Co dzieje się z pieniędzmi z WOŚP? Prosto o zakupach sprzętu

Jak WOŚP zbiera pieniądze i na co dokładnie je przeznacza

Źródła pieniędzy WOŚP – nie tylko puszki wolontariuszy

Hasło „pieniądze z WOŚP” większości osób kojarzy się z wolontariuszami z puszkami na ulicach. To rzeczywiście najbardziej widoczny element, ale fundusz, z którego kupowany jest sprzęt medyczny, powstaje z kilku różnych źródeł. Dobrze je rozumieć, żeby wiedzieć, jak później te środki trafiają do szpitali.

Do najważniejszych źródeł finansowania należą:

• zbiórka publiczna – puszki wolontariuszy, stacjonarne skarbony, terminale płatnicze, eSkarbonki, SMS-y charytatywne;
• aukcje i licytacje – Allegro dla WOŚP, licytacje prowadzone przez sztaby, wydarzenia specjalne (np. złote serduszka);
• wpłaty od firm – darowizny przedsiębiorstw, partnerstwa długoterminowe, procent od sprzedaży konkretnych produktów;
• wpłaty online – przelewy, PayU, PayPal, szybkie płatności z serwisów finansowych;
• darowizny rzeczowe przeliczane na wartość – jeśli w grę wchodzą np. przedmioty przekazywane na aukcje.

Środki z różnych kanałów są księgowane na kontach fundacji i łączone w jednym celu: zakup sprzętu i realizację programów medycznych. Nie są dzielone „po źródłach” na osobne zakupy, tylko zasilają wspólną pulę przeznaczoną na konkretną edycję finału lub określony program (np. profilaktyka wzroku, programy onkologiczne, neonatologia).

Cel finału a przeznaczenie zebranych pieniędzy

Każdy finał WOŚP ma swój konkretny temat medyczny – np. ratowanie życia dzieci, wsparcie seniorów, walka z sepsą, sprzęt dla oddziałów neonatologicznych. To nie jest przypadkowy slogan. Pieniądze z danego finału są „oznaczone” pod ten cel i fundacja rozlicza się z ich wydatkowania właśnie w tym zakresie.

W praktyce wygląda to tak:

• ogłaszany jest obszar medyczny, na który zbierane są środki,
• po finale liczone są pieniądze i ustalana jest łączna kwota dostępna na zakupy sprzętu,
• fundacja przygotowuje i ogłasza postępowania zakupowe (tzw. konkursy ofert) dokładnie pod ten cel – np. inkubatory dla noworodków, respiratory, pompy infuzyjne, aparaty USG, stoły operacyjne, systemy monitoringu pacjenta, sprzęt laboratoryjny.

Pieniądze z finału nie są potem przesuwane na zupełnie inne obszary, niż te zapowiedziane. Jeśli finał był ogłoszony jako zbiórka na sprzęt do walki z sepsą – finansuje się właśnie zakup aparatury i rozwiązań związanych z wykrywaniem i leczeniem sepsy, a nie np. remonty budynków czy zupełnie inne oddziały.

Na co WOŚP nie wydaje środków z finału

Wokół wydatków WOŚP pojawia się wiele mitów. Jedną z częstszych obaw jest przekonanie, że część pieniędzy „przepada” na wynagrodzenia, biura czy kampanie reklamowe. W praktyce pieniądze z finałów przeznaczane są na sprzęt medyczny i programy medyczne, a koszty funkcjonowania fundacji (administracja, obsługa księgowa, itp.) finansowane są z innych źródeł (m.in. darowizny firm, sprzedaż gadżetów, działalność gospodarcza fundacji).

Środków z finałów nie wydaje się na:

• pensje zarządu i pracowników fundacji,
• bieżące utrzymanie biura,
• reklamy komercyjne, niezwiązane z realizacją celu medycznego,
• cele niezwiązane z ochroną zdrowia.

Wszystkie te obszary finansowane są z innej części budżetu fundacji, co jest do sprawdzenia w sprawozdaniach finansowych publikowanych co roku. Dzięki temu darowizna wrzucona do puszki pracuje głównie w sprzęcie medycznym i programach ratujących zdrowie, a nie rozmywa się w ogólnych kosztach działalności.

Jak wygląda droga pieniędzy od puszki do konkretnych urządzeń

Liczenie pieniędzy po finale i kontrola nad środkami

Po zakończonym finale wolontariusze zdają puszki w sztabach. Dalej zaczyna się mniej widowiskowy, ale kluczowy etap: liczenie i księgowanie pieniędzy. Proces jest kontrolowany i dokumentowany, ponieważ fundacja odpowiada za każdą złotówkę.

Główne elementy tej drogi to:

• przyjęcie puszek – rejestrowanie ilości i stanu puszek, podpisy wolontariuszy, potwierdzenia;
• komisje liczące – zespoły, które przy sztabach liczą zawartość puszek, zwykle w obecności kilku osób, z arkuszami zliczeń;
• weryfikacja i transport pieniędzy – zliczone środki trafiają do banku, gdzie są wpłacane na rachunek fundacji;
• księgowanie – bank i fundacja rejestrują wpływy z konkretnych kanałów (wpłaty gotówkowe, przelewy, SMS-y, serwisy płatnicze).

Równolegle spływają środki z eSkarbonek, aukcji i przelewów online. Każdy kanał ma swój sposób raportowania, ale końcowo wszystko trafia na rachunki fundacji i jest ujmowane w sprawozdaniach. Dzięki temu można porównać oficjalne wyniki finału z tym, co znalazło się na kontach.

