelne. Ustawa o zbiórkach publicznych nie wprowadza szczególnych ograniczeń dla fundacji, ale nakłada na nie takie same obowiązki jak na innych organizatorów.
Fundacja może prowadzić zbiórki publiczne:
- na cele określone w statucie fundacji,
- na cele szczegółowe (np. leczenie konkretnej osoby), jeżeli te cele mieszczą się w celach statutowych,
- wspólnie z innymi podmiotami – np. w partnerstwie z inną fundacją czy stowarzyszeniem.
W praktyce oznacza to, że zanim fundacja zgłosi zbiórkę, powinna sprawdzić, czy:
- cel zbiórki jest zgodny ze statutem,
- forma zbierania środków spełnia kryteria zbiórki publicznej,
- organizator ma realne możliwości rozliczenia zbiórki (organizacyjnie, księgowo i komunikacyjnie).
Publiczne miejsce a internet – kluczowe rozróżnienie
Ustawa wyraźnie wskazuje, że zbiórka publiczna odbywa się w miejscu publicznym. Jest nim np. ulica, park, galeria handlowa, plac miejski, teren imprezy masowej. Natomiast internet i przelewy bankowe są wyłączone z definicji zbiórki publicznej.
Skutek jest bardzo praktyczny: zbieranie datków przez:
- stronę WWW fundacji z przyciskiem „Wpłać”,
- portale typu crowdfunding,
- media społecznościowe (wpłaty na konto, BLIK, przelewy),
- SMS Premium, przelewy tradycyjne, darowizny przekazywane na konto fundacji,
nie jest zbiórką publiczną w rozumieniu ustawy z 2014 r., dlatego nie wymaga zgłoszenia jako zbiórka publiczna. To oczywiście nie znaczy, że nie ma tu innych obowiązków prawnych (np. podatkowych) – ale są to już inne przepisy.
Kiedy zbiórka fundacji naprawdę wymaga zgłoszenia
Typowe sytuacje, w których zgłoszenie jest konieczne
Zgłoszenia wymaga akcja, w której fundacja zbiera gotówkę lub dary rzeczowe w przestrzeni publicznej, np.:
- wolontariusze z puszkami na ulicach miast, w parkach, na skwerach,
- kwesty pod kościołami, na cmentarzach, podczas procesji,
- zbiórka żywności w sklepach (kosze przy kasach czy przy wejściu),
- zbieranie darów rzeczowych w szkołach, urzędach, firmach – jeśli te miejsca są ogólnodostępne,
- akcje podczas imprez otwartych (festyny, pikniki, koncerty w przestrzeni miejskiej).
Jeśli w takich sytuacjach fundacja zbiera bezpośrednio pieniądze do puszek lub przyjmuje dary, mamy klasyczną zbiórkę publiczną. Wówczas pojawia się obowiązek:
- zgłoszenia zbiórki na portalu zbiórki.gov.pl przed jej rozpoczęciem,
- oznaczenia wolontariuszy, puszek i materiałów informacyjnych,
- sporządzenia sprawozdania z przebiegu i wyników akcji.
Przypadki graniczne – kiedy bywa wątpliwość
Często problemem jest rozstrzygnięcie, czy dana sytuacja to już zbiórka publiczna, czy jeszcze nie. W praktyce pojawiają się takie wątpliwości:
- Impreza biletowana – jeżeli fundacja sprzedaje bilety na koncert, a dochód przeznacza na cele statutowe, zazwyczaj nie jest to zbiórka publiczna, tylko sprzedaż usług (biletu). Zgłoszenie zbiórki nie jest wymagane, ale trzeba rozliczyć przychód jak każdą sprzedaż.
- Licytacja podczas zamkniętego eventu – jeśli wydarzenie jest zamknięte (np. dla zaproszonych gości, z listą uczestników), najczęściej nie traktuje się go jako zbiórki publicznej. Gdy jednak licytacja odbywa się w miejscu publicznym i jest dostępna dla każdego przechodnia – wtedy może mieć znamiona zbiórki publicznej.
- Sklep charytatywny fundacji – sprzedaż towarów (nawet używanych) w stałym sklepie lub online to co do zasady działalność gospodarcza albo odpłatna działalność pożytku publicznego, a nie zbiórka publiczna. Zgłoszenie zbiórki nie jest tu stosowane.
- Zbiórka „do puszki” w biurze firmy – jeżeli akcja jest wyłącznie wewnętrzna, skierowana do zamkniętego grona (pracownicy, członkowie organizacji), a miejsce nie jest powszechnie dostępne, często uznaje się, że nie jest to zbiórka publiczna. Jeśli jednak wejść może każdy klient, interesant czy kontrahent – sytuacja robi się dyskusyjna i zwykle lepiej zgłosić.
W takich granicznych przypadkach warto przeanalizować, czy miejsce faktycznie jest publicznie dostępne oraz czy zbiórka ma charakter ofiar, a nie np. sprzedaży lub świadczenia usług. Gdy odpowiedź brzmi „tak” – bezpieczniej potraktować to jako zbiórkę publiczną i formalnie ją zgłosić.
Cele dozwolone w zbiórkach publicznych
Sama forma zbierania środków to jedno. Drugi kluczowy warunek to cel zbiórki. Ustawa wymaga, aby cel był:
- zgodny z prawem,
- społecznie lub publicznie użyteczny,
- niesprzeczny z zasadami współżycia społecznego.