Planowanie zakupów: od potrzeb szpitali do listy sprzętu

Sam fakt, że na koncie jest konkretna suma, to dopiero początek. Pieniądze z WOŚP mają zostać wydane tak, żeby jak najlepiej odpowiedzieć na realne potrzeby szpitali. Dlatego kolejnym etapem jest planowanie zakupów. To nie jest intuicyjne „kupmy trochę tego, trochę tamtego”, tylko proces oparty na danych i konsultacjach.

Do przygotowania listy zakupowej wykorzystuje się m.in.:

• analizę sytuacji w szpitalach – raporty, zgłoszenia od placówek, wizyty ekspertów, dane z NFZ i Ministerstwa Zdrowia;
• doświadczenie z poprzednich lat – które urządzenia sprawdziły się w praktyce, gdzie powstały braki, jak rozwija się technologia;
• konsultacje z lekarzami – zespoły specjalistów z konkretnych dziedzin (np. neonatolodzy, kardiolodzy dziecięcy, anestezjolodzy, diagności laboratoryjni);
• priorytety medyczne – gdzie nowy sprzęt pozwoli realnie uratować najwięcej zdrowia i życia.

Efektem jest szczegółowa lista typów urządzeń, które trzeba kupić, np.: określona liczba inkubatorów, aparatów do rezonansu magnetycznego, tomografów komputerowych, aparatów USG wysokiej klasy, pomp infuzyjnych, stanowisk resuscytacyjnych, kardiomonitorów czy urządzeń do diagnostyki sepsy. Lista jest podstawą do ogłoszenia postępowań zakupowych.

Konkursy ofert i negocjacje z producentami sprzętu

Gdy wiadomo już, co trzeba kupić, fundacja nie idzie na „spontaniczne zakupy”. Zamiast tego organizuje konkursy ofert (postępowania zakupowe), na które zaprasza producentów i dystrybutorów sprzętu medycznego działających na rynku.

Przebieg jest zbliżony do przetargu, choć formalnie fundacja nie musi stosować prawa zamówień publicznych w takim kształcie jak instytucje państwowe. Zastosowane są jednak zasady transparentności i konkurencyjności. Obejmuje to m.in.:

• opis przedmiotu zamówienia – szczegółowe parametry techniczne, standardy jakości, wymagania dot. serwisu, gwarancji, szkoleń personelu;
• zbieranie ofert – firmy zgłaszają swoje propozycje cenowe i techniczne;
• ocenę ofert – nie tylko cena, ale też jakość, renoma producenta, dostępność serwisu, koszty eksploatacji;
• negocjacje – przy dużych zakupach możliwe są znaczące rabaty, dodatkowe pakiety serwisowe czy rozszerzone gwarancje.

Dzięki masowej skali zakupów (czasem kilkadziesiąt, a nawet kilkaset sztuk danego typu urządzenia) WOŚP jest w stanie wynegocjować znacznie lepsze ceny, niż pojedyncze szpitale kupujące sprzęt osobno. To sprawia, że zebrane pieniądze przekładają się na większą liczbę urządzeń.

Jak WOŚP wybiera szpitale i miejsca, do których trafia sprzęt

Kryteria wyboru placówek: nie tylko duże miasta

Jedno z ważniejszych pytań brzmi: do których szpitali trafia sprzęt zakupiony z pieniędzy z WOŚP? To nie jest losowanie, ale proces oparty o określone kryteria. Chodzi o to, by urządzenia trafiły tam, gdzie najbardziej ich brakuje i gdzie będą najlepiej wykorzystane.

Brane pod uwagę są m.in.:

• profil oddziału – np. intensywna terapia noworodka, oddział kardiologii dziecięcej, SOR, OIOM;
• liczba leczonych pacjentów – im większy ruch i większe obciążenie, tym większy wpływ nowego sprzętu na zdrowie wielu osób;
• stan obecnej aparatury – czy szpital pracuje na bardzo starych urządzeniach, na ile są awaryjne, czy są zgodne ze współczesnymi standardami;
• dostępność podobnego sprzętu w regionie – priorytetowo traktowane są obszary, gdzie jest mało nowoczesnej aparatury;
• przygotowanie organizacyjne – możliwość zapewnienia serwisu, zasilania, odpowiedniego pomieszczenia, przeszkolonego personelu.

Fundacja korzysta z opinii konsultantów krajowych i wojewódzkich w poszczególnych dziedzinach medycyny. Lekarze ci dobrze znają sytuację w regionach i potrafią wskazać, gdzie nowy sprzęt przyniesie największą zmianę.

Rola konsultantów i ekspertów medycznych

WOŚP nie podejmuje decyzji o przydziale sprzętu w oderwaniu od realiów. Kluczowa jest tu praca ekspertów medycznych, którzy pełnią rolę doradców przy tworzeniu mapy potrzeb. Zwykle są to uznani lekarze, profesorowie, specjaliści z wiodących ośrodków.

Ich zadania obejmują m.in.:

• przygotowanie rekomendacji, do jakich typów placówek powinien trafić sprzęt (np. III stopnia referencyjności w neonatologii, wyspecjalizowane ośrodki onkologiczne dziecięce itp.);
• wskazywanie priorytetów regionalnych – gdzie są największe braki;
• ocenę, czy dana placówka jest gotowa przyjąć i obsługiwać sprzęt – czy ma odpowiedni personel, zaplecze, procedury medyczne;
• udział w komisjach podczas konkursów ofert – weryfikacja, czy oferowany sprzęt spełnia standardy medyczne.