Przykładowe cele zbiórek publicznych prowadzonych przez fundacje:
- finansowanie leczenia i rehabilitacji chorych dzieci lub dorosłych,
- wspieranie osób z niepełnosprawnością,
- ochrona zwierząt, prowadzenie schronisk, karmy dla zwierząt,
- ratownictwo medyczne, ochotnicze straże pożarne,
- działania edukacyjne, kulturalne, ekologiczne,
- pomoc ofiarom klęsk żywiołowych i katastrof.
Jeżeli fundacja planuje zbiórkę na cel, który ma charakter wyłącznie prywatny, niezwiązany z użytecznością publiczną (np. zakup sprzętu wyłącznie do prywatnego użytku, bez żadnego waloru społecznego), zgłoszenie zbiórki publicznej może zostać zakwestionowane. W praktyce większość klasycznych celów dobroczynnych i społecznych fundacji mieści się jednak w katalogu dozwolonych celów.
Kiedy zbiórka fundacji nie jest zbiórką publiczną
Darowizny przelewane na konto fundacji
Najczęstsza forma wsparcia fundacji – przelew na konto bankowe – nie jest zbiórką publiczną. Nawet jeśli fundacja szeroko promuje numer rachunku w internecie, w mediach, na ulotkach lub plakatach, wciąż mówimy o darowiźnie przekazywanej za pośrednictwem banku, a nie o ofierze zbieranej w miejscu publicznym.
Co za tym idzie:
- fundacja nie zgłasza zbiórki publicznej tylko dlatego, że zachęca do przelewów,
- nie musi składać sprawozdań w trybie ustawy o zbiórkach publicznych z tytułu darowizn na konto,
- powinna za to prowadzić prawidłową ewidencję księgową, przygotowywać sprawozdania finansowe oraz – jeśli ma status OPP – sprawozdania merytoryczne.
Darowizny na konto podlegają natomiast przepisom podatkowym (np. możliwość odliczenia darowizny przez darczyńcę, zwolnienia dla fundacji w PIT/CIT), ale to zupełnie inny zestaw regulacji niż ustawa o zbiórkach publicznych.
Kampanie online: social media, crowdfunding, płatności online
Zgodnie z ustawą, zbiórką publiczną nie jest zbieranie ofiar za pośrednictwem przelewów bankowych, SMS-ów charytatywnych, serwisów internetowych czy innych elektronicznych form płatności. Obejmuje to m.in.:
- kampanie na Facebooku, Instagramie czy YouTube, jeśli wpłaty trafiają na konto lub poprzez operatora płatności,
- akcje na portalach crowdfundingowych przeznaczonych dla NGO lub osób prywatnych (o ile mechanizm polega na przelewach/elektronicznych płatnościach),
- zbiórki prowadzone poprzez bramki płatności (PayU, Przelewy24, PayPal, BLIK, itd.),
- zbiórki SMS Premium, kiedy część kwoty z SMS trafia do fundacji.
Te formy nie wymagają zgłaszania jako zbiórki publiczne w rozumieniu ustawy z 2014 r. Serwisy crowdfundingowe mogą mieć własne regulaminy i wymogi (np. weryfikacja organizacji, sprawozdawczość wewnętrzna), ale są to kwestie umowne pomiędzy fundacją a operatorem serwisu, nie obowiązki z ustawy o zbiórkach publicznych.
Warto jednak pilnować przejrzystości komunikacji: jasno określać cel kampanii online, sposób wykorzystania środków oraz później – realnie informować o efektach. Choć nie wymaga tego ustawa o zbiórkach publicznych, darczyńcy oceniają organizację właśnie po transparentności działań w internecie.
Sprzedaż, loterie, eventy biletowane – inne podstawy prawne
Fundacje coraz częściej łączą tradycyjny fundraising z działaniami sprzedażowymi. Przykłady:
- sprzedaż gadżetów fundacji (koszulki, kubki, kalendarze),
- organizowanie koncertów biletowanych,
- prowadzenie aukcji przedmiotów (np. w serwisach aukcyjnych lub na żywo),
- loterie fantowe i gry losowe.
Część z tych form nie jest zbiórką publiczną, lecz działalnością gospodarczą lub odpłatną działalnością pożytku publicznego. Jeżeli fundacja sprzedaje przedmioty lub bilety w zamian za konkretną cenę, to mamy transakcję sprzedaży, a nie zbieranie ofiar. Dochód można przeznaczyć na cele statutowe, ale sam mechanizm nie podpada pod ustawę o zbiórkach publicznych.
Wyjątek stanowią loterie fantowe i gry losowe – te podlegają osobnej ustawie (prawo loteryjne) i wymagają innych zgód, zezwoleń i rozliczeń. Czasem fundacje łączą zbiórkę publiczną z loterią, co komplikuje sytuację i wymaga osobnego planowania prawno-księgowego.
Dobrą praktyką jest spisanie prostego schematu w fundacji – jakie formy pozyskiwania środków stosujemy i pod jakie przepisy one podlegają (zbiórki publiczne, sprzedaż, loterie, darowizny, kampanie online, 1,5% podatku itd.). To ułatwia szybkie wychwycenie, kiedy pojawia się obowiązek zgłoszenia zbiórki publicznej.
Podstawy prawne i organy odpowiedzialne za zbiórki fundacji
Najważniejsze akty prawne, które trzeba znać
Organizując zbiórki publiczne jako fundacja, trzeba mieć świadomość co najmniej kilku aktów prawnych. Kluczowe są:
- Ustawa z 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych – określa, czym jest zbiórka publiczna, kto może ją prowadzić, jakie są zasady zgłaszania i rozliczania.