Dzięki temu zakupy nie są tylko decyzją „księgową” (czyli gdzie taniej i więcej), ale przede wszystkim decyzją medyczną: w jakim miejscu konkretny aparat rzeczywiście uratuje życie, przyspieszy diagnostykę, zmniejszy ryzyko powikłań.

Przydzielanie konkretnych urządzeń do konkretnych szpitali

Po zakończeniu konkursów ofert i wyborze dostawców przychodzi moment, w którym fundacja układa „mapę” rozdziału sprzętu. W praktyce powstaje zestawienie: jaki typ urządzenia, w jakiej liczbie, do którego szpitala i na jaki oddział trafi.

Proces obejmuje:

• zestawienie dostępnej puli urządzeń z listą wskazanych placówek;
• weryfikację gotowości szpitala (np. czy przygotowano pomieszczenie, instalacje, personel szkolony);
• podpisanie umów darowizny pomiędzy fundacją a placówką medyczną;
• ustalenie harmonogramu dostaw i uruchomień sprzętu.

Sprzęt przekazywany jest jako darowizna rzeczowa, co oznacza, że staje się własnością szpitala, ale pozostaje oznaczony jako zakupiony ze środków WOŚP. Stąd charakterystyczne naklejki i tabliczki na urządzeniach, dzięki którym pacjenci i personel widzą, że to wyposażenie pochodzi bezpośrednio z pieniędzy zebranych podczas finałów.

Jak WOŚP kupuje sprzęt: praktyka dużych zakupów medycznych

Standardy jakości i wymogi techniczne urządzeń

Sprzęt kupowany z pieniędzy z WOŚP to nie są przypadkowe modele z katalogu. Każdy typ urządzenia ma zdefiniowane parametry techniczne, które muszą zostać spełnione, aby w ogóle był brany pod uwagę. Dotyczy to np. rozdzielczości, zakresów pomiaru, dokładności, bezpieczeństwa, zgodności z normami europejskimi i medycznymi.

Przykłady wymogów:

Przykładowe wymagania dla wybranych typów urządzeń

Parametry różnią się w zależności od rodzaju sprzętu, ale często obejmują całe „pakiety” funkcji, a nie tylko jeden wskaźnik techniczny.

• Inkubatory i stanowiska do intensywnej terapii noworodka – stabilność temperatury i wilgotności, poziom hałasu, możliwość szybkiego dostępu do dziecka, integracja z respiratorem i pompami infuzyjnymi, zabezpieczenia przed przegrzaniem, systemy monitorowania parametrów życiowych;
• Respiratory – zakres trybów wentylacji, możliwość wentylacji najmniejszych wcześniaków, system alarmów, precyzja podawanej objętości oddechowej, dostępność aktualizacji oprogramowania;
• Aparaty USG – rozdzielczość głowic, rodzaje głowic (np. kardiologiczne, neonatologiczne, do badań jamy brzusznej), możliwości archiwizacji i przesyłania badań, jakość obrazu w trudnych warunkach (np. u bardzo małych dzieci);
• Tomografy komputerowe i rezonanse magnetyczne – szybkość badania, dawka promieniowania (w przypadku TK), jakość obrazowania u dzieci, oprogramowanie do specjalistycznych analiz (kardiologia dziecięca, onkologia), dostosowanie do najmłodszych pacjentów (np. cichsza praca, krótsze sekwencje);
• Aparaty do diagnostyki sepsy – czas uzyskania wyniku, czułość i swoistość metody, integracja z systemami informatycznymi szpitala, możliwość pracy 24/7 przy dużej liczbie próbek.

Założenie jest proste: sprzęt kupiony z publicznych pieniędzy ma wytrzymać lata intensywnej pracy, być bezpieczny i opłacalny w utrzymaniu. Z tego powodu często wybierane są urządzenia z tzw. wyższej półki, bo w perspektywie kilku lat okazują się tańsze niż tańsze, ale awaryjne modele.

Gwarancje, serwis i koszty eksploatacji

Przy dużych zakupach sprzętu medycznego kluczowe są nie tylko parametry na starcie, ale też to, co dzieje się przez kolejne lata. Dlatego w postępowaniach zakupowych duży nacisk kładzie się na serwis.

Najczęściej wymagane są m.in.:

• wieloletnie gwarancje – dłuższe niż standardowe 12 miesięcy, często z możliwością przedłużenia;
• czas reakcji serwisu – określony w godzinach, tak aby kluczowy aparat nie stał tygodniami wyłączony z użytku;
• zapewnienie części zamiennych przez określony czas (często kilka lub kilkanaście lat);
• regularne przeglądy – wliczone w cenę lub jasno wycenione pakiety serwisowe;
• szkolenia personelu – zarówno z obsługi, jak i z podstawowej diagnostyki usterek i konserwacji.

Dzięki negocjacjom WOŚP uzyskuje pakiety, które dla pojedynczego szpitala byłyby nieosiągalne cenowo. Przykładowo, przy zakupie większej serii respiratorów fundacja może uzgodnić dodatkowe przeglądy lub aktualizacje oprogramowania bez dopłat. Z perspektywy budżetu szpitala to ogromna ulga – nie musi on później „dokładać” do podstawowej sprawności urządzeń.

Szkolenia personelu i wdrożenie sprzętu w praktyce

Nowoczesne urządzenie samo z siebie nie leczy. Trzeba jeszcze, by personel potrafił je w pełni wykorzystać. Z tego powodu przy zakupach często pojawia się wymaganie organizacji szkoleń.