- Ustawa z 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach – reguluje ogólne zasady działalności fundacji, jej cele, nadzór, sprawozdawczość.
- Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie – szczególnie istotna dla fundacji OPP (organizacji pożytku publicznego) oraz przy korzystaniu z wolontariatu.
- Prawo o stowarzyszeniach – jeśli fundacja współpracuje przy zbiórce ze stowarzyszeniem lub tworzy wspólne komitety społecznie działające,
- Prawo loteryjne – przy loteriach fantowych, grach losowych, konkursach z elementem losowania nagród,
- Ustawa o prawach konsumenta i kodeks cywilny – przy sprzedaży gadżetów, biletów, usług (szczególnie gdy sprzedaż odbywa się online),
- Ustawa o ochronie danych osobowych i RODO – przy zbieraniu danych darczyńców, newsletterach, formularzach wpłat online,
- Przepisy podatkowe (PIT, CIT, VAT, podatek od spadków i darowizn) – przy kwalifikowaniu przychodów, zwolnieniach i wystawianiu potwierdzeń darowizn.
- Minister właściwy do spraw administracji publicznej – prowadzi portal Zbiorki.gov.pl, przyjmuje zgłoszenia zbiórek publicznych, publikuje sprawozdania, może żądać uzupełnień i wyjaśnień.
- Starostwa i urzędy gmin/miast – obecnie nie rejestrują zbiórek (jak kiedyś), ale mogą reagować np. gdy na ich terenie zbiórka jest prowadzona w sposób sprzeczny z prawem lub porządkiem publicznym.
- Krajowa Administracja Skarbowa (urzędy skarbowe) – patrzy na aspekt podatkowy: przychody fundacji, prawidłowość rozliczeń, ewentualne zwolnienia, wystawiane zaświadczenia dla darczyńców.
- Minister właściwy ds. zabezpieczenia społecznego / rodziny – nadzoruje organizacje pożytku publicznego, analizuje sprawozdania OPP, może kontrolować wydatkowanie środków, w tym z 1,5% podatku.
- Urzędy celno–skarbowe – przy loteriach fantowych i grach losowych.
- dokładne określenie celu zbiórki – możliwie konkretnie, np. „sfinansowanie zakupu sprzętu rehabilitacyjnego dla podopiecznych fundacji oraz pokrycie kosztów turnusów rehabilitacyjnych”, a nie tylko „pomoc osobom chorym”,
- obszar prowadzenia zbiórki – konkretne miejscowości, województwa lub informacja, że zbiórka jest ogólnopolska,
- czas trwania zbiórki – data rozpoczęcia i zakończenia,
- formy zbierania ofiar – puszki kwestarskie, skarbony stacjonarne, sprzedaż cegiełek (jeśli wpisuje się w definicję zbiórki), zbiórka do puszek w trakcie wydarzeń itd.,
- szacunkowe koszty organizacji – np. koszt puszek, materiałów informacyjnych, dojazdów wolontariuszy; trzeba wskazać, czy część środków zostanie na pokrycie kosztów akcji.
- Założyć konto – osoba reprezentująca fundację (np. członek zarządu) tworzy profil, podając swoje dane oraz dane fundacji.
- Potwierdzić tożsamość – logowanie i podpisywanie dokumentów razem z wnioskiem wymaga Profilu Zaufanego albo podpisu kwalifikowanego. Dobrze, by przynajmniej jedna osoba w zarządzie go posiadała.
- Uzupełnić dane fundacji – numer KRS, NIP, REGON, adres siedziby, dane kontaktowe, link do strony internetowej (jeżeli jest).
- Nazwa zbiórki – czyli krótkie określenie akcji, widoczne później w rejestrze publicznym,
- Cel zbiórki – opis, który powinien być zrozumiały dla przeciętnego odbiorcy, nie tylko dla księgowego czy prawnika,
- Rodzaj podmiotu prowadzącego – fundacja, stowarzyszenie, komitet społeczny, inna organizacja,
- Miejsce i sposób prowadzenia zbiórki – np. „na ulicach i w miejscach publicznych na terenie miasta X”, „w trakcie koncertu w dniu…”, „poprzez skarbony stacjonarne w sklepach…”,
- Termin rozpoczęcia i zakończenia – nie może być wsteczny; jeśli akcja ma charakter powtarzalny, lepiej uwzględnić to w czasie trwania (np. kilka miesięcy, a nie dwa tygodnie),
- Planowane koszty – szacunkowe, z podziałem na kategorie wydatków (materiały, logistyka, obsługa).
- sprawdzać status zgłoszenia po zalogowaniu do systemu,
- zarezerwować w planie minimum kilka dni zapasu przed realnym startem akcji, aby uniknąć sytuacji, w której wolontariusze są już gotowi, a zbiórka formalnie jeszcze „nie istnieje” w rejestrze.
- Sprawozdanie z przebiegu zbiórki – opis, jak zbiórka była prowadzona, jakie formy wykorzystano, ilu wolontariuszy brało udział, jakie trudności się pojawiły.
- Sprawozdanie finansowe ze zbiórki – informacje o:
- łącznej kwocie zebranych środków (w podziale np. na gotówkę i inne formy),
- kosztach organizacji zbiórki,
- kwocie przeznaczonej na realizację celu zbiórki.
- kto w fundacji inicjuje pomysł zbiórki i komu go zgłasza,
- kto przygotowuje zgłoszenie na Zbiorki.gov.pl (najczęściej jedna konkretna osoba),
- kto podpisuje dokumenty w systemie i jest formalnie odpowiedzialny za zbiórkę,
- jak wydawane i rozliczane są puszki kwestarskie i skarbony stacjonarne,
- jak wygląda liczenie gotówki i kto w nim uczestniczy,
- jakie dokumenty przechowuje się po zbiórce (protokół z liczenia, listy wolontariuszy, potwierdzenia wpłat do banku).
- Numerowane puszki – każda puszka ma swój numer, zapisany w rejestrze,
- Protokół wydania i zwrotu puszki – wolontariusz potwierdza odbiór konkretnej puszki i późniejszy zwrot,
- Identyfikatory wolontariuszy – zawierają nazwę fundacji, imię i nazwisko, ewentualnie zdjęcie, numer zbiórki z rejestru,
- Protokół z otwarcia i przeliczenia zawartości – liczenie gotówki przynajmniej przez dwie osoby, podpisy, data, numer puszki, zanotowana kwota.
- osobne analityki kont księgowych dla zbiórek publicznych, darowizn przelewanych i przychodów z działalności odpłatnej/gospodarczej,
- oznaczanie wpłat na rachunku bankowym (np. w tytule przelewu) w powiązaniu z konkretną akcją,
- wydzielenie subkont bankowych dla większych zbiórek lub kampanii tematycznych.
- Fundacja organizuje zbiórkę publiczną do puszek w kilku miastach,
- zbiórka publiczna do puszek na określonym terenie (np. kilka miast, wydarzenia lokalne),
- równoległa kampania online – przelewy na konto, płatności szybkie, bramki płatności, zbiórki na portalach crowdfundingu charytatywnego,
- wszystko pod jednym hasłem kampanii, z tym samym celem (np. „pomoc podopiecznemu X”, „wyposażenie domu samodzielności”).
- zbieranie gotówki do puszek i skarbon w przestrzeni publicznej,
- ewentualnie inne formy przekazywania środków w naturze (jeżeli występują).
- „Zbiórka publiczna nr XYZ/2026 na: [cel] – prowadzona w dniach… w formie zbierania do puszek”,
- „Darowizny online na ten sam cel – wpłaty na konto fundacji, przez bramkę płatności, crowdfunding” – już bez odwoływania się do numeru zbiórki publicznej, bo nie ma takiej potrzeby.
- Zbyt późne zgłoszenie – organizacja planuje zbiórkę na konkretny weekend, ale składa wniosek dzień wcześniej. Jeżeli pojawią się braki formalne, akcja może się opóźnić albo w ogóle nie dojść do skutku. Rozwiązanie: traktować zgłoszenie jak element harmonogramu wydarzenia i ustalić wewnętrzną „datę graniczną” (np. 2–3 tygodnie przed startem).
- Nieprecyzyjny opis celu – zbyt ogólne hasła („pomoc potrzebującym”) zamiast rzeczywistego zamiaru („zakup sprzętu rehabilitacyjnego dla…”, „sfinansowanie turnusów rehabilitacyjnych”). Rozwiązanie: napisać opis tak, jakby miał go zrozumieć ktoś całkowicie spoza środowiska fundacji.
- Brak rozdzielenia zbiórek – jedna fundacja zbiera jednocześnie na kilka celów, ale zgłasza wszystko jako jedną zbiórkę, a później trudno jej rzetelnie pokazać, ile środków poszło na który cel. Rozwiązanie: przy większych projektach rozważyć osobne zgłoszenia lub przynajmniej bardzo jasno wskazać w opisie, jak zostaną „podzielone” środki.
- Brak protokołów i ewidencji puszek – pieniądze się „zgadzają”, ale przy kontroli nie ma dokumentów potwierdzających, kto miał jaką puszkę, kiedy ją zdał i kto liczył gotówkę. Rozwiązanie: proste druki protokołów, ponumerowane puszki i choćby arkusz kalkulacyjny z rejestrem.
- Mieszanie środków w kasie – wpłaty z różnych akcji trafiają do jednej, wspólnej puli gotówki, a dopiero potem ktoś próbuje odtworzyć, co skąd pochodziło. Rozwiązanie: od razu po przeliczeniu odkładać gotówkę z konkretnej zbiórki osobno i wpłacać ją oddzielnym przelewem na konto.
- zgodność celu zbiórki z tym, co wpisano w zgłoszeniu,
- terminy – czy zbiórka nie rozpoczęła się przed publikacją w rejestrze i czy nie trwała po deklarowanym końcu,
- kompletność sprawozdań – czy zostały złożone na czas, podpisane przez uprawnione osoby i czy dane w nich są spójne z księgami rachunkowymi,
- ewidencja gotówki – protokoły z liczenia, listy wolontariuszy, dokumenty wpłat do banku.
- dobre przechowywanie dokumentów (wersje papierowe lub skany) w jednym miejscu,
- jasne opisanie przelewów bankowych (np. „Wpływy z puszek – zbiórka nr… – data…”),
- spójność pomiędzy: rejestrem zbiórek – sprawozdaniami – księgowością – komunikacją na stronie WWW.
- terminy potencjalnych wydarzeń (koncerty, jarmarki, święta lokalne),
- okresy, w których realnie masz zasoby ludzi na obsługę zbiórek,
- daty graniczne na zgłoszenia do rejestru i na złożenie sprawozdań.