Najczęściej obejmują one:

• szkolenia wstępne na miejscu w szpitalu – dla lekarzy, pielęgniarek, techników, fizjoterapeutów;
• zaawansowane warsztaty w wiodących ośrodkach – np. dla diagnostów pracujących na nowym tomografie lub rezonansie;
• dostęp do materiałów on-line – instrukcji, webinarów, aktualizacji procedur;
• szkolenia powtórne – np. przy wymianie personelu albo wprowadzeniu nowej wersji oprogramowania.

Realny przykład: szpital powiatowy dostaje nowy aparat USG z rozbudowanymi możliwościami kardiologicznymi. Producent, w ramach umowy wynegocjowanej przez WOŚP, wysyła trenera, który przez kilka dni prowadzi badania razem z miejscowym lekarzem, pokazując zaawansowane funkcje. Bez takiego wsparcia urządzenie mogłoby być używane „po staremu”, jak prosty skaner, a nie jak nowoczesne narzędzie diagnostyczne.

Kontrola, rozliczenia i przejrzystość wydatkowania środków

Sprawozdania finansowe i merytoryczne fundacji

Każda złotówka z finału musi mieć swoje miejsce w dokumentach. WOŚP przygotowuje szczegółowe sprawozdania finansowe i merytoryczne, które są publicznie dostępne. Można w nich zobaczyć m.in.:

• łączną kwotę zebranych środków z podziałem na źródła (finał, 1,5% podatku, darowizny indywidualne i firmowe);
• wydatki na zakup sprzętu – wyszczególnione według typów urządzeń i serii zakupów;
• wydatki organizacyjne – np. koszty finału, pracy biura fundacji, działań edukacyjnych;
• opis działań merytorycznych – np. programy profilaktyczne, szkolenia, kampanie społeczne.

Sprawozdania składane są do odpowiednich instytucji nadzorujących fundacje, a dodatkowo publikowane na stronie WOŚP. Każdy może samodzielnie sprawdzić, jaki procent środków został przeznaczony na sprzęt czy programy medyczne, a ile na administrację i organizację finału.

Nadzór zewnętrzny: audyty i kontrole

Poza wewnętrzną księgowością, na wydatkowanie środków patrzą też niezależne podmioty. Fundacja korzysta z biegłych rewidentów, którzy badają sprawozdania finansowe. Co istotne, audyt zewnętrzny obejmuje nie tylko liczby, ale również sprawdzenie procedur.

Elementy podlegające kontroli to m.in.:

• zgodność wydatków z celami statutowymi fundacji;
• prawidłowość dokumentacji zakupów (umowy, faktury, protokoły odbioru sprzętu);
• procedury wyboru dostawców – czy zachowana była konkurencyjność i przejrzystość;
• sposób ewidencjonowania darowizn rzeczowych przekazanych szpitalom.

Oprócz audytu finansowego możliwe są też kontrole instytucji publicznych, np. urzędów skarbowych czy organów nadzoru nad fundacjami. Tego typu wizyty nie są niczym nadzwyczajnym w działalności organizacji, które obracają dużymi środkami i mają ogólnopolski zasięg.

Monitorowanie sprzętu po przekazaniu szpitalom

Zakup i przekazanie urządzenia nie zamyka tematu. WOŚP prowadzi ewidencję sprzętu, który trafił do placówek. W praktyce oznacza to, że każdy aparat ma swoją „historię”: gdzie został wysłany, kiedy, na jaki oddział, w ramach którego finału.

Fundacja może:

• prosić szpitale o informacje zwrotne – m.in. o liczbie wykonanych badań, uratowanych noworodkach, zmianach w sposobie leczenia;
• reagować, gdy sprzęt nie jest wykorzystywany – np. przenieść go do innej placówki, jeśli stoi nieużywany z powodów organizacyjnych;
• współpracować z serwisem, gdy pojawiają się problemy techniczne;
• aktualizować wewnętrzne bazy, np. przy wymianie urządzeń na nowsze modele.

Niekiedy informacje z takich raportów są wykorzystywane w komunikacji publicznej – w formie danych zbiorczych. Przykładowo: ile badań rezonansu rocznie wykonują aparaty kupione przez WOŚP albo ile oddziałów neonatologicznych zostało w pełni wyposażonych w nowoczesne stanowiska intensywnej terapii noworodka.

Na co jeszcze idą pieniądze z WOŚP poza sprzętem

Programy medyczne i profilaktyczne

Sprzęt to najłatwiej dostrzegalna część efektów finału, ale duża część środków finansuje także długofalowe programy medyczne. To inicjatywy, które działają przez cały rok, często od wielu lat, i mają konkretne, mierzalne cele.

Wśród nich można wyróżnić m.in.:

• programy przesiewowe – np. badania słuchu u noworodków, programy wczesnego wykrywania wad wzroku czy chorób kardiologicznych u dzieci;
• programy onkologiczne – wyposażanie ośrodków onkologii dziecięcej w sprzęt diagnostyczny i terapeutyczny, tworzenie nowoczesnych pracowni obrazowych;
• programy związane z opieką nad seniorami – wyposażanie oddziałów geriatrycznych, zakładów opiekuńczo-leczniczych, domów pomocy społecznej w sprzęt poprawiający komfort i bezpieczeństwo chorych;
• programy poprawy standardów na SOR-ach i OIOM-ach – np. zakup aparatów do szybkiej diagnostyki, kardiomonitorów, systemów wspomagających pracę zespołów ratunkowych.

Tego typu inicjatywy mają zazwyczaj ściśle określone cele, harmonogram i sposób raportowania. Dzięki temu wiadomo, jakie efekty przynosi nie tylko pojedyncze urządzenie, ale cały program realizowany przez kilka lat w skali kraju.

Szkolenia z pierwszej pomocy i edukacja

Część środków jest przeznaczana na działania edukacyjne, zwłaszcza w obszarze pierwszej pomocy i bezpieczeństwa. WOŚP od lat prowadzi m.in. programy skierowane do szkół i nauczycieli.

W ramach takich projektów finansowane są m.in.:

• zestawy do nauki resuscytacji – fantomy, defibrylatory szkoleniowe, materiały dydaktyczne;
• szkolenia nauczycieli – przygotowanie do prowadzenia zajęć z pierwszej pomocy dla dzieci i młodzieży;
• kampanie społeczne – materiały wideo, broszury, akcje w mediach tradycyjnych i społecznościowych;
• wyposażenie w defibrylatory AED – w miejscach publicznych, szkołach, instytucjach kultury.

Efekt jest mniej „fotogeniczny” niż nowy tomograf, ale bardzo konkretny: tysiące osób, które wiedzą, jak zareagować przy zatrzymaniu krążenia, masywnym krwotoku czy zadławieniu. W wielu przypadkach to właśnie przećwiczona wcześniej reakcja decyduje, czy pacjent w ogóle dojedzie żywy do szpitala, w którym czeka sprzęt kupiony z pieniędzy z finału.

Wsparcie ratownictwa medycznego i sprzęt dla służb

Środki z WOŚP trafiają także do zespołów ratownictwa medycznego i służb odpowiadających za bezpieczeństwo. Chodzi przede wszystkim o sprzęt ratujący życie na miejscu zdarzenia i podczas transportu.

Przykładowe zakupy to m.in.:

• defibrylatory i kardiomonitory do karetek i jednostek OSP;
• specjalistyczne torby i plecaki ratownicze z wyposażeniem do udzielania pomocy w terenie;
• nosze i systemy transportowe ułatwiające bezpieczne przenoszenie pacjentów;
• środki łączności i wyposażenie logistyczne w wybranych programach.

Typowa sytuacja z praktyki: jednostka ochotniczej straży pożarnej dostaje profesjonalny defibrylator z oznaczeniem WOŚP. W ciągu roku jest on używany przy kilku interwencjach w małych miejscowościach, gdzie karetka ma do pokonania kilkanaście kilometrów. To właśnie te urządzenia „z terenu” często decydują, czy pacjent w stanie nagłym dotrwa do szpitala wyposażonego w zaawansowaną aparaturę.

Jak śledzić los swoich pieniędzy jako darczyńca

Dostęp do informacji publicznie i z poziomu zwykłego użytkownika

Osoba, która wrzuciła banknot do puszki albo wysłała przelew, może samodzielnie sprawdzić efekty zbiórki. Nie wymaga to specjalistycznej wiedzy ekonomicznej – większość danych przedstawiana jest w przystępnej formie.

Źródła informacji obejmują m.in.:

• raporty roczne publikowane na stronie fundacji – w formie plików do pobrania;
• komunikaty po rozstrzygnięciu zakupów – z listami sprzętu i szpitali, do których trafiły urządzenia;
• mapy i zestawienia on-line – pokazujące rozmieszczenie aparatury w skali kraju;
• media społecznościowe fundacji i szpitali – zdjęcia, relacje z uruchomienia sprzętu, komentarze lekarzy.

Jeśli ktoś chce pójść krok dalej, może sięgnąć do pełnych sprawozdań finansowych i merytorycznych. To już dokumenty napisane językiem bardziej urzędowym, ale dają pełen obraz przepływów pieniędzy od momentu zbiórki do wypłaty ostatniej faktury za aparaty.

Jak szpitale informują o sprzęcie z WOŚP

Sprzęt kupiony z pieniędzy z finału rzadko „pojawia się po cichu”. Szpitale zazwyczaj informują o takich dostawach, bo to realne wzmocnienie ich możliwości i dowód, że współpraca z organizacjami pozarządowymi ma sens.

Najczęstsze formy komunikacji to:

• oficjalne komunikaty na stronach szpitali – krótkie informacje z opisem aparatu, oddziału, na którym będzie pracował, oraz wzmianką o WOŚP;
• konferencje prasowe lub krótkie briefingii – zwłaszcza przy większych, „przełomowych” zakupach, jak rezonanse, tomografy czy angiografy;
• posty w mediach społecznościowych – zdjęcia sprzętu, zespołu medycznego i pierwszych pacjentów korzystających z nowych możliwości diagnostycznych;
• informacje wewnętrzne – plakaty, tablice ogłoszeń, newslettery dla pracowników i pacjentów.

Nierzadko pojawiają się też tabliczki informacyjne na urządzeniach i przy wejściu na oddział, np. „Sprzęt zakupiony dzięki środkom z Finału WOŚP”. To nie tylko forma podziękowania, ale też jasny sygnał dla pacjentów, że środki z puszek przełożyły się na konkretne urządzenia w ich szpitalu powiatowym czy wojewódzkim.

Przykładowa sytuacja z życia: na oddziale pediatrii w szpitalu rejonowym pojawia się nowy aparat USG z kolorowym dopplerem. Szpital publikuje zdjęcia i krótką historię pierwszych badań, w których uniknięto transportu dzieci do odległego centrum klinicznego. Darczyńcy z okolicznych miejscowości mogą dosłownie zobaczyć „swój” sprzęt w akcji.

Jak samodzielnie sprawdzić sprzęt w najbliższym szpitalu

Jeśli ktoś chce przejść z poziomu ogólnych informacji do bardzo lokalnego spojrzenia, może krok po kroku sprawdzić, co trafiło do jego okolicy. W praktyce wystarczy połączyć kilka źródeł.