- Na początku roku – przegląd kalendarza wydarzeń, rezerwacja „okienek” na zbiórki.
- Na 1–2 miesiące przed planowaną akcją – decyzja zarządu, kto jest odpowiedzialny, wstępne koszty i opis celu.
- Na 2–3 tygodnie przed startem – złożenie zgłoszenia, przygotowanie materiałów promocyjnych, wolontariuszy i logistyki.
- Po zakończeniu – rozliczenie wewnętrzne, a następnie złożenie sprawozdań w ustawowych terminach.
- krótkie opisy celu zbiórki na plakatach, ulotkach, stronie WWW – bez żargonu, z konkretnym efektem („kupimy wózek elektryczny”, „opłacimy godzin terapii”),
- podawanie numeru zbiórki z rejestru na materiałach dotyczących akcji do puszek – to sygnał, że wszystko jest formalnie ogarnięte,
- regularne aktualizacje w trakcie zbiórki – krótkie relacje z wydarzeń, szacunkowe informacje, jak idzie, zdjęcia puszek przed liczeniem, relacje wolontariuszy,
- prosta prezentacja efektów po zakończeniu – np. grafika z sumą zebranych środków, podział na wydatki, zdjęcia z zakupionym sprzętem czy zrealizowanymi działaniami.
- jeżeli społeczność organizuje powierniczą zbiórkę przelewową na prywatne konto, a potem całość przekazuje fundacji – nie jest to zbiórka publiczna w rozumieniu ustawy, ale rodzi ryzyka wizerunkowe i podatkowe (po stronie osoby prywatnej),
- bezpieczniejszy model: społeczność promuje oficjalną zbiórkę fundacji – albo publiczną (zgłoszoną do rejestru, jeśli to „do puszek”), albo darowizny przelewowe bezpośrednio na konto lub przez bramkę płatności fundacji.
- jaki jest cel kampanii i w jakim okresie trwa,
- jakie kanały komunikacyjne zostaną wykorzystane,
- jak fundacja udostępni informacje o zebranych środkach i efektach.
- osoba merytoryczna – zna cel zbiórki, odpowiada za opis i późniejsze wydawanie środków,
- koordynator zbiórki – ogarnia zgłoszenie, kontakt z wolontariuszami, logistykę puszek,
- osoba od finansów – współpracuje z księgowością, pilnuje wpłat i protokołów,
- osoba od komunikacji – strona WWW, media społecznościowe, kontakt z mediami.
- chmura plików (np. Dysk Google, OneDrive) – osobne foldery dla każdej zbiórki, z wyraźnym oznaczeniem numeru ze Zbiorki.gov.pl,
- formularze online – rejestracja wolontariuszy, ich dane kontaktowe, potwierdzenia udziału,
- szablony dokumentów – protokoły, ewidencje puszek, regulaminy – raz dobrze przygotowane i powielane przy kolejnych akcjach,
- proste systemy CRM lub arkusze – oznaczanie darczyńców i źródeł wpłat (zbiórka X, darowizna jednorazowa, kampania stała).
- sprawdzić w systemie Zbiorki.gov.pl, czy możliwa jest korekta zgłoszenia,
- w razie wątpliwości skontaktować się z ministerstwem (mailowo lub telefonicznie) i krótko opisać sytuację,
- prowadząc komunikację z darczyńcami, jasno zakomunikować zmianę – np. przesunięcie terminu z powodu złej pogody, mniejszej liczby wolontariuszy, problemów organizacyjnych.
- nie ma jeszcze zebranych środków (albo są one w znikomym zakresie i zostaną zwrócone lub przeznaczone zgodnie z odrębną decyzją – po konsultacji),
- Zbiórka publiczna w rozumieniu ustawy to wyłącznie zbieranie ofiar w gotówce lub w naturze w miejscu publicznym, na zgodny z prawem i społecznie użyteczny cel.
- Nie każda forma fundraisingu fundacji jest zbiórką publiczną – sprzedaż biletów, przelewy na konto, SMS-y czy kampanie crowdfundingowe podlegają innym przepisom i nie wymagają zgłoszenia jako zbiórka publiczna.
- Internet (wpłaty online, portale crowdfundingowe, media społecznościowe, przelewy bankowe, SMS Premium) jest wyłączony z definicji zbiórki publicznej, więc takie akcje nie podlegają obowiązkowi zgłoszenia na podstawie ustawy z 2014 r.
- Fundacja może organizować zbiórki publiczne samodzielnie lub z innymi podmiotami, pod warunkiem że cel jest zgodny ze statutem, forma spełnia kryteria zbiórki publicznej, a organizator jest w stanie prawidłowo ją rozliczyć.
- Zgłoszenia wymaga każda akcja polegająca na zbieraniu gotówki lub darów rzeczowych w przestrzeni publicznej (np. wolontariusze z puszkami, zbiórki w sklepach, na ulicach, podczas otwartych imprez), wraz z obowiązkiem oznaczenia zbierających i sporządzenia sprawozdania.
- W przypadkach granicznych (np. zbiórki w firmach, licytacje na eventach, kwesty w częściowo dostępnych miejscach) kluczowe jest, czy miejsce jest faktycznie publicznie dostępne oraz czy mamy do czynienia z ofiarą, a nie sprzedażą – w razie wątpliwości lepiej zbiórkę zgłosić.
Inne regulacje, które często „dotykają” zbiórek
Przy planowaniu działań fundraisingowych fundacji co chwilę zahacza się o inne ustawy. Zwykle pojawiają się te przepisy:
Dobrze jest mieć przynajmniej ogólną mapę: które działania fundraisingowe uruchamiają jakie obowiązki prawne. Często już na etapie pomysłu (np. „zróbmy loterię na rzecz schroniska”) widać, czy wystarczy proste zgłoszenie zbiórki publicznej, czy wchodzimy w dużo cięższą procedurę loteryjną.
Rola ministerstw i innych instytucji w nadzorze nad zbiórkami
Przy zbiórkach publicznych fundacji przewijają się różne instytucje. Każda ma inne zadania i zakres kontroli:
W praktyce dla zwykłej zbiórki publicznej „do puszek” fundacja ma najczęstszy kontakt z systemem Zbiorki.gov.pl oraz – pośrednio – z urzędem skarbowym (rozliczenie przychodu w księgach i sprawozdaniach finansowych).
Jak krok po kroku zgłosić zbiórkę publiczną fundacji online
Przygotowanie przed wejściem na Zbiorki.gov.pl
Zanim ktoś usiądzie do komputera i zacznie „klikać” zgłoszenie, dobrze mieć gotowy podstawowy zestaw informacji. Zazwyczaj potrzebne jest:
Przydaje się także:
– aktualny statut fundacji, żeby sprawdzić, czy planowany cel zbiórki rzeczywiście mieści się w celach statutowych,
– dane osoby upoważnionej do reprezentowania fundacji (najczęściej członek zarządu) oraz dane kontaktowe do osoby koordynującej zbiórkę.
Rejestracja i logowanie do systemu Zbiorki.gov.pl
Sam proces zgłoszenia odbywa się wyłącznie elektronicznie poprzez portal Zbiorki.gov.pl. Organizacja działająca po raz pierwszy musi:
Po pierwszej rejestracji kolejne zbiórki zgłasza się już znacznie szybciej – system „pamięta” dane fundacji, trzeba głównie wypełnić informacje dotyczące konkretnej akcji.
Wypełnienie wniosku o zgłoszenie zbiórki
We wniosku formularz prowadzi krok po kroku. Najważniejsze pola to:
Na końcu należy złożyć oświadczenia o zgodności z prawem i prawdziwości podanych danych oraz podpisać zgłoszenie elektronicznie. Wysłany formularz trafia do weryfikacji w ministerstwie.
Publikacja w rejestrze i start zbiórki
Zbiórkę można rozpocząć, gdy informacja o niej pojawi się w rejestrze zbiórek publicznych na portalu Zbiorki.gov.pl. Zazwyczaj trwa to krótko, choć przy niekompletnych lub niejasnych danych ministerstwo może poprosić o wyjaśnienia.
Warto na bieżąco:
Po publikacji można legalnie prowadzić zbiórkę w opisanym zakresie. Jeśli w trakcie akcji pojawi się potrzeba zmiany terminu lub rozszerzenia miejsca, sprawa wymaga analizy: czasem wystarczy korekta zgłoszenia, czasem konieczne jest nowe zgłoszenie.
Rozliczenie zbiórki po zakończeniu
Po zakończeniu akcji fundacja ma obowiązek sporządzić i opublikować sprawozdanie ze zbiórki. Składa się ono zazwyczaj z dwóch części:
Terminy na złożenie sprawozdań określa ustawa i komunikaty na Zbiorki.gov.pl. Niewywiązanie się z obowiązku może skutkować wezwaniami, a w skrajnych przypadkach także problemami przy zgłaszaniu kolejnych zbiórek.
Dodatkowo fundacja:
– ujmuje przychody i koszty zbiórki w księgach rachunkowych,
– pokazuje rezultaty w sprawozdaniu finansowym i (jeżeli ma status OPP) w sprawozdaniu merytorycznym,
– informacyjnie, poza ustawowym minimum, dobrze prezentuje efekty zbiórki na stronie WWW lub w mediach społecznościowych.
Praktyczne ogarnięcie zbiórek w fundacji – procedury i dokumenty
Wewnętrzny regulamin zbiórek publicznych
Dużo zamieszania przy zbiórkach wynika z chaosu organizacyjnego, nie z trudnych przepisów. Pomaga prosty regulamin zbiórek uchwalony przez zarząd. Powinien on określać m.in.:
Taki dokument nie musi być rozbudowany. Chodzi raczej o klarowny, praktyczny schemat, który zrozumie nowy pracownik czy wolontariusz. Im mniej wątpliwości, tym mniejsze ryzyko błędów przy kolejnych akcjach.
Puszki, identyfikatory, ewidencja – co spisać, żeby spać spokojnie
Zbiórki z udziałem wolontariuszy „z puszkami” są bardzo widoczne dla otoczenia, a jednocześnie najbardziej narażone na zarzuty nieprzejrzystości. Pomagają proste narzędzia:
Przy większych akcjach (np. ogólnopolskich) wiele fundacji pracuje z prostymi arkuszami Excel lub formularzami online, które pomagają zachować porządek w numerach puszek, listach wolontariuszy i protokołach.
Rozróżnienie źródeł przychodu w księgowości
Z punktu widzenia księgowości dobrze, gdy fundacja oddziela przychody ze zbiórek publicznych od innych źródeł. Ułatwia to sprawozdawczość i rozmowy z darczyńcami instytucjonalnymi. Można to zrobić na kilka sposobów:
Jeśli fundacja prowadzi kilka dużych projektów naraz (np. program stypendialny, pomoc interwencyjna, działania edukacyjne), klarowne śledzenie, z której akcji pochodzą środki, usprawnia planowanie i rozliczanie wydatków.