1. Sprawdzenie map i list sprzętu WOŚP on-line
   Na stronie fundacji pojawiają się interaktywne mapy oraz zestawienia placówek, które otrzymały aparaturę. Można wyszukiwać po województwie, typie szpitala czy rodzaju urządzenia (np. inkubatory, pompy infuzyjne, RTG).
2. Wejście na stronę konkretnego szpitala
   W zakładkach typu „Aktualności”, „Dla mediów” lub „Projekty” często znajdują się komunikaty o przekazaniu urządzeń. Zwykle podawana jest nazwa modelu, oddział i rok pozyskania.
3. Kontakt z rzecznikiem prasowym lub działem promocji
   W mniejszych placówkach wystarczy jeden mail z krótkim pytaniem: jakie urządzenia pochodzą z darowizn WOŚP i gdzie aktualnie pracują. Szpitale zazwyczaj odpowiadają, bo to dla nich powód do dumy.
4. Wizyty na oddziale i obserwacja oznaczeń
   Przy okazji planowego pobytu lub odwiedzin można zwrócić uwagę na charakterystyczne naklejki i tabliczki WOŚP na aparaturze, łóżkach, inkubatorach czy wózkach transportowych.

W ten sposób darczyńca może prześledzić bardzo konkretną ścieżkę: od wpłaty w czasie finału do urządzenia stojącego kilka kilometrów od jego domu.

Najczęstsze mity o wydatkach WOŚP a rzeczywistość

„Większość idzie na administrację”

Jedno z powtarzanych twierdzeń mówi, że gros środków z puszek pochłaniają pensje, biuro i organizacja finału. Tymczasem konstrukcja finansów WOŚP zakłada wyraźne rozdzielenie pieniędzy zbieranych w czasie finału od środków na bieżące funkcjonowanie fundacji.

W praktyce wygląda to tak:

• pieniądze z puszek, przelewów i licytacji finałowych są oznaczone celowo – mogą zostać wydane na sprzęt, programy medyczne, edukacyjne i działania związane z realizacją celu zbiórki;
• koszty działania biura, wynagrodzenia, najem powierzchni, część kosztów komunikacji pokrywana jest z innych źródeł, np. darowizn firm, partnerstw, sprzedaży gadżetów, projektów całorocznych;
• w sprawozdaniach finansowych rozdzielone są wydatki statutowe (czyli na cele medyczne i programy) od kosztów administracyjnych.

Po analizie danych widać, że zdecydowana większość środków z finałów trafia na aparaturę oraz programy medyczne, a nie na funkcjonowanie biura fundacji. Dokładne proporcje można sprawdzić w konkretnym raporcie z wybranego roku.

„Sprzęt stoi nieużywany w magazynach”

Inny mit mówi o aparatach kurzących się w korytarzach. Pojedyncze przypadki opóźnionego uruchomienia sprzętu faktycznie mogą się zdarzyć – np. gdy szpital czeka na adaptację pomieszczenia, odbiór sanepidu lub szkolenie personelu. Nie jest to jednak reguła, lecz etap procesu inwestycyjnego.

Typowy scenariusz wygląda odwrotnie:

• szpital zgłasza zapotrzebowanie na sprzęt i deklaruje gotowość do jego wykorzystania (kadra, pomieszczenia, zaplecze techniczne);
• przed przekazaniem aparatu fundacja analizuje, czy infrastruktura i zespół faktycznie pozwolą na pełne wykorzystanie urządzenia;
• po dostawie sprzętu prowadzone są przeglądy i serwis, a w razie problemów z wykorzystaniem możliwe jest przesunięcie do innej placówki.

Jeśli sprzęt przez dłuższy czas nie pracuje, zwykle wychodzi to na jaw przy okazji kontroli, przeglądów serwisowych lub dzięki sygnałom od personelu. W takich przypadkach fundacja ma możliwość interwencji, a nawet zmiany lokalizacji aparatu.

„Fundacja kupuje to, co chce, bez konsultacji”

W praktyce lista zakupów nie powstaje za biurkiem w oderwaniu od realiów. Kluczem są konsultacje z ekspertami medycznymi i analiza potrzeb zgłaszanych przez placówki.

Przed każdym dużym „przetargiem sprzętowym” fundacja współpracuje m.in. z:

• konsultantami krajowymi i wojewódzkimi w poszczególnych dziedzinach (np. neonatologia, kardiologia dziecięca, geriatria);
• towarzystwami naukowymi i grupami roboczymi lekarzy praktyków;
• zespołami szpitalnymi, które składają szczegółowe wnioski sprzętowe.

Na tej podstawie powstają specyfikacje, które potem trafiają do producentów. Oznacza to, że aparatura jest dobierana do aktualnych standardów leczenia i zaleceń ekspertów, a nie do katalogów marketingowych.

Jak wygląda proces wyboru szpitali i sprzętu krok po kroku

Zgłaszanie potrzeb przez placówki

Szpitale nie dostają sprzętu „z zaskoczenia”. Zwykle przechodzą przez formalny proces zgłoszeniowy. Dokumentacja, którą przygotowują, obejmuje m.in. opis sytuacji klinicznej, liczbę pacjentów, jakim służy oddział, i obecne wyposażenie.

Typowe elementy wniosku to:

• charakterystyka oddziału i jego rola w regionie (np. jedyny oddział neonatologiczny w powiecie);
• aktualne zapotrzebowanie na świadczenia – np. liczba porodów, przyjęć na SOR, pacjentów wymagających intensywnej terapii;
• lista posiadanego sprzętu wraz z wiekiem urządzeń i ich stanem technicznym;
• opis infrastruktury – czy istnieją odpowiednie pomieszczenia, instalacje, zespół techniczny;
• uzasadnienie, dlaczego dany sprzęt zmieni jakość leczenia, a nie będzie tylko „miłym dodatkiem”.