Przykład z praktyki: zbiórka uliczna + kampania online
Często jedna kampania fundacji łączy kilka form pozyskiwania środków. Przykład:
Jak połączyć zbiórkę „do puszek” z darowiznami online
Gdy jedna kampania łączy działania w terenie i w internecie, kluczowe jest dobre opisanie zakresu i spójne nazewnictwo. Typowy układ wygląda tak:
W zgłoszeniu na Zbiorki.gov.pl opisujesz tylko tę część, która ma charakter zbiórki publicznej, czyli:
Równocześnie, w materiałach promocyjnych (plakaty, social media, strona WWW) można jasno rozróżnić:
Finalnie w sprawozdaniu ze zbiórki publicznej rozliczasz tylko to, co faktycznie zebrano w ramach zgłoszonej zbiórki. Natomiast w kampanii komunikacyjnej i w sprawozdaniu finansowym fundacji możesz pokazać całość efektu: środki z puszek + darowizny przelewowe na ten sam cel.
Najczęstsze błędy przy zbiórkach publicznych i jak ich uniknąć
Przy pierwszych akcjach powtarza się kilka typowych potknięć. Da się je łatwo ograniczyć, jeśli wcześniej je zidentyfikujesz.
Dobrym nawykiem jest krótkie spotkanie „po akcji” – omówienie zbiórki, co zadziałało, co było trudne, co poprawić w następnym zgłoszeniu lub regulaminie.
Kontrole i pytania organów – jak się przygotować
Zbiórki publiczne mogą być przedmiotem kontroli ze strony ministerstwa, urzędu skarbowego, czasem również samorządu lub innych instytucji. Nie musi to oznaczać problemów – często chodzi po prostu o weryfikację prawidłowości.
Z praktyki najczęściej sprawdzane obszary to:
Przygotowanie to głównie:
Jeżeli pojawi się pismo z ministerstwa z prośbą o wyjaśnienia, najlepiej odpowiedzieć konkretnie: wskazać dokumenty, dołączyć skany, opisać przebieg akcji. Chaotyczne, ogólne tłumaczenia zwykle tylko przedłużają sprawę.
Planowanie kalendarza zbiórek w fundacji
Fundacje, które prowadzą kilka akcji rocznie, szybciej łapią rytm, gdy traktują zbiórki jak element rocznego planu, a nie pojedyncze „zrywy”. Pomaga prosty kalendarz, w którym oznaczysz:
Dobry schemat to np.:
Przy powtarzalnych zbiórkach (np. co roku w tym samym miesiącu) można stworzyć checklistę „krok po kroku” – od zgłoszenia w systemie, po publikację wyników na stronie. Nowe osoby w fundacji szybko wtedy uczą się schematu.
Komunikacja z darczyńcami – przejrzyste mówienie o zbiórkach
Regulacje prawne to jedno, ale zaufanie darczyńców budują głównie proste, czytelne komunikaty. Dobrze sprawdzają się:
Nie trzeba publikować pełnego formalnego sprawozdania (choć oczywiście musi być złożone), ale dobrze jest podlinkować je z poziomu strony fundacji i opatrzyć krótkim komentarzem w zrozumiałym języku.
Specyfika zbiórek prowadzonych przez internetowe społeczności
Coraz częściej impuls do zbiórki wychodzi od społeczności online: grup na Facebooku, serwerów Discord, influencerów. Z punktu widzenia fundacji i prawa kluczowe jest, by jasno ustalić zasady:
Jeśli influencer czy społeczność chce angażować się bardziej, można spisać proste porozumienie współpracy, w którym ustalacie:
Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której w sieci krąży wiele różnych, nieautoryzowanych „zrzutek na fundację”, trudno je zweryfikować, a darczyńcy nie wiedzą, gdzie faktycznie trafiają ich pieniądze.
Delegowanie odpowiedzialności w zarządzie i zespole
Z punktu widzenia prawa formalnie za zbiórkę odpowiada podmiot (fundacja) reprezentowany przez zarząd. W praktyce jednak dobrze jest rozłożyć obowiązki na kilka ról:
Przy małych fundacjach kilka z tych ról pełni jedna osoba, ale dobrze i tak spisać, co dokładnie leży w jej gestii. Ułatwia to przekazanie obowiązków, gdy pojawi się nowy pracownik lub gdy ktoś idzie na urlop w krytycznym momencie kampanii.
Digitalizacja dokumentów i automatyzacja powtarzalnych zadań
Przy większej liczbie zbiórek papierowe segregatory szybko przestają wystarczać. Sporo można uprościć, korzystając z prostych narzędzi online:
Jeśli fundacja ma ograniczone zasoby, nie ma potrzeby wdrażania rozbudowanych systemów. Wystarczy konsekwentne korzystanie z 2–3 narzędzi i ustalenie, kto za co odpowiada. Dobrze zestawiony folder „Zbiórki” w chmurze i kilka szablonów dokumentów potrafi realnie zaoszczędzić wiele godzin przy kolejnych kampaniach.