Na tym etapie szpital często musi też zadeklarować, że zapewni obsadę specjalistów, serwis podstawowy oraz utrzymanie aparatu w codziennej pracy.

Ocena merytoryczna i wybór placówek

Zgłoszenia nie trafiają do jednego urzędnika, lecz do zespołów eksperckich. W ich skład wchodzą lekarze, pielęgniarki, inżynierowie kliniczni oraz specjaliści z danej dziedziny. Ich zadanie to odpowiedzieć na pytanie, gdzie dany typ sprzętu przyniesie największą korzyść w skali systemu ochrony zdrowia.

Brane są pod uwagę takie kryteria, jak:

• liczba pacjentów i zasięg terytorialny oddziału (czy to ośrodek lokalny, czy referencyjny dla całego regionu);
• stopień niedoboru sprzętu na danym obszarze – unika się dublowania urządzeń tam, gdzie zapotrzebowanie jest już pokryte;
• gotowość organizacyjna – np. czy budynek i instalacje spełniają wymagania dla danego typu aparatury;
• jakość kadry i możliwość zapewnienia ciągłości pracy sprzętu.

Efektem tej pracy jest lista szpitali zakwalifikowanych do otrzymania urządzeń w ramach danego finału. Zestawienia są następnie publikowane, co pozwala zweryfikować, które regiony i placówki zostały objęte wsparciem.

Negocjacje z dostawcami i wybór konkretnych modeli

Dopiero po ustaleniu potrzeb i listy placówek następuje etap rozmów z producentami. Fundacja, dysponując dużą wartością zamówień, ma pozycję do negocjowania cen i warunków serwisu.

Na tym etapie:

• przygotowywane są szczegółowe specyfikacje techniczne sprzętu, uwzględniające zalecenia ekspertów oraz realne potrzeby kliniczne;
• dostawcy przedstawiają oferty cenowe, warunki gwarancji, czasu reakcji serwisu, szkoleń dla personelu;
• analizowane są nie tylko parametry techniczne, ale też koszty eksploatacji – np. ceny sond, materiałów zużywalnych, przeglądów okresowych;
• w niektórych przypadkach przeprowadzane są testy praktyczne w wybranych szpitalach pilotażowych.

Ostateczna decyzja o wyborze producenta i konkretnych modeli opiera się na kombinacji jakości, trwałości i ceny. Celem nie jest kupienie najtańszego możliwego urządzenia, tylko najlepszego w danym budżecie i przy założonej liczbie lat intensywnej eksploatacji.

Co dzieje się ze sprzętem po latach użytkowania

Serwis, przeglądy i aktualizacje

Nowy aparat to dopiero początek jego „życia”. Umowy na zakup zazwyczaj obejmują serwis gwarancyjny oraz jasno określone zasady przeglądów. W przypadku zaawansowanej aparatury diagnostycznej kluczowe są regularne kalibracje, testy bezpieczeństwa elektrycznego i aktualizacje oprogramowania.

W praktyce oznacza to, że:

• co określony czas (np. raz w roku) pojawia się autoryzowany serwis i dokonuje przeglądu urządzenia;
• w razie usterek szpital zgłasza problem zgodnie z procedurą – fundacja, dysponując umowami serwisowymi, może monitorować tempo reakcji;
• przy istotnych aktualizacjach oprogramowania lekarze i technicy otrzymują dodatkowe szkolenia.

Przy niższej klasy sprzęcie, np. pompach infuzyjnych czy pulsoksymetrach, nadzór serwisowy jest prostszy, ale nadal wymaga przeglądów i wpisów do dokumentacji technicznej szpitala.

Wymiana, doposażenie i drugie życie sprzętu

Po latach intensywnego użytkowania pojawia się pytanie, co dalej. Część urządzeń jest wymieniana na nowsze modele, gdy kończą się ich możliwości techniczne lub przestają spełniać aktualne standardy. Zdarza się też, że aparat z dużego ośrodka klinicznego trafia do mniejszego szpitala, gdzie jeszcze przez kilka lat może skutecznie pracować.

Możliwe scenariusze to m.in.:

• wymiana 1:1 – w miejsce zużytego inkubatora czy respiratora trafia nowy, często o wyższych parametrach;
• przeniesienie do innej jednostki – np. z oddziału intensywnej terapii w dużym mieście do szpitala powiatowego lub zakładu opiekuńczo-leczniczego;
• wycofanie z użytkowania – gdy naprawy stają się nieopłacalne lub urządzenie nie przechodzi wymaganych testów bezpieczeństwa.

Przy większych programach sprzętowych fundacja aktualizuje swoje bazy danych, zaznaczając, że dane urządzenie zakończyło pracę, zostało zastąpione nowszym modelem lub zmieniło lokalizację. Pozwala to zachować pełny obraz „cyklu życia” aparatury kupionej z pieniędzy z finałów.

Jak jako darczyńca oceniać efektywność wydawania środków

Nie tylko kwota, ale i efekt zdrowotny

Oceniając sens wydatków, łatwo skupić się na samych liczbach – ile milionów wydano na sprzęt i ile kosztował pojedynczy aparat. W ochronie zdrowia ważniejsza jest jednak odpowiedź na pytanie, jak zmieniły się wyniki leczenia i dostępność świadczeń po wprowadzeniu nowego wyposażenia.

Warto patrzeć na takie wskaźniki, jak:

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Na co dokładnie idą pieniądze z WOŚP?