Gdy coś pójdzie nie tak – korekty, aneksy, wycofanie zbiórki
Zdarza się, że po zgłoszeniu trzeba wprowadzić zmiany – np. przesunąć termin, zawęzić teren, doprecyzować opis celu. W takich sytuacjach nie warto działać „po cichu”, tylko:
Jeśli okaże się, że zbiórka nie może się odbyć w ogóle (np. brak zgody współorganizatora wydarzenia, odwołany festiwal), bezpieczniej jest zrezygnować z jej prowadzenia i upewnić się, że:
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czym jest zbiórka publiczna w fundacji według polskiego prawa?
Zbiórka publiczna to zbieranie ofiar w gotówce lub w naturze (darach rzeczowych) w miejscu publicznym, na określony, zgodny z prawem i społecznie użyteczny cel. Liczą się więc trzy elementy: forma (gotówka lub rzeczy), miejsce (publiczne) oraz cel (społeczny/publiczny).
Podstawą prawną jest ustawa z 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych. To ona określa, kiedy działania fundacji trzeba zgłosić jako zbiórkę publiczną, a kiedy mamy do czynienia z inną formą pozyskiwania środków (np. sprzedażą biletów czy darowiznami na konto).
Kiedy fundacja musi zgłosić zbiórkę publiczną?
Zgłoszenia wymaga sytuacja, gdy fundacja zbiera gotówkę lub dary rzeczowe w przestrzeni publicznej, np. na ulicy, w parku, pod kościołem, w galerii handlowej, na cmentarzu, podczas festynu czy otwartego koncertu.
Typowe przykłady to: wolontariusze z puszkami, kwesty pod kościołami, zbiórki żywności w sklepach (kosze przy kasach), przyjmowanie darów rzeczowych w ogólnodostępnych szkołach, urzędach czy firmach. W takich przypadkach fundacja musi zgłosić zbiórkę na portalu zbiorki.gov.pl przed jej rozpoczęciem oraz później ją rozliczyć.
Czy zbiórka pieniędzy przez internet to zbiórka publiczna?
Nie. Ustawa wyłącza internet z definicji zbiórki publicznej. Zbieranie środków przez stronę WWW fundacji („Wpłać”), portale crowdfundingowe, media społecznościowe, SMS Premium, BLIK czy tradycyjne przelewy na konto fundacji nie jest zbiórką publiczną w rozumieniu ustawy z 2014 r.
Takie działania nie wymagają zgłoszenia na zbiorki.gov.pl ani sprawozdania w trybie ustawy o zbiórkach publicznych. Nadal jednak trzeba spełniać inne obowiązki, np. księgowe i podatkowe.
Jak zgłosić zbiórkę publiczną fundacji online na zbiorki.gov.pl?
Zgłoszenia dokonuje się wyłącznie elektronicznie, przez portal zbiorki.gov.pl. Fundacja musi przygotować podstawowe informacje, m.in.: dane organizatora, cel zbiórki, czas i miejsce prowadzenia akcji, sposób zbierania środków oraz planowane przeznaczenie zebranych pieniędzy lub darów.
Po zakończeniu zbiórki fundacja składa na tym samym portalu sprawozdanie z przebiegu i wyników akcji (zebrane kwoty, wydatki, sposób wykorzystania środków). Dlatego przed zgłoszeniem warto upewnić się, że fundacja ma możliwości organizacyjne i księgowe, aby zbiórkę prawidłowo rozliczyć.
Czy sprzedaż biletów, licytacje i sklep charytatywny to zbiórka publiczna?
Co do zasady nie. Sprzedaż biletów na koncert czy wydarzenie, nawet jeśli dochód idzie na cele statutowe, to sprzedaż usługi, a nie zbiórka publiczna. Podobnie stały sklep charytatywny (stacjonarny lub online) jest traktowany jako działalność gospodarcza albo odpłatna działalność pożytku publicznego.
Licytacja może być problematyczna: jeżeli odbywa się w zamkniętym gronie (np. dla zaproszonych gości na liście uczestników), zwykle nie jest uznawana za zbiórkę publiczną. Jeśli jednak licytacja odbywa się w ogólnodostępnym miejscu i każdy przechodzień może wziąć udział, może mieć cechy zbiórki publicznej i wymagać zgłoszenia.
Czy darowizny przelewane na konto fundacji wymagają zgłoszenia zbiórki?
Nie. Przelewy na konto bankowe fundacji – nawet szeroko promowane w internecie, mediach czy na ulotkach – nie są zbiórką publiczną w rozumieniu ustawy. Fundacja nie musi zgłaszać takiej formy wsparcia jako zbiórki publicznej i nie składa z tego tytułu sprawozdań na zbiorki.gov.pl.
Musi natomiast prawidłowo ujmować darowizny w księgach rachunkowych oraz rozliczać je w sprawozdaniach finansowych (i merytorycznych – jeśli ma status OPP), z uwzględnieniem przepisów podatkowych dotyczących darowizn.
Jakie cele zbiórek publicznych fundacji są dozwolone?
Cel zbiórki publicznej musi być zgodny z prawem, społecznie lub publicznie użyteczny oraz niesprzeczny z zasadami współżycia społecznego. Dodatkowo w przypadku fundacji powinien mieścić się w jej celach statutowych.
Przykładowe dozwolone cele to m.in.: finansowanie leczenia i rehabilitacji, wsparcie osób z niepełnosprawnością, ochrona zwierząt, ratownictwo medyczne i pomoc strażakom, działania edukacyjne, kulturalne, ekologiczne, pomoc ofiarom klęsk żywiołowych. Zbiórki na cele czysto prywatne, bez waloru społecznego, mogą zostać zakwestionowane.