Pieniądze z finałów WOŚP przeznaczane są przede wszystkim na zakup sprzętu medycznego oraz realizację konkretnych programów medycznych, np. związanych z neonatologią, onkologią dziecięcą, profilaktyką czy walką z sepsą. Każdy finał ma jasno określony cel medyczny, pod który „oznaczone” są zebrane środki.

Fundacja nie wydaje środków z finału na remonty budynków, inwestycje niezwiązane z ochroną zdrowia ani na inne, przypadkowe cele – pieniądze pracują w sprzęcie i programach medycznych zgodnie z zapowiedzią danego finału.

Skąd WOŚP bierze pieniądze na sprzęt medyczny – tylko z puszek?

Puszki wolontariuszy to tylko jedno ze źródeł. Fundusz na sprzęt medyczny tworzą również: zbiórki publiczne w sklepach i instytucjach, terminale płatnicze, eSkarbonki, SMS-y charytatywne, aukcje i licytacje (np. Allegro dla WOŚP, złote serduszka), wpłaty online oraz darowizny od firm.

Wszystkie te środki są księgowane na kontach fundacji i łączone w jednej puli przeznaczonej na dany finał lub program medyczny. Nie dzieli się ich „po źródłach” na osobne zakupy – liczy się łączna kwota dostępna na realizację celu.

Czy z pieniędzy z WOŚP są opłacane pensje, biuro i reklama?

Środki z finałów WOŚP nie są przeznaczane na wynagrodzenia zarządu i pracowników, bieżące utrzymanie biura, czynsze, ani na reklamy komercyjne. Nie trafiają też na cele niezwiązane z ochroną zdrowia.

Koszty funkcjonowania fundacji pokrywane są z innych źródeł, m.in. z darowizn firm, sprzedaży gadżetów i działalności gospodarczej fundacji. Struktura wydatków jest publikowana w corocznych sprawozdaniach finansowych, które pozwalają sprawdzić, na co faktycznie idą pieniądze.

Jak WOŚP rozlicza pieniądze z puszek i innych zbiórek?

Po finale puszki trafiają do sztabów, gdzie są rejestrowane i otwierane w obecności komisji liczących. Liczenie odbywa się w kilkuosobowych zespołach, z użyciem arkuszy zliczeń i potwierdzeń, a następnie pieniądze przekazywane są do banku na rachunek fundacji.

Równolegle wpływają środki z eSkarbonek, przelewów, SMS-ów i aukcji. Każdy kanał jest raportowany i księgowany, a łączne wyniki znajdują odzwierciedlenie w oficjalnych zestawieniach i sprawozdaniach WOŚP, dzięki czemu każda złotówka jest rozliczona.

Jak WOŚP decyduje, co kupić za zebrane pieniądze?

Lista sprzętu nie jest ustalana „na wyczucie”. Fundacja korzysta z analiz potrzeb szpitali (raporty, zgłoszenia, dane z NFZ i Ministerstwa Zdrowia), doświadczeń z poprzednich lat oraz konsultacji z lekarzami specjalistami z danej dziedziny (np. neonatologii, kardiologii dziecięcej, anestezjologii).

Na tej podstawie powstaje szczegółowa lista typów urządzeń, np. inkubatory, respiratory, aparaty USG, kardiomonitory, sprzęt do diagnostyki sepsy. Następnie ogłaszane są konkursy ofert dla producentów i dystrybutorów, w których oceniane są nie tylko ceny, ale i jakość, serwis oraz warunki gwarancji.

Jak wybierane są szpitale, które dostają sprzęt z WOŚP?

Sprzęt nie jest rozdzielany losowo ani wyłącznie do dużych miast. WOŚP kieruje się m.in. realnymi potrzebami placówek, stopniem wyposażenia oddziałów, liczbą pacjentów oraz możliwością efektywnego wykorzystania urządzeń. Celem jest, by aparatura trafiła tam, gdzie najbardziej jej brakuje.

Brane są pod uwagę także priorytety medyczne wyznaczone przez temat danego finału – jeśli finał dotyczy np. neonatologii, sprzęt otrzymują oddziały zajmujące się noworodkami, a nie inne działy szpitala.

Co warto zapamiętać

• Pieniądze WOŚP pochodzą z wielu źródeł (puszki, aukcje, wpłaty firm, darowizny online, SMS-y, darowizny rzeczowe), ale wszystkie zasilają jedną wspólną pulę przeznaczoną na cele medyczne.
• Każdy finał ma jasno określony temat medyczny (np. sepsa, neonatologia, seniorzy) i środki zebrane w danym roku są „oznaczone” wyłącznie na ten cel.
• Środki z finałów są wydawane na zakup sprzętu i programy medyczne, a nie mogą być przesuwane na inne obszary, jak remonty budynków czy niezwiązane oddziały.
• Pieniądze z finałów nie są przeznaczane na pensje, utrzymanie biura, reklamę komercyjną ani cele niezwiązane z ochroną zdrowia – te wydatki pokrywane są z innych przychodów fundacji.
• Proces liczenia i księgowania zebranych środków jest wieloetapowy, kontrolowany (komisje liczące, bank, księgowość) i odzwierciedlony w sprawozdaniach finansowych.
• Planowanie zakupów sprzętu opiera się na analizie potrzeb szpitali, danych z NFZ i ministerstwa, doświadczeniach z poprzednich lat oraz konsultacjach z lekarzami-specjalistami.
• Efektem tego planowania jest szczegółowa lista typów urządzeń medycznych, które WOŚP kupuje tak, by jak najlepiej odpowiadały realnym brakom i ratowały jak najwięcej zdrowia i życia.